Zeiterfassungen

Die Seite zeigt alle eigenen Zeiterfassungen der ausgewählten Woche an. Tage, für die keine Soll-Arbeitszeit erstellt ist, werden nicht angezeigt. Sobald Zeiterfassungen für Tage ohne Soll-Arbeitszeit erstellt werden, werden diese Tage dennoch angezeigt. Die Zeiterfassungen sind anhand der Tage gruppiert. Innerhalb eines Tages werden die Zeiterfassung anhand der Startzeit geordnet. Wird keine Startzeit angegeben, werden die Zeiterfassungen in der Reihenfolge der Erstellung sortiert. An den Zeiterfassungen wird das Verhältnis der erfassten Dauer zur Soll-Arbeitszeit angezeigt. Pro Tag wird die Dauer der Zeiterfassungen summiert und das Verhältnis zur Soll-Arbeitszeit angezeigt.

Neue Zeiterfassung erstellen

Zeiterfassungen können auf verschiedenen Wegen erstellt werden:

1. Schnellerfassung
   Die Schnellerfassung kann mit einem Klick auf die Stoppuhr aufgerufen werden. In dem Fenster kann eine Beschreibung eingegeben und mit Start die Schnellerfassung gestartet werden. Mit der Tastenkombination Alt+S kann die Schnellerfassung auch direkt gestartet werden. Wenn die Schnellerfassung läuft, wird dies im Browser Tab und neben der Stoppuhr angezeigt. Speichern erstellt eine neue Zeiterfassung mit Start, Ende und der eingegebenen Beschreibung. Verwerfen erstellt keine Zeiterfassung.
2. Neue Zeiterfassung über das Menü erstellen
   Der große PLUS-Button über der Anzeige der Tage erstellt eine neue Zeiterfassung am heutigem Tag. Dabei wird die Startzeit mit der spätesten bekannten Endzeit vorbelegt.
3. Neue Zeiterfassung am Tag erstellen
   Vor jedem Tag ist ein PLUS-Button. Mit diesem Button kann eine neue Zeiterfassung für den entsprechenden Tag erstellt werden. Dabei wird die Startzeit wird mit der spätesten bekannten Endzeit vorbelegt.
4. Speichern & Neu
   In jeder Zeiterfassung kann Speichern & Schließen oder Speichern & Neu ausgewählt werden. Speichern & Neu finden Sie im Dropdown-Menü. Die Aktion speichert die aktuelle Zeiterfassung und erstellt für denselben Tag eine neue.
5. Übersicht
   In der Übersicht Zeiterfassungen befindet sich unter jedem Tag ein PLUS. Mit diesem Button kann eine neue Zeiterfassung an dem jeweiligen Tag erstellt werden. Beim Erstellen springt die Ansicht direkt an den Tag und zeigt die Zeiterfassung.
6. Vorlagen
   In der Seite Vorlagen können Vorlagen für Zeiterfassungen angelegt und gespeichert werden. Die Vorlagen können verwendet werden, um Zeiterfassungen zu erstellen oder zu komplettieren.
7. Aufgaben
   In der Seite Aufgaben werden alle zugeordneten Aufgaben angezeigt. Zeiterfassungen können auf Basis der Aufgaben erstellt werden.
8. Kalender
   In der Seite Kalender werden alle Termine aus dem Exchange-Kalender angezeigt, sofern die Leseberechtigung erteilt wurde. Die Termine können verwendet werden, um Zeiterfassungen zu erstellen. Alternativ können Zeiterfassungen durch das Markieren eines Zeitraumes im Kalender erstellt werden.

Auswahl einer Zeiterfassungsmaske

Für die Erstellung von Zeiterfassungen können verschiedene Masken verwendet werden. Die Masken funktionieren generell gleich und unterscheiden sich nur in den angezeigten Feldern. Im Tab Zeiterfassung in den Einstellungen kann die Zeiterfassungsmaske geändert werden. Folgende Zeiterfassungsmasken können ausgewählt werden:

• Alles
  In dieser Maske werden alle Felder angezeigt. Sie wird beim ersten Öffnen der Zeiterfassung als Standard verwendet.
• Kompakt
  In dieser Maske werden die Felder Start, Ende und Pause nicht angezeigt.
• Einfach
  In dieser Maske werden die Felder Start, Ende, Pause und Kunde nicht angezeigt.
• Dynamisch
  Dies Maske ist einer der Masken, die in Azure DevOps verwendet werden. In dieser Maske werden alle Felder angezeigt.

