Projektabrechnung

Allgemein

Mit der Projektabrechnung stellt DYCE Job Billing ein Werkzeug bereit, das den Anwender dabei unterstützt, seine Aufgaben im Rahmen der Fakturierung von Dienstleistungen und Projekten möglichst einfach und übersichtlich erledigen zu können. Kontrolle und Buchung der angefallenen Zeiterfassungen zu den jeweiligen Projektbestandteilen werden in einer mehrstufig aufgebauten Verwaltungsseite für eine beliebige Anzahl (gefilterter) Projektaufgaben erledigt.

• Die erfassten Zeiten zu den einzelnen Projektaufgaben können so durch den Projektleiter einfach kontrolliert und zur Buchung freigegeben werden.
• Diese Freigabe kann entweder pro Zeiterfassung oder für alle in einem Beleg vorhandenen Zeiterfassungen auf einmal erfolgen. Alternativ dazu können auch mehrere Projektaufgaben markiert und in einem Schritt freigegeben werden.
• Dabei stehen nützliche Funktionen wie die Übertragung von (Rest-)Mengen auf andere Projektaufgaben oder das Splitten von erfassten Zeiten zur Verfügung.
• Die Buchung der Zeiterfassungen erfolgt im nächsten Schritt. Die Funktion berücksichtigt alle die freigegebenen Zeiterfassungen. Dabei werden parallel mögliche verknüpfte Auftragszeilen für ihre Abrechnung vorbereitet.
• In einem weiteren Schritt werden die Buchungsbelege (Dienstleistungsrechnungen) erzeugt.
• Auch die Stornierung von Dienstleistungen kann über diese Seite angestoßen werden.

Projektabrechnung

Die Seite Projektabrechnung beinhaltet neben der Auswahlmöglichkeit von individuellen Ansichten (mit zuvor gespeicherten Filtervorgaben) die Übersicht der zu prüfenden Projektaufgaben. Im Detail ist die Seite folgendermaßen aufgebaut:

