Objectif et avantages de DYCE Prepaid Services
Un client s'adresse à son interlocuteur au service commercial et souhaite acheter des prestations à l'avance pour les utiliser ultérieurement. Payer à l'avance lui convient également, à condition de pouvoir utiliser ce budget pour n'importe quelle prestation future.
L'utilisatrice du service commercial crée un devis vente et l'envoie au client par e-mail. Après acceptation, elle crée une commande vente, la livre et la valide, et charge ainsi le montant sur le service prépayé du client. Une fois le service prépayé rechargé, le client souhaite recevoir un relevé à intervalles réguliers (par exemple mensuellement). Il souhaite en outre consommer le budget du service prépayé et recevoir des factures régulières dès que le service prépayé est dépassé.
Le client souhaite que ce budget soit utilisé pour les prestations fournies dans le cadre d'un projet en particulier. L'utilisatrice du service commercial vérifie donc les services prépayés configurés pour le client. Elle vérifie en outre si les bons projets sont affectés au service prépayé de manière générale, afin de garantir l'exactitude des comptabilisations futures. Elle constate que le service prépayé n'est pas encore lié au projet pour lequel le client souhaite utiliser le budget. Dans le service prépayé, elle sélectionne donc le projet approprié dans la liste et l'affecte au service prépayé. Quelque temps plus tard, le client lui demande d'affecter un projet supplémentaire à ce service prépayé, afin de consommer le budget pour ces prestations également. Elle affecte ce projet supplémentaire au même service prépayé.
Le key account manager souhaite offrir un geste commercial à ce client, à appliquer à la prochaine occasion. Il ouvre le service prépayé et souhaite le recharger d'un montant supplémentaire. L'utilisateur s'attend à disposer d'une page dans laquelle il peut indiquer le montant de la recharge et les dates de comptabilisation.
Au cours du projet, le client consomme différentes prestations et achète quelques articles de vente au détail. Les prestations comme les articles doivent être réglés avec le service prépayé. À la fin de chaque mois, le client reçoit un relevé des sorties et de l'état actuel du budget des services prépayés, ainsi qu'une facture d'un montant nul. Les factures et le relevé sont préparés par les collaborateurs des ventes internes. La couverture du montant de la facture par le service prépayé doit être vérifiée automatiquement. Les prestations consommées et le matériel vendu sont automatiquement facturés sur ces services prépayés. Les collaborateurs envoient ensuite les documents.
De temps à autre, le client contacte son key account manager et a besoin d'une information sur le solde de tous ses services prépayés pour l'ensemble de l'année en cours (ou pour une période donnée). Il souhaite en outre voir le détail de chacun de ses services prépayés. Le key account manager utilise l'état Relevé du service prépayé, qui affiche le solde de chaque service prépayé avec le détail des écritures. Il envoie cet état au client par e-mail.
Au début du projet, le client et le key account manager ont convenu qu'un montant restant (inférieur à un certain seuil) expirerait au bout d'un certain temps. Trois mois après la fin du projet, le key account manager vérifie s'il reste un montant ouvert sur le service prépayé. Comme celui-ci se situe dans les limites convenues, ce montant doit être transféré du compte d'acompte vers le compte de produits. Le key account manager demande à un collègue du service financier de s'en charger. Pour ce faire, l'utilisateur du service financier ouvre la fiche service prépayé et exécute une action pour dissoudre le montant restant. Celui-ci est transféré dans la feuille comptabilité définie dans les paramètres. Il est en outre possible d'y indiquer si les écritures de cette feuille sont ensuite également validées automatiquement.