Projekte
Für die Abbildung von Dienstleistungen und deren Abrechnungen werden in DYCE Job Billing Projekte verwendet. Damit Dienstleistungen erbracht und fakturiert werden können, muss pro Kunde zwingend mindestens ein Projekt in Business Central angelegt sein.
Erstellung eines neuen Projektes
Zur Anlage eines neuen Projekts wird eine eigene Projektkarte angelegt, die mit allen notwendigen Informationen zur Projektabwicklung gefüllt wird. Die Anlage erfolgt am einfachsten über die Kunden- (Debitoren) oder die Kontaktübersicht. Hierfür kann jeweils die Aktion Projekt (in der Aktionsgruppe Neuer Beleg) verwendet werden.
Da zu jedem Projekt potenziell eine Abrechnung erfolgen kann, muss im Projekt ein Debitor hinterlegt werden. Soll ein Projekt über einen Kontakt angelegt werden, muss der Kontakt mit einem Debitor (über eine Geschäftsbeziehung) verknüpft sein. Weitere Erläuterungen zu Kontakten und Geschäftsbeziehungen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Über diesen Weg werden automatisch die Stammdaten in das neue Projekt zu übernommen. Alternativ kann ein Projekt auch über die Aktion Neu im Lookup des Feldes Projektnr. in den Karten der Verkaufsbelege erstellt werden.
Wird ein Projekt manuell angelegt (Aktion Neu in der Projektübersicht), muss mindestens der Rechnungsempfänger explizit ausgewählt werden. Zudem sind in der Kunden- und der Kontaktübersicht die vorhandenen Projekte ersichtlich. Über die Infobox Verkaufshistorie Verkauf (Kachel Projekte) kann direkt ein konkretes Projekt bzw. das soeben erstellte geöffnet werden.
Darüber hinaus sind Projekte auch entweder über das Rollencenter, das Navigationsmenü oder über die systemweite Suche (Alt+Q) aufrufbar.
Aufbau der Projektkarte
Inforegister Allgemein
Bei der Neuanlage wird zunächst eine leere Projektkarte geöffnet. Es ist zu überlegen, für die Projektnummer eine manuelle Nummernserie zu verwenden, da an vielen Stellen nur das Feld Projektnummer sichtbar ist. Ein sprechender Name anstatt einer fortlaufenden Nummer kann dann von Vorteil sein. Wurde die Projektkarte über die Kunden- oder Kontaktübersicht erstellt, so sind die entsprechenden Stammdatenfelder bereits gefüllt. Folgende Schritte sind notwendig, um ein Projekt anzulegen:
- Wählen Sie ggf. einen Debitor (im Feld Rech. an Deb.-Nr.) aus.
- Geben Sie in der Beschreibung eine genauere Bezeichnung des Projektes an.
- Kategorisieren Sie ein Projekt durch die Auswahl eines Projekttyps.
- Im Feld Time und Travel Modellcode kann ein Modellcode für die Erfassung von Zeiten zu diesem Projekt hinterlegt werden. Diese Angabe ist optional.
- Der Projektleiter kann in dem gleichnamigen Feld über die Auswahl der im System hinterlegten Benutzer hinterlegt werden. Ab diesem Zeitpunkt wird das Projekt automatisch im Rollencenter-Part Meine Projekte dieses Anwenders angezeigt.
- Zusätzlich können in den Feldern Verantwortlich und Verkäufercode weitere zuständige Personen eingetragen werden. Diese müssen zuvor als Ressource oder Verkäufer mit den erforderlichen Informationen erstellt worden sein. Bei beiden Feldern handelt es sich um optionale Angaben.
- Das Feld Begleitschein automatisch drucken bewirkt, dass bei der Abrechnung von Dienstleistungen bzw. beim Drucken einer entsprechenden Verkaufsrechnung für dieses Projekt die Rechnung automatisch um eine Detailübersicht ergänzt wird. Diese enthält Details zu den berechneten Zeiterfassungen und ggf. auch Kulanzzeiten. Das Kennzeichen kann bereits als Vorgabe in den Debitorenvorlagen eingerichtet und zusätzlich in der Debitorenkarte aktiviert werden. Neue Projekte übernehmen dann den Wert aus dem Debitor. Dieser kann dort aber bei Bedarf manuell geändert werden.
Das Feld Rech. an Deb.-Nr. kann nur auf einen anderen Debitor gesetzt werden, solange noch keine weitere Verarbeitung bzw. Buchung für das Projekt stattgefunden hat.
Inforegister Aufgaben
Die Zeilen in der Projektkarte stellen die einzelnen Projektbestandteile (Projektaufgaben) dar. Sie zeigen in den jeweiligen Spalten sowohl Mengen und Werte bzw. die Projektposten kumuliert dar. Durch Klicken auf einen Wert können die Details eingesehen werden.
Mit DYCE Job Billing können Projektaufgaben sowohl manuell oder über Verkaufsaufträge (Aktionen DL Projektaufgaben anlegen bzw. Sonstige Projektaufgaben anlegen in Prozess) erstellt werden. Dabei werden auch gleichzeitig die Projektplanzeilen der Art Budget erstellt. Diese dienen im weiteren Verlauf der Zuordnung von Zeiterfassungen und bilden somit einen entscheidenden Baustein für die Abrechnung von Dienstleistungen. Neue Projektaufgaben, die über einen Verkaufsauftrag angelegt wurden, werden anhand der Auftragsnummer geklammert. Hierfür werden für die erste Projektaufgabe zusätzlich eine Von-Summe-Zeile und eine Bis-Summe-Zeile angelegt. Weitere Projektaufgaben aus dem gleichen Verkaufsauftrag werden entsprechend einsortiert.