1. Filterbereich
   • Hier kann eine Projektabrechnung Ansicht ausgewählt werden.
   • Das Datum in Zeiterfassungen berücksichtigen bis kann über die Ansicht vorbelegt werden (sofern dort eine Zeiterfassungen Datumsformel hinterlegt ist - s.u.). Das Datum kann auch manuell angepasst werden. Es dient dazu, anhand des Leistungsdatums die zugehörigen Projektaufgaben zu filtern und entsprechend zur Abrechnung anzuzeigen.
   • Das Faktura Buchungsdatum gibt das Datum an, welches beim Buchen der Zeiterfassungen (in den Projektposten der Art Verbrauch) und für die jeweiligen fakturierbaren Projektplanzeilen verwendet wird.
2. Aktionen
   • Zeiterfassungen buchen (Verarbeiten)
     Die Aktion bucht alle freigegebenen Zeiterfassungen zu den (über die Projektabrechnung Ansicht) angezeigten Projektaufgaben.
   • Menge zu fakturieren buchen (Verarbeiten)
     Bucht die Menge aus Menge zu fakturieren der ausgewählten Projektaufgaben.
   • Dienstleistung stornieren (Verarbeiten)
     Ruft die Funktion zum Stornieren von Dienstleistungen für die ausgewählten Projektaufgaben auf.
   • Einkaufsbestellungen erstellen (Verarbeiten)
     Die Aktion bezieht sich auf die Bestellung externer Dienstleister und erstellt die Einkaufsbestellungen für die ausgewählten Projektaufgaben. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
   • Fakturierung (Verarbeiten)
     Die sich öffnende Seite zeigt die fakturierbaren Projektplanzeilen an. Hierüber können Buchungsbelege - auch ohne einen verknüpften Verkaufsauftrag - erstellt werden.
   • Schnellfilter (Verarbeiten)
     Für eine ad hoc Filterung der Projektaufgaben kann neben den Projektabrechnung Ansichten diese Aktion verwendet werden. Sie öffnet eine Filterseite, in der die Kriterien für die Filterung eingegeben werden können. Dabei werden die Filterkriterien aus der aktuell ausgewählten Ansicht als Vorschlagswerte übernommen.
   • Zeiterfassungen freigeben (Zeiterfassungen)
     Die Zeiterfassungen für alle ausgewählten Projektaufgaben werden auf einmal freigegeben.
   • Freigabe zurücksetzen (Zeiterfassungen)
     Die Aktion setzt die Freigabe der Zeiterfassungen für alle ausgewählten Projektaufgaben wieder zurück.
   • Zeiterfassungen bearbeiten (Zeiterfassungen)
     Öffnet die gleichnamige Seite, in der die Budget-Projektplanzeilen angezeigt und die Zeiterfassungen bearbeitet werden können.
   • Projektkarte (Projekt)
     Die Aktion öffnet die Projektkarte der ausgewählten Projektaufgabe.
   • Projekt Verkaufsrechnungen (Projekt)
     Die Aktion öffnet eine Übersicht der ungebuchten Verkaufsrechnungen zu dem ausgewählten Projekt.
   • Gebuchte Projektverkaufsrechnungen (Projekt)
     Die Aktion öffnet eine Übersicht der gebuchten Verkaufsrechnungen zu dem ausgewählten Projekt.
   • Projekt Verkaufsaufträge (Projekt)
     Die Aktion öffnet eine Übersicht der zu dem ausgewählten Projekt gehörenden Verkaufsaufträge.
   • Projektaufgabenkarte (Projektaufgabe)
     Die Aktion öffnet die Karte der aktuell ausgewählten Projektaufgabe.
   • Projektplanzeilen (Projektaufgabe)
     Die Aktion öffnet die Projektplanzeilen der aktuell ausgewählte Projektaufgabe.
   • Verkaufsauftrag (Projektaufgabe)
     Die Aktion öffnet den zu der aktuell ausgewählten Projektaufgabe gehörenden Verkaufsauftrag (sofern vorhanden).
3. Projektaufgaben (Zeilen)
   • Die Zeilen der Projektabrechnung zeigen die Projektaufgaben an, für die innerhalb des angegebenen Filters (s. Projektabrechnung Ansichten) Zeiten erfasst wurden.
   • Neben dem Projekt und dem Kunden werden auch der zugehörige Verkaufsauftrag (sofern vorhanden), die Summe der Zeiterfassungen und Informationen zum Budget dargestellt.
   • Beim Wechsel der Projektabrechnung Ansicht wird die Anzeige der Projektaufgaben ggf. aktualisiert.
   • Durch Klicken auf eines der Zeiterfassungsfelder (Zeiterfassungen nicht freigegeben, Zeiterfassungen freigegeben, Berechenbare Zeiterfassung, Nicht Berechenbare Zeiterfassung) öffnet sich eine weitere Seite zur Kontrolle, Bearbeitung und Freigabe der Zeiterfassungen.
   • Durch Klicken auf eines der Budgetfelder (Verkauftes Budget, Budget (Verkaufsbetrag)) werden die entsprechenden Projektplanzeilen (bei Fakturiert (Verkaufsbetrag) die Projektposten) geöffnet.
   • Alternativ zu den Aktionen und Feldern stehen über den AssistEdit der Zeilen eine Vielzahl von Aufrufen für Zeiterfassungen, Projekte und Projektaufgaben bereit.

Alle zurückliegenden Zeiterfassungen berücksichtigen

Durch das Datum im Kopffeld Zeiterfassungen berücksichtigen bis werden alle zurückliegenden Zeiterfassungen berücksichtigt. So kann keine abzurechnende Dienstleistung übersehen werden (sofern die Filterkriterien aus der Abrechnungsvorlage korrekt sind), da alle zurückliegenden Zeiterfassungen automatisch Teil des Filters sind.

