Écritures comptables service prépayé

Les entrées et sorties d'un service prépayé sont documentées sous forme d'écritures comptables. Ces écritures comptables sont créées automatiquement de différentes manières : d'une part, par la comptabilisation de factures pour des régularisations et des consommations, d'autre part par l'exécution d'une dissolution pour une écriture expirée. Des écritures comptables sont également créées en lien avec les avoirs. Par ailleurs, des écritures comptables peuvent aussi être créées manuellement.
Les écritures comptables s'ouvrent via l'action du même nom (groupe d'actions Associé) dans la liste et dans la fiche, ou en cliquant sur l'un des champs FlowField. Elles peuvent en outre être éditées ou imprimées sous forme d'état (Relevé du service prépayé).

Aperçu des principaux champs des écritures comptables

• Le N° séquence indique le numéro séquentiel de l'écriture comptable. Ce numéro est unique et n'est utilisé qu'une seule fois.
• Le champ N° service prépayé indique le numéro du service prépayé auquel appartient l'écriture comptable.
• Le Type écriture indique de quel type d'écriture comptable il s'agit :
  • Positif (ajust.) est utilisé pour recharger le service prépayé. Le rechargement s'effectue soit via un document de vente, soit manuellement. Ce type d'écriture est également utilisé pour les lignes de solde des avoirs vente.
  • Le type Consommation est utilisé lorsqu'un service prépayé est utilisé via un document de vente. Il est également utilisé pour les lignes de solde des factures vente, automatiquement ou manuellement.
  • Si une facture de régularisation est annulée, le type d'écriture Négatif (ajust.) est utilisé. Il est en outre possible de créer des écritures Négatif (ajust.) manuellement et de les déduire en conséquence du solde du service prépayé.
  • Lorsque le traitement par lots de dissolution des régularisations expirées est exécuté à une date donnée, des écritures comptables de type Dissolution sont créées pour les quantités et montants encore ouverts.
• La Date comptabilisation indique la date de création de l'écriture comptable.
• Une date dans le champ Valide jusqu'au indique jusqu'à quand l'écriture Positif (ajust.) est valide (voir le champ Formule de date valide jusqu'au de la fiche service prépayé).
• Lorsqu'une écriture Positif (ajust.) est entièrement consommée ou dissoute, le champ Expiré est automatiquement défini sur OUI. Pour les écritures comptables de type Dissolution, Expiré est toujours défini sur OUI.
• Le document à partir duquel une régularisation a été créée est indiqué dans les champs Type document origine, N° document origine et N° ligne document origine.
• Quantité et Montant indiquent respectivement ce qui a été ajouté ou déduit :
  • pour le type d'écriture Positif (ajust.), le montant est positif,
  • pour les types d'écriture Consommation, Négatif (ajust.) et Dissolution, le montant est négatif.
• Quantité restante et Montant ouvert indiquent en conséquence ce qui reste disponible pour la consommation dans une écriture comptable de type Positif (ajust.).
• Quantité lettrée et Montant lettré contiennent ce qui a déjà été consommé dans une écriture comptable de type Positif (ajust.).
• Pour les écritures comptables de type Consommation, Négatif (ajust.) et Dissolution, le champ N° écriture liée indique à quel N° séquence d'écriture Positif (ajust.) elles se rapportent ou quelle régularisation elles soldent.
• Le N° de projet indique le projet utilisé pour créer l'écriture comptable.
• Le Groupe compta. marché TVA indique le groupe comptabilisation utilisé pour créer une écriture comptable. Pour les comptabilisations de consommation, le système vérifie en outre que le groupe comptabilisation de la consommation correspond à celui de l'entrée à consommer.

Créer des écritures comptables manuellement

Il est également possible de créer manuellement des écritures comptables pour des services prépayés. Cela peut être utile ou nécessaire, par exemple, à des fins de correction.
Une fois le service prépayé configuré avec toutes les informations, des écritures comptables peuvent être créées à l'aide de l'action Créer une écriture comptable (groupe d'actions Traitement). La page Créer une écriture comptable de service prépayé affiche les champs suivants :

• Type écriture : ce champ indique le type de l'écriture comptable à créer. Les choix possibles sont Positif (ajust.), Négatif (ajust.) et Dissolution.
• Le N° article indique quel article est utilisé pour alimenter le service prépayé.
• La Date comptabilisation indique la date de création de l'écriture comptable.
• Dans le champ Valide jusqu'au, une date peut être indiquée jusqu'à laquelle l'écriture comptable à créer est valide.
• Le champ Montant permet d'indiquer le montant avec lequel l'écriture comptable doit être créée. Cela ne s'applique qu'aux services prépayés avec Régularisation=Ponctuel.
• Le champ Quantité permet d'indiquer la quantité avec laquelle l'écriture comptable doit être créée. Cela ne s'applique qu'aux services prépayés avec Régularisation=Périodique.

Article et validité

Le champ N° article ne peut être renseigné qu'en combinaison avec le Type écriture Positif (ajust.). Si Positif (ajust.) est sélectionné comme Type écriture, le champ contient par défaut le N° article de la dernière régularisation du service prépayé. Si le service prépayé ne contient encore aucune régularisation, le champ est vide et doit être renseigné. Dans les deux cas, il est possible d'ouvrir une liste des articles marqués comme Service prépayé et de sélectionner l'article souhaité.

Si le champ Formule de date valide jusqu'au est renseigné dans le service prépayé, la valeur est calculée à partir de la date de comptabilisation. Dans ce cas, le champ n'est pas modifiable. Sinon, le champ est initialement vide et peut être modifié.