Im Standard von Business Central können Projektaufgaben und -planzeilen nur manuell angelegt werden. Dies wäre für die Erfassung von Zeiten aber nicht nur sehr umständlich, sondern dadurch würde auch die Verknüpfung der Projektbestandteile zu dem jeweiligen Budget aus dem zugehörigen Verkaufsauftrag fehlen. DYCE Job Billing verknüpft diese beiden Stellen miteinander.
Beim Buchen von Zeiterfassungen werden automatisch Projektplanzeilen der Art Fakturierbar erstellt. Diese dienen im nächsten Schritt als Basis für die Fakturierung der Dienstleistungen. Ist die Projektaufgabe mit einer Verkaufszeile (z.B. in einem Verkaufsauftrag) verknüpft, erfolgt die Buchung der fakturierbaren Projektplanzeilen beim Fakturieren der entsprechenden Auftragszeile automatisch.
Die Beschreibung bzw. Bezeichnung der über den Verkaufsauftrag erzeugten Projektaufgaben und Projektplanzeilen ist abhängig von den im Auftrag verwendeten Beschreibungen, die ihrerseits standardmäßig auf den verwendeten Artikeln basieren.
Die Anzeige der Projektaufgaben in der Projektkarte dient Controllingzwecken und ggf. zur Administration der einzelnen Projektplanzeilen.
Weitere Erläuterungen zu Projektaufgaben und Projektplanzeilen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Inforegister Buchung
- Das Feld Status zeigt den aktuellen Status des Projektes an. Bei der Erstellung eines neuen Projekts wird der Status immer auf Offen gesetzt. Dieser kann jedoch manuell abgeändert werden. Nur offene Projekt können bebucht werden.
Folgende Status-Optionen sind möglich:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Planung | Das Projekt befindet sich in der Planungsphase. Buchungen sind im Planungsstatus nicht möglich. |
| Angebot | Dieser Status ermöglicht es, Vorkalkulationen durchzuführen. Es kann keine Buchung vorgenommen werden. |
| Offen | Alle Funktionen der Projektkontrolle können verwendet und ggf. verändert werden. Buchungen sind ausschließlich in dieser Phase möglich. Auf der Grundlage von Verkaufsrechnungen und Gutschriften können Debitorenrechnungen und -gutschriften für die einzelnen Projektaufgaben erstellt werden. |
| Abgeschlossen | Abgeschlossene Projekte können nicht mehr bebucht werden. Eine Fakturierung ist ebenfalls nicht mehr möglich. Mit diesem Schritt wird das Projekt abgeschlossen. Die Statistikfunktionen können für Vergleichszwecke für abgeschlossene Projekte verwendet werden, oder, um die Planung für künftige Projekte zu erleichtern. Die realen Kosten eines abgeschlossenen Projekts können mit den geplanten Beträgen verglichen werden. Diese Informationen sind nicht nur für Vergleiche nützlich, sondern auch als Richtlinie oder Vorlage für zukünftige Projekte. |
- Die Projektbuchungsgruppe legt fest, auf welche Sachkonten gebucht wird, wenn die Stapelverarbeitung WIP auf Sachposten buchen Projekt ausgeführt wird. WIP dient zum Abgleichen von Aufwendungen und Einnahmen. Das Feld wird bei Anlage eines Projekts aus der Einrichtung Projekte übernommen.
- In Business Central können WIP und Umsatzrealisierung für Verkauf und Kosten grundsätzlich auf mehrere Arten berechnet werden. Die Unterscheidung liegt in der Auswahl der WIP-Methode für das Projekt. Weitere Informationen zu WIP-Methoden entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation. Das Feld wird bei Anlage eines Projekts aus der Einrichtung Projekte übernommen.
- Die WIP-Buchungsmethode steuert, ob die WIP-Methode pro Projekt oder pro Projektposten angewendet wird. Für die Auswahl Pro Projekt wird WIP durch Business Central anhand der gesamten WIP-Kosten und -Verkäufe berechnet. Bei Pro Projektposten werden die summierten Werte für WIP-Kosten und -Verkäufe durch Business Central verwendet. Das Feld wird bei Anlage eines Projekts aus der Einrichtung Projekte übernommen.
- Das Feld Budget-/Fakturierbare Zeilen zulassen muss für Projekte in DYCE Job Billing immer auf JA gesetzt sein, damit jeweils eine Planzeile der Art Budget und eine der Art Fakturierbar erstellt wird. Andernfalls ist die Abrechnung von Dienstleistungen nicht möglich. Das Feld wird bei Anlage eines Projekts aus der Einrichtung Projekte übernommen.
- Verbrauchslink anwenden gibt an, ob Projektposten der Art Verbrauch mit Projektplanzeilen verknüpft sind. Der Link ist immer dann zu aktivieren, wenn Mengen und Beträge der verbleibenden Arbeit verfolgt werden sollen, um eine Verbindung zwischen Bedarfsplanung, Verbrauch und Verkauf einsehen zu können. Der Verbrauchslink wird nur für Projektplanzeilen der Art Budget verwendet. Dieses Feld ist i.d.R. bereits mit JA vorbelegt und sollte normalerweise nicht geändert werden. Das Feld wird bei Anlage eines Projekts aus der Einrichtung Projekte übernommen.
Termine
Über Startdatum und Enddatum kann zu Informationszwecken der Start und das (voraussichtliche) Ende des Projekts gepflegt werden. Beide Angaben sind optional.