Gestion et achat de ressources externes
DYCE Project Billing permet, en lien avec les projets et les prestations, de faire réaliser ces prestations par des personnes extérieures à sa propre organisation. L'achat de ces ressources externes est géré via une commande ouverte achat, associée à des ressources correctement configurées. Si nécessaire, des conditions spécifiques au projet peuvent être enregistrées dans la commande ouverte achat. La section suivante présente un exemple de déroulement.
Processus de base
- La ressource du collaborateur externe est liée au fournisseur correspondant. Pour cela, le N° fournisseur est saisi dans la fiche ressource.
- Une commande ouverte achat est créée pour le fournisseur lié à la ressource à l'étape précédente : la ressource, la quantité commandée prévue, le prix d'achat et le projet (Référence projet) sont saisis dans la ligne. La commande ouverte achat peut être envoyée au fournisseur (ou au collaborateur externe / freelance) si nécessaire.
- Soit le collaborateur externe enregistre lui-même ses temps (par exemple dans DYCE Time Tracking), soit il envoie un justificatif de prestations à la fin du mois. Dans ce dernier cas, le N° de projet, la tâche projet, la quantité, la date et le N° commande ouverte achat doivent y figurer. Sur la base du justificatif de prestations, le bureau de projet crée les enregistrements de temps correspondants (pour le compte du collaborateur externe).
- Lors de la saisie des enregistrements de temps, le système vérifie s'il existe déjà un N° ligne commande ouverte achat pour la combinaison Ressource et Projet et le propose.
- Lorsque le chef de projet contrôle et libère les enregistrements de temps, le système vérifie automatiquement si un N° commande ouverte achat est saisi sur toutes les lignes. Si ce n'est pas le cas, un numéro peut être saisi.
- Les enregistrements de temps sont comptabilisés et des écritures comptables projet sont créées (type Consommation). Dans le même temps, le système vérifie s'il existe une ligne correspondante dans une commande ouverte achat pour la ressource externe. La référence à cette ligne de commande achat est créée dans les écritures comptables projet.
- Une commande achat est générée pour la commande ouverte achat à l'aide de la fonction Créer des commandes achat (notamment via Traitement dans la page Facturation de projet). Lors de ce processus, les enregistrements de temps de la ressource externe sont regroupés par projet. Le numéro de commande achat et le numéro de ligne de commande achat sont enregistrés dans les enregistrements de temps.
- Les enregistrements de temps des collaborateurs internes et externes sont facturés au client. Lors de la génération de l'écriture comptable projet de type Vente, celle-ci est marquée (via le lien avec l'écriture comptable projet de type Consommation) comme Régularisation nécessaire, mais uniquement si la ligne de commande achat associée n'a pas encore été facturée à ce moment-là.
- Des régularisations doivent être créées pour les produits client issus de collaborateurs externes dont les coûts n'ont pas encore été comptabilisés. Pour cela, un traitement parcourt toutes les lignes de commande achat et vérifie, pour les écritures comptables projet associées, si des régularisations sont nécessaires. Pour ces écritures comptables projet, une ligne est créée et comptabilisée dans la feuille de comptabilité. La comptabilisation réinitialise l'indicateur dans les écritures comptables projet.
- À réception de la facture du fournisseur, celle-ci est contrôlée et comptabilisée. S'il existe à ce moment-là une régularisation comptabilisée, elle est extournée par une écriture de contrepartie correspondante. S'il n'existe pas de régularisation à ce moment-là, aucune modification n'est nécessaire. Le prix d'achat réel est mis à jour dans les écritures comptables projet de type Consommation.
Le prix d'achat utilisé dans la commande achat est identique au prix d'achat de la commande ouverte achat. Lors de la comptabilisation des enregistrements de temps de ressources externes, les coûts unitaires des écritures comptables projet de type Consommation sont repris du prix d'achat de la ligne de commande ouverte achat correspondante.
Remarques sur les commandes achat et les régularisations
Le tableau de bord Administrateur de projet comporte deux vignettes, Commandes achat nécessaires et Régularisations nécessaires, sous le titre Commandes achat.
Si un enregistrement de temps est comptabilisé pour une ressource externe (pour laquelle une commande ouverte achat correspondante a été trouvée) et qu'il n'existe pas encore de commande achat, cela est affiché dans la vignette Commandes achat nécessaires. Un clic sur la vignette ouvre la liste des enregistrements dans la page du même nom. Les commandes achat peuvent être créées via l'action Créer des commandes achat (groupe d'actions Traitement), puis comptabilisées (voir le point 7 de la section précédente). Les commandes achat peuvent également être créées à l'aide de l'action du même nom dans la Facturation de projet.
Si une prestation fournie par un collaborateur externe a déjà été facturée au client avant la réception de la facture du fournisseur, cela est signalé dans la vignette Régularisations nécessaires. Un clic sur la vignette ouvre la liste des enregistrements dans la page du même nom. Les régularisations peuvent d'abord être créées sous forme de lignes dans une feuille de comptabilité via l'action Lancer la comptabilisation des régularisations du projet (groupe d'actions Traitement), puis comptabilisées (voir le point 9 de la section précédente).
Pour créer une régularisation, la commande achat doit déjà avoir été créée. En revanche, il n'est pas nécessaire que la commande achat soit comptabilisée pour créer la régularisation.