Kalender

Die Seite zeigt Zeiterfassungen und Termine in einem Kalender. Zeiterfassungen können direkt im Kalender und an den Terminen erstellt werden.

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Zeiterfassungen werden immer grün und links innerhalb des jeweiligen Tages angezeigt. Wenn die Leseberechtigung erteilt wurde, werden die Termine aus dem Exchange Kalender angezeigt. Wird die Maus über einen Termin bewegt, wird dieser und die zugehörige Zeiterfassung markiert. Gleiches passiert, wenn die Maus über die Zeiterfassung bewegt wird.
Oben im Kalender wird der Wochentag sowie die Summe der Zeiterfassungen dieses Tages angezeigt. An Tagen (inkl. Wochenende und Feiertagen), die lt. Arbeitszeitvorlage oder Basiskalender arbeitsfrei sind, werden Datum und Wochentag in rot und der Kalenderbereich leicht grau dargestellt. Die Erstellung von Zeiterfassungen ist auch an arbeitsfreien Tagen möglich. Der Kalender wird beim Wechsel der Seite/ Woche und im 5 Minuten-Takt aktualisiert.

Navigation

Im Kopf der Seite sind eine Reihe von Informationen und Möglichkeiten zur Navigation dargestellt.
Ganz links unterhalb des Seitennamens wird die Anzahl der Termine ohne Zeiterfassung angezeigt. Ganztägige Termine werden nicht mitgezählt.
In der Mitte befindet sich die Navigation, um die gewünschte Kalenderwoche zu wählen. Neben dem Datum kann über die Pfeiltasten zu jeder beliebigen Woche gesprungen werden. Über einen Klick auf Heute wird wieder zur aktuellen Kalenderwoche zurückgesprungen. Unterhalb dieser Navigation wird das Datum der aktuell gewählten Woche gezeigt. Daneben befindet sich die Anzeigeoption für den Kalender: hier kann zwischen der ganzen Woche und der Arbeitswoche umgeschaltet werden.
Ganz rechts befindet sich die Soll- und Ist-Anzeige der Zeiterfassung der ausgewählten Woche.

Zeiterfassung erstellen

Zeiterfassungen können wahlweise an einem Termin oder durch das Markieren der gewünschten Zeitspanne im Kalender erstellt werden.

Zeiterfassung an Terminen erstellen

Pro Termin kann genau eine Zeiterfassung erstellt werden. Hierfür stehen drei verschiedene Wege zur Verfügung:

1. Ab einer Dauer von 45 min wird ein blaues Plus am Termin angezeigt. Ist der Termin kürzer als 45 min wird das blaue Plus angezeigt, wenn die Maus über dem Termin ist. Mit dem Plus-Button kann die Zeiterfassung direkt mit einem Klick erstellt werden.
2. Alternativ öffnet sich per Rechtsklick auf den Termin ein Kontextmenü, in dem mit der Option Zeiterfassung erstellen eine neue Zeiterfassung angelegt und geöffnet wird.
3. Mit Linksklick können generelle Informationen zu dem Termin geöffnet werden. In der kleinen Übersicht befindet sich oben rechts ein kleines Plus, mit dem ebenfalls eine neue Zeiterfassung angelegt und geöffnet wird.

Die Optionen für die Erstellung einer Zeiterfassung an einem Termin werden nicht mehr angezeigt, sobald eine Zeiterfassung erstellt wurde. Für ganztägige Termine können keine Zeiterfassungen erstellt werden (s.o.). Die Erstellung ohne Termin ist uneingeschränkt möglich (s.u.).

Bei der Erstellung der Zeiterfassung über einen dieser Wege werden Start, Ende und die Beschreibung aus dem Termin übernommen.

Verknüpfung zwischen Zeiterfassung und Termin

Wird eine Zeiterfassung auf einen anderen Tag verschoben, wird sie behandelt als würde sie nicht mehr zu dem Termin gehören. Das Plus und die anderen Optionen zur Erstellung von Zeiterfassungen werden wieder angezeigt. Wird die Zeiterfassung wieder auf den Tag mit dem ursprünglichen Termin verschoben, gehört sie wieder zu diesem Termin.

Zeiterfassung ohne Termin erstellen

Zeiterfassungen können auch ohne Termin erstellt werden. Dies geschieht durch das Markieren eines Zeitraumes im Kalender. In der Zeiterfassung werden Start und Ende automatisch mit den Uhrzeiten des markieren Bereiches gefüllt. Im Kalender kann in Schrittweiten von 15 Minuten markiert werden.
Mit einem Rechtsklick auf die Zeiterfassung und die Auswahl der Option Zeiterfassung duplizieren kann diese kopiert werden. Die neue Zeiterfassung kann auf den gewünschten Tag und Uhrzeit gezogen werden.
Wird beim Verschieben (Drag & Drop) der Zeiterfassung die Shift-Taste gedrückt gehalten, wird die ursprüngliche Zeiterfassung kopiert und nicht verschoben.

Zeiterfassungen bearbeiten und löschen

Die Felder und deren Funktionen in der Zeiterfassungsmaske unterscheiden sich nicht zwischen der Seite Zeiterfassung und dem Kalender.

Zeiterfassungen können auf die folgenden Arten geöffnet werden:

• Klick auf das Status-Icon
• Doppelklick
• Rechtsklick und Zeiterfassung bearbeiten
• Linksklick und Klick auf das Uhr-Icon

Zeiterfassungen verschieben

Wird die Zeiterfassung per Drag & Drop verschoben, werden Start und Ende automatisch neu gesetzt. Die berechenbare Dauer wird nicht neu berechnet, weil sich weder Dauer noch Tätigkeit ändern.

Zeiterfassungen können auf die folgenden Arten gelöscht werden:

• Rechtsklick und Zeiterfassung löschen
• Linksklick und Klick auf das Löschen-Icon
• Entfernen-Taste auf der Tastatur

Freigegebene Zeiterfassungen können nicht bearbeitet oder verschoben werden.

Wird ein Termin verschoben oder gelöscht, ändert sich die Zeiterfassung nicht. Sie wird weder verschoben noch gelöscht.

Termine

Termine werden ausschließlich aus dem Exchange-Kalender ausgelesen. Sie werden nicht gespeichert und können nicht bearbeitet oder verschoben werden.

Die farbliche Darstellung der Termine ist abhängig von der Art:

Art	Farben
Gebucht	Lila
Frei	Cyan
An einem anderem Ort tätig	Türkis
Mit Vorbehalt	Grau-Lila schraffiert
Außer Haus	Grau
Unter Vorbehalt	schraffiert