Travailler avec les projets
Intégration des projets dans le processus de vente
Dans la version standard de Business Central, il n'existe pratiquement aucun lien entre le module Ventes et le module Projets. Un processus intégré, dans lequel la commande vente contient le budget total, facturé en fonction de l'avancement du projet, ne peut donc pas être représenté. Il n'est ainsi pas possible de facturer au client un projet proposé (ou les composants concernés du projet) sur la base des enregistrements de temps.
Les tâches projet et les lignes de planification de projet sont nécessaires à la fourniture et à la facturation des services (sous forme d'enregistrements de temps). Dans le standard de Business Central, celles-ci ne sont toutefois créées que lors de l'expédition d'un article, par exemple. Comme les services sont représentés sous forme d'articles, ce moment est trop tardif du point de vue de la personne qui enregistre les temps. C'est pourquoi DYCE Project Billing intègre le projet dans le module Ventes et crée, sur la base de la commande vente, les tâches projet nécessaires à l'enregistrement de temps. Cette mise en œuvre répond en même temps à l'exigence des chefs de projet de pouvoir décomposer les différents budgets partiels (sous forme de lignes de commande vente) en composants encore plus fins.
Illustration à l'aide de l'exemple d'un projet de mise en œuvre de logiciel
Un projet de mise en œuvre de logiciel comprend la vente des licences correspondantes, des prestations de conseil sous forme d'ateliers, de formations et de gestion de projet accompagnant le projet, ainsi que des tâches de développement pour adapter ou étendre les fonctionnalités du logiciel. Il dure environ six mois et se divise en plusieurs phases. Le budget de conseil doit être réparti en nombre d'ateliers et de formations, et le budget de développement entre les différentes adaptations, afin qu'un dépassement de budget dans un sous-domaine puisse être identifié immédiatement.
Le budget total se répartit entre licences, prestations de conseil et prestations de développement, avec la quantité correspondante. Pour les différentes activités (par exemple les ateliers et formations, ou encore les modifications à mettre en œuvre), le chef de projet a besoin à chaque fois de tâches projet distinctes avec le budget partiel approprié. Le système doit l'assister dans cette tâche.
Au démarrage du projet, une formation est organisée pour les utilisateurs clés avant le début des ateliers. Les consultants impliqués enregistrent leurs temps sur les tâches projet prévues à cet effet (plus précisément : sur les lignes de planification de projet associées). À la fin du premier mois du projet, les services fournis au cours de ce mois doivent être facturés. Pour cela, le chef de projet peut utiliser une vue filtrée (sur la page Facturation de projet) qui affiche les tâches projet de ses projets pour lesquelles du temps a été enregistré. Après contrôle, il libère les enregistrements de temps pour validation.
Le bureau de projet valide ces enregistrements de temps, crée les factures à l'étape suivante et les valide également. Les factures validées sont envoyées aux clients avec une vue détaillée qui présente le détail des services fournis.