Projektabrechnung Ansichten

Für die Filterung der abzurechnenden Dienstleistungen (Projektaufgaben) können beliebig viele Ansichten (als Filtervorgaben) erstellt werden. Durch Klicken auf den AssistEdit im Feld Projektabrechnung Ansicht öffnet sich die zugehörige Seite. Jede Ansicht benötigt neben einem eindeutigen Code und einer Beschreibung die Angabe von Filterkriterien und Vorgaben für die Datumsberechnung. Die Vorgaben für die Datumsberechnung werden in Form von Datumsformeln angegeben. Weitere Informationen zur Verwendung von Datumsformeln entnehmen Sie bitte diesem Teil der Microsoft Dokumentation.
Die tatsächlichen Datumswerte werden dann bei der Auswahl einer Ansicht anhand des Arbeitsdatums berechnet. Dadurch können die Vorlagen fortlaufend verwendet werden, ohne dass sie angepasst werden müssen. Mit der Auswahl einer Ansicht werden die Filter angewendet, welche Projektaufgaben in der Projektabrechnung angezeigt werden sollen. Als Filterkriterien stehen alle Felder aus der Projektaufgabe zur Verfügung.
Zur Definition der Filter wird die Aktion Projektaufgabe Filter bearbeiten aufgerufen. Es öffnet sich eine Filterseite, auf der die Kriterien festgelegt werden können. Neben den vorab eingestellten Kriterien können weitere Kriterien (über + Filter...) hinzugefügt werden. Wird die Filterseite über OK verlassen, werden die Kriterien in der Ansicht abgespeichert. Dies ist daran zu erkennen, dass im Feld Projektaufgabe Filter ein Haken gesetzt wird.
Sollen nur die Projekte angezeigt werden, in denen der Anwender selbst als Projektleiter hinterlegt ist, kann hierfür im Feld Meine Projekte das Kennzeichen gesetzt werden.
Im Feld Zeiterfassungen Datumsformel wird eine Datumsformel eingegeben, die bei der Verwendung der Ansicht im Feld Zeiterfassungen berücksichtigen bis interpretiert wird. Anhand dieses Feldes werden die abzurechnenden Projektaufgaben dann (auf Basis des Leistungsdatums in den Zeiterfassungen) gefiltert. Wird keine Datumsformel angegeben, verwendet die Projektabrechnung keinen Filter.
Im Feld Anzeigeeinheit wird festgelegt, in welcher Einheit die Zeiterfassungen dargestellt werden. Zur Auswahl stehen hier Tag und Stunde.
Darüber hinaus besteht über die Aktion Ansicht kopieren die Möglichkeit, eine Kopie der aktuell ausgewählten Ansicht inkl. aller Filter zu erstellen. So müssen nicht alle Kriterien erneut eingegeben, sondern lediglich die abweichenden Kriterien geändert werden.

Hinweis

Möchte man nur ein spezielles Projekt betrachten oder pro Projekt abrechnen, filtert man auf die Projektnummer - entweder über eine Projektabrechnung Ansicht oder über den Schnellfilter. Möchte ein Projektleiter hingegen alle seine Projekte auf einmal kontrollieren, ist die Filterung auf den Projektleiter sinnvoll.

Spezielle Filterkriterien

Zeiterfassungen zu prüfen und Zeiterfassungen zu buchen Die beiden Filterkriterien beziehen sich auf Zeiterfassungen, die zu der jeweiligen Projektaufgabe gehören. Zeiterfassungen zu prüfen ist tendenziell eher für den Projektleiter, Zeiterfassungen zu buchen eher für denjenigen, der die Zeiterfassungen bucht, zu verwenden. Für beide Kriterien können jeweils drei Optionen ausgewählt werden:

Auswahl	Bedeutung
LEER	Diese Option zeigt alle Daten.
Ja	Diese Option wird verwendet, um Projektaufgaben anzuzeigen, in denen Zeiterfassungen entweder freizugeben oder zu buchen sind.
Nein	Diese Option zeigt alle Projektaufgaben an, die keine freizugebenden oder zu buchenden Zeiterfassungen enthalten.