Felder in der Zeiterfassung

In Abhängigkeit der gewählten Zeiterfassungsmaske werden potentiell folgende Felder angezeigt:

• Start
• Ende
• Beschreibung
• Kunde
• Projekt
• Projektaufgabe
• Tätigkeit
• Dauer
• Status der Zeiterfassung Zeiterfassungen können durch einen Klick für die Bearbeitung geöffnet werden.

In der Eingabemaske können folgende Felder gepflegt werden:

• Start / Ende
  In Start wird eine Uhrzeit eingegeben. Folgende Eingaben sind möglich:

Eingabe	Start
8	08:00
830	08:30
08	08:00
15	15:00
1530	15:30

• Ende
  Ende wird automatisch errechnet, wenn Start und Dauer eingetragen sind. Die Eingabe erfolgt analog zu Start.

• Dauer
  Sind Start und Ende gefüllt, wird Dauer automatisch errechnet. Die Pause wird von der Dauer abgezogen.

Eingabe	Dauer
1	1:00
100	1:00
0100	1:00
01	0:10
001	0:01
010	0:10
10	10:00
130	1:30
0130	1:30

• Pause
  Pause kann nur gefüllt werden, wenn Start und Ende gefüllt sind. Die Eingabe erfolgt analog zur Dauer.

• Beschreibung
  Hier kann eine 16384 Zeichen lange Beschreibung der Tätigkeit eingetragen werden (16 1024). Über das Stift-Icon in der unteren rechten Ecke der Beschreibung oder die Tastenkombination Alt + O* kann ein Editor für die Zeiterfassung geöffnet werden.

• Kunde
  Die Auswahl des Kunden schränkt die Auswahl der Projekte auf diesen Kunden ein. Gibt es nur ein Projekt, wird es automatisch eingetragen. Die Auswahl eines Kunden schränkt die Auswahl der Projektaufgaben nicht ein. Die Auswahl der Kunden entspricht den Debitoren in Business Central.

• Projekt
  Die Auswahl des Projekts schränkt die Auswahl der Projektaufgaben ein. Projekte werden in Business Central angelegt. In der Zeiterfassungsmaske Einfach wird nicht nach dem Kunden gefiltert, weil dieser nicht ausgewählt werden kann.

• Projektaufgabe
  Die Auswahl der Projektaufgabe schränkt die Auswahl der Tätigkeit ein. Gibt es nur eine berechenbare Tätigkeit, wird diese automatisch ausgewählt. Projektaufgaben können ausschließlich in Business Central angelegt werden. Projektaufgaben können in Business Central über DYCE Job Billing für die Erfassungen von Zeiten gesperrt bzw. geschlossen werden. Diese Projektaufgaben werden nicht zur Auswahl angeboten.

• Tätigkeit
  Mit der Tätigkeit kann vorbelegt werden, ob die Zeiterfassung berechnet und wie die Berechenbare Dauer gerundet wird. Die Tätigkeit ist eine Kombination aus Projektplanzeilen (Budget) und Time & Travel Modellzeilen. Das Time & Travel Modell muss in der Projektkarte in Business Central eingetragen werden.

Über Mehr Felder anzeigen können zusätzliche Felder angezeigt werden:

• Datum
  Das Datum wird automatisch mit dem Datum des Tages gefüllt, an dem die Zeiterfassung erstellt wird. h kann als Tastenkürzel für das aktuelle Datum (heute) verwendet werden.

• Berechenbare Dauer
  Die berechenbare Dauer gibt die Dauer an, die berechnet werden soll. Die berechenbare Dauer kann durch die Tätigkeit gerundet und vorbelegt werden. Ist keine Tätigkeit eintragen, wird die berechenbare Dauer automatisch gleich der Dauer gesetzt. Die berechenbare Dauer kann durch den Anwender unabhängig von der Dauer geändert werden.

• Grund für Nichtberechnung
  Ist die berechenbare Dauer kleiner als die Dauer, wird automatisch ein Grund für Nichtberechnung eingetragen. Ist die Tätigkeit eingetragen, wird der Grund für Nichtberechnung aus der zugehörigen Time & Travel Modellzeile ermittelt. Ist keine Tätigkeit eingetragen, wird automatisch Intern verwendet.

