Modèles pour la saisie des temps
Les prestations peuvent être facturées même sans qu'un modèle Time & Travel soit configuré et enregistré dans les projets. Le modèle Time & Travel offre toutefois certaines fonctionnalités à prendre en compte pour décider de son utilisation :
- Arrondi des enregistrements de temps
La durée facturable peut être arrondie automatiquement à l'aide du facteur défini dans le modèle Time & Travel. Par exemple, si un arrondi à 15 minutes est appliqué, la durée facturable des enregistrements de temps est arrondie au quart d'heure supérieur. - Arrondi des lignes de planification de projet
En outre, la quantité à facturer dans Project Billing peut être arrondie lors de la validation des enregistrements de temps. L'arrondi porte alors sur la somme calculée à partir de la durée des enregistrements de temps facturables libérés et éventuellement validés. - Contrôle de la facturation des enregistrements de temps
Le modèle Time & Travel permet de contrôler si un enregistrement de temps doit être facturé par la suite. Cela permet de représenter facilement les activités sous Garantie et Geste commercial ainsi que les activités internes. - Prédéfinir le motif de non-facturation
Si l'enregistrement de temps ne doit être facturé que partiellement ou pas du tout, le motif de non-facturation (Garantie, Geste commercial, Interne ou Contrat client) peut être prédéfini. - Sélection implicite des lignes de planification de projet
Dans l'enregistrement de temps, la ligne de planification de projet peut être sélectionnée par activité (par exemple réunion interne, développement, conseil, etc.). - Reprise automatique du type travail
Lors de la sélection d'une activité dans un enregistrement de temps, le type travail peut être renseigné à partir de la ligne du modèle Time & Travel.
- Pour le conseil (sur base du temps et matériel), les enregistrements de temps doivent être arrondis par tranches de 5 minutes. La facturation s'effectue toutefois par tranches de 15 minutes : Arrondi des enregistrements de temps (minutes) : 5, Arrondi ligne de planification de projet (minutes) : 15.
- Les unités de travail des prestations de développement forfaitaires sont de 15 minutes. Les enregistrements de temps doivent être arrondis et facturés en conséquence : Arrondi des enregistrements de temps (minutes) : 15, Arrondi ligne de planification de projet (minutes) : 15.
- Dans le support, les enregistrements de temps sont effectués automatiquement à la minute près via le système de tickets. Les enregistrements de temps ne doivent pas être arrondis lors de la transmission. La facturation s'effectue par tranches de 5 minutes : Arrondi des enregistrements de temps (minutes) : 1, Arrondi ligne de planification de projet (minutes) : 5.
Configurer un modèle Time & Travel
Ouvrez la page Modèles Time & Travel. Créez un nouveau modèle avec Nouveau*. Saisissez le Code et la Description. Les lignes du modèle peuvent être créées dans le raccourci Heure.
- Code
Saisissez un code unique. - Description
La description est affichée lors de la sélection dans l'enregistrement de temps. - Code type travail
Les types travail permettent de préciser davantage les temps enregistrés par les collaborateurs. - N° article
Le N° article sert à faire correspondre les lignes du modèle Time & Travel aux lignes de planification de projet (type Budget). Cela limite considérablement la sélection et la simplifie ainsi. Si un article de conseil facturé sur base du temps et matériel est saisi dans la ligne de planification de projet, seules les lignes du modèle ayant le même N° article ou aucun N° article sont affichées lors de la sélection de l'activité. Les lignes du modèle sans N° article sont toujours proposées à la sélection. - Facturable
Ce champ contrôle la valeur par défaut de la Durée facturable. Si l'indicateur est sur NON, la Durée facturable est automatiquement définie sur 0 et les enregistrements de temps correspondants ne peuvent plus être facturés. - Motif de non-facturation
Ce champ permet de contrôler le motif de non-facturation par défaut. Si la Durée facturable est inférieure à la Durée, le motif de non-facturation est déterminé à partir de la ligne du modèle et renseigné. - Arrondi des enregistrements de temps (minutes)
Indique l'arrondi de la durée facturable. L'arrondi à 15 minutes est très répandu. Si un utilisateur enregistre 5 minutes dans un enregistrement de temps, la Durée facturable est automatiquement arrondie à 15 minutes. Cela n'affecte pas la durée réelle de l'activité. Les 5 minutes sont conservées dans le champ Durée. Un arrondi différent peut être saisi par ligne de modèle pour la saisie des temps. - Arrondi ligne de planification de projet (minutes)
Définit l'arrondi de la ligne de planification de projet lors de la libération des enregistrements de temps. L'arrondi est appliqué si le projet utilise le modèle Time & Travel et contient une ligne de modèle avec le même article que la ligne de planification de projet. Les lignes de modèle avec un N° article doivent utiliser le même Arrondi ligne de planification de projet (minutes). L'arrondi au niveau de la ligne de planification de projet est utile lorsque de nombreux enregistrements de temps courts sont créés et qu'il n'est pas pertinent d'arrondir chaque enregistrement de temps, par exemple à 15 minutes. Dans ce cas, il convient d'utiliser Arrondi ligne de planification de projet (minutes) pour arrondir la somme de toutes les saisies de temps lors de l'approbation.
La plupart des cas peuvent sans doute être représentés avec un modèle "standard". Le modèle doit contenir une ligne pour chaque article de facturation de prestations et quelques lignes pour les enregistrements de temps non facturables. Interne, Garantie, Geste commercial et Contrat client peuvent chacun être représentés par des lignes distinctes.
S'il existe des accords particuliers avec un client, un modèle distinct peut être créé pour celui-ci. Ainsi, la personne qui saisit les temps n'a pas besoin de connaître les conditions dérogatoires et peut tout de même enregistrer ses temps conformément aux spécifications.
Application du modèle Time & Travel
Pour que le modèle Time & Travel soit appliqué, il doit être enregistré dans les fiches projet. Il peut être saisi dans le raccourci Général. Si le modèle Time & Travel est déjà enregistré pour le client, il est appliqué à chaque nouveau projet, mais peut y être modifié manuellement si nécessaire.
Si le modèle Time & Travel est enregistré dans la fiche projet, une activité peut être sélectionnée dans l'enregistrement de temps.