Arbeiten mit Projekten
Die App DYCE Prepaid Services ist eine Erweiterung für DYCE Project Billing und ermöglicht die Nutzung von Vorausbezahlten Leistungen in Kombination mit Projekten. In DYCE Project Billing werden Projekte zur Zeiterfassung und Abrechnung aller Arten von Dienstleistungen und zur Integration in den Verkaufsbereich verwendet. Hintergründe zum Aufbau und zur Einstellung von Projekten werden in diesem Teil der DYCE Dokumentation erläutert.
Erstellen von Projektaufgaben aus dem Verkaufsauftrag
Nachdem ein Kunden- bzw. Verkaufsauftrag mit einer Dienstleistungsposition und der Angabe der Vorausbezahlte Leistung Nr. erstellt wurde, können mithilfe der Aktion DL Projektaufgaben anlegen (über Aktionsgruppe Start) die Projektaufgaben inkl. der Projektplanzeilen für die jeweiligen Aktivitäten erstellt werden. Voraussetzung für den Aufruf der Aktion ist, dass der Kundenauftrag eine Verknüpfung zu einem Projekt enthält.
Projektaufgaben und Projektplanzeilen
Projektaufgaben und Projektplanzeilen bilden die Grundlage für Zeiterfassungen und der zugehörigen Abrechnung der Dienstleistungen. Über diesen Weg können auch Angaben zu Vorausbezahlten Leistungen mitgegeben werden. Auf der Seite Projektaufgaben anlegen werden die Auftragszeilen zu Dienstleistungspositionen inkl. der zu verwendenden Vorausbezahlten Leistung Nr. angezeigt. Zu jeder Projektaufgabe wird eine Projektplanzeile mit der Zeilenart Budget und der Vorausbezahlten Leistung Nr. erstellt.
Wenn Zeiterfassungen gebucht werden, wird eine weitere Projektplanzeile mit der Zeilenart Fakturierbar auf Basis der Budget-Projektplanzeile und der Vorausbezahlten Leistung Nr. erstellt.
Ob die Vorausbezahlte Leistung Nr. (über eine Ausgleichszeile) verbraucht wird, wird pro Zeiterfassung entschieden, nicht pro Rechnungsbeleg. Jede Zeiterfassung hat ein Leistungsdatum. Dieses Datum wird mit der Gültigkeit des Vorausbezahlte Leistung Postens verglichen. Das Buchungsdatum der Rechnung spielt dabei keine Rolle. Liegt das Leistungsdatum innerhalb der Gültigkeit und ist noch Guthaben vorhanden, wird der Betrag aus dem Guthaben verbraucht und ist durch die Ausgleichszeile abgedeckt. Liegt das Leistungsdatum außerhalb der Gültigkeit, wird der Betrag stattdessen normal berechnet, und das Guthaben wird nicht verbraucht.
Eine Rechnung kann Zeiterfassungen sowohl innerhalb als auch außerhalb der Gültigkeit enthalten. In diesem Fall deckt die Ausgleichszeile nur den Anteil innerhalb der Gültigkeit ab, der restliche Betrag bleibt als normaler Rechnungsbetrag auf der Rechnung. Anhand der Ausgleichszeile werden Vorausbezahlte Leistung Posten erstellt und mit der gebuchten Rechnung verknüpft.
Das gilt gleichermaßen für Rechnungen, die über einen Verkaufsauftrag erstellt werden, wie für Rechnungen zu Dienstleistungen ohne Auftragsbezug. Es gilt außerdem für jede Art (Betrag oder Menge) und jeden Zugang (Einmalig oder Periodisch) der Vorausbezahlten Leistung.
Weitere Einzelheiten zu Projektaufgaben und Projektplanzeilen finden Sie in diesem Teil der DYCE-Dokumentation.
Hat keine der Zeiterfassungen auf einer Rechnung ein Leistungsdatum innerhalb der Gültigkeit, wird keine Ausgleichszeile erstellt. Eine Meldung informiert, dass kein Guthaben verfügbar ist.
Neben der automatischen Anlage der Vorausbezahlten Leistung Nr. für Projektaufgaben und Projektplanzeilen können Sie diese auch manuell angeben.