Status der Zeiterfassung

In jeder Zeiterfassung wird der Status angezeigt. Ist eine Zeiterfassung nicht vollständig ausgefüllt, wird der Status unvollständig angezeigt. Durch das Vervollständigen der Angaben wird entweder der Status Berechenbar oder Nicht Berechenbar angezeigt. Soll eine Zeiterfassung nicht berechnet werden (berechenbare Dauer ist 0), wird sie als Nicht Berechenbar markiert. Anderenfalls gilt sie als berechenbar.

Budget-/ Mengenanzeige in der Zeiterfassung

In der Zeiterfassung wird die budgetierte Menge der zugehörigen Projektplanzeilen und die bereits verbrauchte Menge dieses Budgets angezeigt. Diese Anzeige ermöglicht es zu erkennen, ob und wie viel Stunden bzw. Tage des Budgets noch verfügbar sind.

Durch die Auswahl einer Tätigkeit, wird eine Projektplanzeile Budget ausgewählt. Anhand der Projektplanzeile kann sowohl die budgetierte als auch die verbrauchte Menge ermittelt werden.

• Die gesamte budgetierte Menge entspricht der Menge in der ausgewählten Projektplanzeile Budget.
• Die verbrauchte Menge entspricht der Summe der berechenbaren Dauer aller Zeiterfassungen mit Status Offen oder Freigegeben zu der Projektplanzeile Budget plus der Summe der Mengen aller Projektplanzeilen Fakturierbar, die zu der ausgewählten Projektplanzeile Budget gehören.
  Beim Buchen von Zeiterfassungen kann die zu berechnende Menge (Menge der Projektplanzeile Fakturierbar) geändert werden. Zudem können Projektplanzeilen Fakturierbar ohne das Buchen von Zeiterfassungen erstellt bzw. die Menge erhöht werden.

Ist keine Tätigkeit ausgewählt, kann die Projektplanzeile Budget nicht ermittelt werden. Die Anzeige wird in diesem Fall folgendermaßen berechnet:

• Die gesamte budgetierte Menge entspricht der Summe der Menge aller Projektplanzeilen Budget mit einer Abrechnungsart zu der Projektaufgabe.
• Für die verbrauchte Menge wird ebenfalls die Summe für die gesamte Projektaufgabe gebildet. Dabei wird die Berechnung für alle Projektplanzeilen Budget mit einer Abrechnungsart (Nach Aufwand, Budget, Festpreis) angewendet.

Gibt es nur eine Projektplanzeile Budget zu der Projektaufgabe, ist die Anzeige mit und ohne ausgewählter Tätigkeit identisch.

Der Fortschrittsbalken füllt sich je näher die verbrauchte Menge der Gesamtmenge kommt. Bei Überschreitung der Gesamtmenge wird der Fortschrittsbalken anteilig rot eingefärbt, wenn es sich um eine Projektplanzeile Budget mit der Abrechnungsart Budget oder Festpreis handelt. Bei einer 10%igen Überschreitung wird 10% des Bakens rot dargestellt. Ab einer Überschreitung von 100% wird der Balken vollständig rot eingefärbt.

Für die Abrechnungsart Nach Aufwand wird der Balken nicht eingefärbt, da sich das Budget automatisch bei Buchung der Zeiterfassungen erhöht.

Freigegebene und gebuchte Zeiterfassungen

Die Zeiterfassungen werden durch den Projektleiter in DYCE Job Billing in Business Central freigegeben. Nach der Freigabe können Zeiterfassungen gebucht werden. Dementsprechend dürfen Zeiterfassungen nach der Freigabe nicht mehr geändert werden. Sie werden ausgegraut angezeigt, um zu zeigen, dass sie nicht editiert werden können.

Gleichzeitige Bearbeitung

Wenn eine Zeiterfassung gleichzeitig in Business Central und DYCE Time Tracking bearbeitet wird, wird dem Benutzer in DYCE Time Tracking eine Meldung über den Konflikt angezeigt und die Änderungen werden nicht gespeichert. Eine ähnliche Meldung wird angezeigt, wenn die Zeiterfassung in Business Central freigegeben wird, während der Benutzer sie in DYCE Time Tracking bearbeitet.