Verwendung spezieller Filterkriterien

Besonders das Filterkriterium Zeiterfassungen zu prüfen ist sorgfältig zu überdenken. Je nachdem was angezeigt werden soll, kann es sinnvoll sein, den Filter zunächst auf Leer zu belassen. Bei Filter auf Nein werden alle Projektaufgaben angezeigt, welche Zeiterfassungen enthalten, die noch nicht zur Buchung freigegeben sind. In dem Moment des Setzens der Freigabe werden diese jedoch sofort weggefiltert und verschwinden somit aus der Anzeige. Dieses Verhalten ist z.B. dann sinnvoll, wenn man die Freigabe der Zeiterfassungen abarbeiten möchte und der Fortschritt sichtbar sein soll.

Zeiterfassungen bearbeiten und freigeben

Zeiterfassungen können grundsätzlich ohne Detailprüfung freigegeben werden. Hierfür werden die Projektaufgaben ausgewählt und die Aktion Zeiterfassungen freigeben (über Zeiterfassungen, s.o.) aufgerufen. Diese Arbeitsweise kann in Einzelfällen sinnvoll sein, wird aber grundsätzlich nicht empfohlen.
Hingegen erfolgt die Detailprüfung und anschließende Freigabe der Zeiterfassungen entweder durch Klicken auf den Wert z.B. im Feld Zeiterfassungen nicht freigegeben oder über die Aktion Zeiterfassungen bearbeiten (über Zeiterfassungen, s.o.). Es öffnet die gleichnamige Seite, in der die Budget-Projektplanzeilen angezeigt und die Zeiterfassungen bearbeitet und anschließend freigegeben werden können. In separaten Bereichen werden oben die Dienstleistungen (Budget-Projektplanzeilen) und unten die Zeiterfassungen der Personenressourcen angezeigt.
In dieser Seite stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Menge erhöhen
  Mit dieser Aktion wird die Menge der Projektplanzeile mithilfe einer Abfrage erhöht. Diese zeigt die aktuelle Menge und ggf. den Auftrag an. Ist die Projektplanzeile mit einer Auftragszeile verbunden, wirkt sich die Änderung auch auf die Auftragszeile aus.
• Freigabe umschalten
  Diese Aktion schaltet für alle ausgewählten Zeiterfassungen den Status um. Dabei wird jeweils der andere Wert (Offen / Freigegeben) gesetzt.
• Alle Zeiterfassungen freigeben
  Die Aktion gibt alle Zeiterfassungen zur Buchung frei.
• Freigabe zurücksetzen
  Die Aktion setzt für alle Zeiterfassungen die Buchungsfreigabe zurück.
• Menge zu fakturieren buchen
  Die Aktion bucht den Wert in dem Feld Menge zu fakturieren der aktuell ausgewählten Projektplanzeile.

Zeiterfassungen gehören zu einer Dienstleistung (s. oberer Bereich der Seite) und sind somit grundsätzlich abrechenbar. Sie können aber auch nicht abrechenbare Anteile wie Kulanz, Garantie oder Intern enthalten. Durch die Zuordnung zu den Dienstleistungen werden die Zeiterfassungen jeweils anhand der markierten Dienstleistung fett formatiert dargestellt.
Solange eine Zeiterfassung noch nicht gebucht ist, können alle Felder geändert werden. Darüber hinaus kann eine Zeiterfassung bzgl. der Gesamtdauer anders aufgeteilt oder auf eine andere Projektaufgabe (oder auch auf ein anderes Projekt) verschoben werden (s.u.). Soll ein Teil einer Zeiterfassung nicht berechnet werden, können im Feld Berechenbare Dauer die Minuten entsprechend reduziert werden. Initial wird das Feld von der Dauer vorbelegt. Im Falle einer Reduzierung muss gleichzeitig ein Grund für die Nichtberechnung (Feld Grund für Nichtberechnung) angegeben werden. Hier wird zunächst die Auswahl Intern vorbelegt. Diese kann aber geändert werden.
Über das Zeilenmenü steht mit der Funktion Zeiterfassungen verschieben die Möglichkeit zur Verfügung, eine noch nicht gebuchte Zeiterfassung von einer Projektaufgabe auf eine andere oder sogar auf ein anderes Projekt zu verschieben. Mit dem Aufruf der Aktion öffnet sich eine Auswahlseite, in der bereits die Daten der Zeiterfassung als Ausgangsbasis hinterlegt sind. Für eine Verschiebung können das Projekt, die Projektaufgabe und die Budget-Projektplanzeile gewählt werden kann. Mit Klick auf OK wird die Zeiterfassung entsprechend verschoben.
Weitere Erläuterungen zur Zeiterfassung und nicht abrechenbaren Anteilen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.

