Import von Kalkulationen
Mit dieser Funktionalität lassen sich Kalkulationen bzw. Konfigurationen aus einem Vorsystem in ein Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag importieren. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei dem Vorsystem um ein internes (vertriebsorientiertes) System oder um das Angebotssystem bspw. eines Lieferanten handelt. Ein universeller Import liest die Inhalte aus einer Datei in eine Importtabelle ein. Alternativ können die Daten auch per Schnittstelle in die Importtabelle übergeben werden. Bei der anschließenden Verarbeitung werden alle Artikel, die während des Imports noch nicht vorhanden sind, als Katalogartikel und Artikel angelegt und die Angebots-/Auftragszeilen erstellt.
Eine Kalkulation importieren
Soll der Import einer Kalkulation anhand einer Datei erfolgen, wird hierfür eine Datenaustauschdefinition benötigt. Sofern diese definiert ist, wird der Importvorgang im Verkaufsangebot über die Aktion Kalkulation importieren (Aktionsgruppe Vorbereiten) gestartet.
Die sich öffnende Seite fragt die zu verwendende Datenaustauschdefinition und die Importdatei ab und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, eine Projektreferenz (Special Bid) des Lieferanten anzugeben. Nach erfolgreichem Import können die importierten Zeilen direkt geöffnet werden. Vor der anschließenden Weiterverarbeitung muss in der Seite Importierte Kalkulation in allen Zeilen ein Import-Kennzeichen (Art) gesetzt sein. Nicht zu verarbeitende Zeilen müssen gelöscht werden. Sofern in der Einrichtung Debitoren und Verkauf das Feld Standardwerte für Kalkulationsimport setzen auf JA gesetzt ist, versucht das System, dieses Feld eigenständig vorzubelegen.
Bei der automatischen Vorbelegung geht das System folgendermaßen vor:
- Die erste Zeile, die einen Preis enthält, wird als Haupt gekennzeichnet. Pro Import kann nur eine Zeile derart gekennzeichnet werden.
- Alle weiteren Zeilen, die Preise enthalten werden als Komponente gekennzeichnet.
- Alle Zeilen ohne Preis werden als Text gekennzeichnet. Diese Zeilen werden an der Belegzeile des Hauptartikels gespeichert und bei der Weiterverarbeitung der Zeile berücksichtigt (s. Kalkulationstexte).
Darüber hinaus ermittelt das System anhand der Herstellerartikelnummer, ob bereits ein passender Katalogartikel existiert. Ist dies der Fall, wird dieser direkt in dem entsprechenden Feld eingetragen. Andernfalls bleibt das Feld leer und der Katalogartikel wird im nächsten Verarbeitungsschritt angelegt.
Da sich der Aufbau der Kalkulation bzw. der Import-Datei tendenziell von Lieferant zu Lieferant unterscheidet, muss für jeden Lieferant eine eigene Datenaustauschdefinition angelegt werden. Dies hat darüber hinaus den Vorteil, dass die Kreditorennummer des Lieferanten nicht manuell angegeben werden muss sondern bereits in der Datenaustauschdefinition als fester Wert hinterlegt werden kann.
Importierte Zeilen verarbeiten
Der nächste Schritt besteht darin, die importierten Zeilen zu verarbeiten. Dies erfolgt durch Aufruf der Aktion Verarbeiten. Neben der Angabe der Kreditorennummer des Lieferanten (Eink. von Kreditorennr.) sind hierfür die Felder Kred.-Artikelnr., Artikelvorlagencode und Einheitencode notwendig. Sind diese Angaben unvollständig, wird ein entsprechenden Fehler in der jeweiligen Zeile ausgegeben.
Werden neue Katalogartikel benötigt, werden diese angelegt. Andernfalls werden die bestehenden verwendet (s.o.). Für alle Haupt- oder Komponenten-Zeilen werden Belegzeilen erstellt. Dabei wird automatisch für jeden Katalogartikel anhand der Artikelvorlage ein Artikel erzeugt.
Kalkulationstexte
Alle Textzeilen werden als Kalkulationstexte an der Belegzeile des Haupt-Artikels gespeichert. Dabei werden neben der Beschreibung die Herstellerartikelnummer und Menge berücksichtigt. Die Texte können über das gleichnamige Feld in der Belegzeile oder über die Infobox VK-Zeilendetails aufgerufen werden. Bei der Weiterverarbeitung der Belegzeile, bspw. beim Erstellen einer Bestellung oder beim Buchen oder Archivieren des Belegs, werden die Texte ebenfalls berücksichtigt. Darüber hinaus werden sie zukünftig in einem eigenen Bereich in den Verkaufsbelegen gedruckt.