Projektaufgaben und Projektplanzeilen
In DYCE Project Billing dienen die Projektaufgaben zur Erfassung, Planung, Zeiterfassung und Abrechnung von Dienstleistungen aller Art.
Projektaufgaben werden immer dann benötigt, wenn Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Dies kann sowohl für interne (z.B. Weiterbildung, interne Meetings etc.) als auch für externe Aufgaben (z.B. Workshops, Trainings, Coachings etc.) der Fall sein.
Prinzipiell kann eine Verrechnung von Dienstleistungen auch über die normale Auftragsabwicklung (Verkaufsbelege) abgewickelt werden. Der Vorteil einer Abwicklung über Projektaufgaben und Projektplanzeilen liegt darin, dass damit auch zugleich eine Erfassung des Zeitaufwands zu der verkauften Dienstleistung möglich ist. Somit ist eine direkte Gegenüberstellung der aufgewendeten Zeit (Verbrauch) zu den daraus erzielten Erlösen über die Projektposten gegeben.
Projektaufgaben und Projektplanzeilen können entweder manuell erfasst oder über einen Verkaufsauftrag (Aktion DL Projektaufgaben anlegen über Prozess) erstellt werden. In beiden Fällen erfolgt bei der Fakturierung eine Berechnung gegenüber dem Kunden.
Häufig werden Projektaufgaben und Projektplanzeilen manuell erstellt, wenn schnell – ohne weiteren Administrationsaufwand über einen Verkaufsbeleg – eine Dienstleistung an einen Kunden berechnet werden soll. Auch für die Erfassung von internen (nicht fakturierbaren) Dienstleistungen oder Presales-Aufwendungen ist die Erstellung einer Projektaufgabe inkl. Projektplanzeilen der beste Weg. Weitere Erläuterungen zu Projektaufgaben und Projektplanzeilen finden sich in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Status Projektaufgaben
Projektaufgaben können mit einem Status gekennzeichnet werden. Dieser bezieht sich in erster Linie auf die Möglichkeit, Zeiten zu einer Projektaufgabe zu erfassen. Folgende Status-Optionen sind möglich:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Für eine offene Projektaufgabe können Zeiten erfasst, gebucht und fakturiert werden. Ein zugehöriger Verkaufsauftrag kann nicht gelöscht werden. Der Status wird automatisch gesetzt, wenn in der Projektaufgabe eine Projektplanzeile mit Abrechnungsart Nach Aufwand, Budget oder Festpreis eingetragen wird. |
| Zeiterfassung gesperrt | Für eine Projektaufgabe mit diesem Status können keine Zeiten mehr erfasst werden. Sie kann aber noch gebucht und fakturiert werden. Ein zugehöriger Verkaufsauftrag kann noch nicht gelöscht werden. Der Status wird automatisch gesetzt, wenn in der Projektaufgabe keine Projektplanzeile mit Abrechnungsart Nach Aufwand, Budget oder Festpreis eingetragen ist. |
| Geschlossen | Für eine geschlossene Projektaufgabe können keine Zeiten mehr erfasst, gebucht und fakturiert werden. Ein zugehöriger Verkaufsauftrag kann gelöscht werden. Dieser Status kann nur gesetzt werden, wenn die Projektplanzeile Budget vollständig fakturiert ist. Projektplanzeilen Budget sind vollständig fakturiert, wenn die Menge der Projektplanzeile Fakturierbar gleich der Menge in den zugehörigen Projektplanzeilen Budget ist und die Projektplanzeile Fakturierbar über Rechnungen oder Gutschriften gebucht wurden. Projektplanzeilen Fakturierbar mit Menge 0 müssen nicht über Rechnungen gebucht sein. |
Details zu Projektplanzeilen
Über Projektplanzeilen der Art Budget werden die Vorgaben zu den zu erbringenden Dienstleistungen abgebildet. Zeiterfassungen beziehen sich immer auf diese Art von Projektplanzeilen.
Beim Buchen freigegebener Zeiterfassungen entstehen Projektplanzeilen der Art Fakturierbar. Diese dienen später als Basis für die Rechnungsstellung. Die Verknüpfung zu dem entsprechenden Buchungsbeleg ist über die Felder Berechnung Belegart, Berechnungsnr. und Berechnungszeilennr. ersichtlich. Beim Fakturieren werden Projektposten erzeugt, wobei es eine direkte Verbindung zwischen Projektposten und Projektplanzeile der Art Fakturierbar gibt. Darüber hinaus kann eine Projektplanzeile immer nur mit genau einer (gebuchten) Rechnung verknüpft sein.
In DYCE Project Billing werden in der Regel nur Dienstleistungsartikel direkt verrechnet. Die Mitarbeiter bzw. Ressourcen der Art Person erfassen ihre dafür aufgewendete Zeit und ordnen diese einer Projektplanzeile der Art Budget zu.
Für die komfortable Erfassung von Zeiten wird die Web-App DYCE Time Tracking verwendet. Die Anwendung wird ausführlich in dem entsprechenden Teil der DYCE Dokumentation beschrieben.