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Projektaufgaben und Projektplanzeilen

Hintergründe zu Projektaufgaben und -planzeilen werden in diesem Teil der DYCE Dokumentation erläutert. Sie bilden die Basis für Zeiterfassungen und die Abrechnung von Dienstleistungen. In dem folgenden Teil wird speziell auf die Erstellung von Projektaufgaben und Projektplanzeilen aus Verkaufsaufträgen eingegangen.

Projektaufgaben im Auftrag anlegen​

Die Seite Projektaufgaben anlegen zeigt die Auftragszeilen mit Dienstleistungsartikeln an. Voraussetzung für den Aufruf der Aktion ist, dass der Verkaufsauftrag eine Verknüpfung zu einem Projekt besitzt.
Im Detail zeigt die Seite die Menge und Preise der Dienstleistungspositionen des Auftrags an. Über das Feld Menge für Projektbudget wird die Menge festgelegt, die in die anzulegende Projektaufgabe (bzw. die Projektplanzeile) übertragen wird. Das System schlägt immer die aktuelle Restmenge vor. Diese kann aber auch verringert werden. Das Feld Projektaufgabe hat zwei Funktionen:

  • Zum einen wird hier die Beschreibung für anzulegende Projektaufgabe (Vorschlag auf Basis der Beschreibung der Auftragszeile) festgelegt. Diese kann auch geändert werden.
  • Zum anderen verfügt das Feld über einen AssistEdit, mit dessen Hilfe eine bestehende, aus dem gleichen Auftrag erstellte, Projektaufgabe ausgewählt werden kann. In diesem Fall wird für die ausgewählte Projektaufgabe eine weitere Projektplanzeile mit dem angegebenen Budget angelegt. Über diesen Weg können (Teil-)Budgets mehrerer Auftragspositionen zu einzelnen Projektaufgaben zusammengefasst werden.

Die Aktion Sonstige Projektaufgaben anlegen (über Prozess) erstellt Projektaufgaben für alle Auftragspositionen, die keine Dienstleistungen enthalten. Dieser Schritt ist optional, da das System diese Projektaufgaben sonst bei der Lieferung der Artikel automatisch anlegt. Es kann aber gewünscht sein, diese Projektaufgaben über die Funktion anzulegen, um über die Zeilen in der Projektkarte (Projektaufgaben) einen Gesamtüberblick über alle Projektbestandteile und deren Fortschritt zu bekommen. Weitere Erläuterungen zu Projektaufgaben und Projektplanzeilen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.

Schema der Nummerierung für Projektaufgaben

Projektaufgaben, die über beiden o.g. Funktionen im Verkaufsauftrag angelegt werden, folgen diesem Prinzip:

  • Pro Auftragsnummer wird zunächst eine Von-Summe-Zeile angelegt, um den Beginn der Zusammenfassung zu kennzeichnen.
  • Die Nummer ist aus zwei Teilen aufgebaut. Der erste Teil ist dreistellig und beschreibt den Block. Er beginnt mit 001 und wird pro Auftrag zu dem Projekt um 1 erhöht.
  • Der zweite Teil ist vierstellig und pro Zeile innerhalb eines Blocks fortlaufend. Er beginnt pro Block mit 1000 und erhöht sich pro Zeile um 10.
  • Dies wiederholt sich für alle anzulegenden Projektaufgaben - egal ob für Dienstleistungen oder Sonstiges.
  • Zuletzt wird eine Bis-Summe-Zeile angelegt, um das Ende der Zusammenfassung zu kennzeichnen. In der Bis-Summe-Zeile werden die kumulierten Werte der untergeordneten (eingerückten) Projektaufgaben dargestellt.

Projektplanzeilen​

Entsprechend den Einstellungen in der Seite Projektaufgaben anlegen werden die Projektaufgaben erstellt. Dabei wird für jede Projektaufgabe eine Projektplanzeile mit der Zeilenart = Budget angelegt. Diese dient später bei der Zeiterfassung als Bezugspunkt. Die Belegnummer enthält die Auftragsnummer, zu der die Projektaufgabe und die Projektplanzeile angelegt wurde, den Dienstleistungsartikel (Artikel und Nr.) und die entsprechende Abrechnungsart. Die Beschreibung, der Einheitencode, die Menge und die Preise werden aus der Auftragszeile übernommen.
Mit der Buchung von Zeiterfassungen wird pro Projektplanzeile (mit der Zeilenart Budget) eine weitere Projektplanzeile - mit der Zeilenart Fakturierbar - angelegt. Die Menge dieser Projektplanzeile entspricht der Gesamtmenge der zugehörigen Zeiterfassungen. Beim Fakturieren des Verkaufsauftrags wird nicht nur die Auftragszeile, sondern auch die zugehörige fakturierbare Projektplanzeile fakturiert. Gleichzeitig (beim Buchen der Rechnung) entstehen im Hintergrund entsprechende Projektposten. Zusätzlich wird über die Felder Berechnung Belegart, Berechnungsnr. und Berechnungszeilennr. eine eindeutige Verknüpfung zwischen der fakturierbaren Projektplanzeile und der Rechnungszeile hergestellt. Eine fakturierbare Projektplanzeile kann nur mit einer Rechnungszeile verknüpft sein.