Tätigkeitsnachweise

Einige Kunden benötigen vor dem Erhalt einer Dienstleistungsrechnung vorab einen Nachweis, welche Leistungen demnächst in Rechnung gestellt werden. Hierfür steht in der Seite Projektabrechnung die Aktion Tätigkeitsnachweis erstellen (Menügruppe Zeiterfassungen) zur Verfügung. Sie ermöglicht pro Projektaufgabe die Erstellung einer Übersicht von Zeiterfassungen in Form eines Belegs, der gedruckt oder dem Kunden per Mail zugeschickt werden kann.
Bei Aufruf öffnet sich die Seite DYCE Tätigkeitsnachweis, die die Zeiterfassungen zu der vorher gewählten Projektaufgabe unter Berücksichtigung eines Datumsfilters anzeigt. Die Zeiterfassungen können in dieser Seite nicht editiert werden. Vielmehr wird pro Zeiterfassung angezeigt, ob sie bereits in einem Tätigkeitsnachweis enthalten war (Gedruckt=JA). Über das Feld Drucken wird angegeben, welche Zeiterfassungen gedruckt (oder per Mail versendet) werden soll. Bereits gedruckte Zeiterfassungen können erneut ausgegeben werden. Um alle Zeiterfassungen auf einmal auszuwählen, bietet sich die Aktion Alle drucken Ja/Nein an.
Die Aktion Drucken öffnet einen Dialog, über den die Ausgabe der vorher ausgewählten Zeiterfassungen gesteuert wird.

Prozess: Zeiterfassungen prüfen, freigeben und buchen

In dem folgenden Teil der Dokumentation soll der Prozess der Abrechnung von Dienstleistungen am Beispiel einer Projektaufgabe mit Hilfe der Projektabrechnung vorgestellt werden.

Zeiterfassungen verwalten

Die Prüfung und gegebenenfalls Anpassung der von den Mitarbeitern getätigten Zeiterfassungen sowie die anschließende Freigabe dieser Projektverbräuche für die Abrechnung wird in der Praxis meist von den jeweiligen Projekt- oder Teamleitern durchgeführt, da sie die durchgeführten Tätigkeiten inhaltlich besser bewerten können als beispielsweise ein Sachbearbeiter der Auftragsabwicklung.
Damit im ersten Schritt nur die noch nicht gebuchten Zeiterfassung der Mitarbeiter angezeigt werden, empfiehlt es sich, eine geeignete Ansicht für die Prüfung und Freigabe der Projektaufgaben zu erstellen. Vorschlag zur Definition der Filter für die Ansicht zur Prüfung und Freigabe der Verbräuche:

• Meine Projekte = Ja
• Zeiterfassungen Datumsformel = -LM-1T (hier: auf den letzten Tag des vorherigen Monats)
• Zeiterfassung zu prüfen = Ja (Filterseite Projektaufgabe)
• Zeiterfassung zu buchen = Nein (Filterseite Projektaufgabe)

Erhöhen oder Reduzieren der erfassten Mengen

Die Summe der zugeordneten Zeiterfassungen zu einer fakturierbaren Dienstleistung (Budget-Projektplanzeilen) wird in den Felder Berechenbare Zeiterfassung freigegeben bzw. Berechenbare Zeiterfassung gebucht angezeigt. Überschreiten die Zeiterfassungen die ursprünglich kalkulierte fakturierbare Menge, muss entschieden werden, welches Vorgehen für diese Projektaufgabe richtig ist:

• Bei einer Projektplanzeile mit Abrechnungsart Nach Aufwand wird davon ausgegangen, dass entsprechend den zugeordneten Mengen die (fakturierbare) Menge problemlos nach Aufwand erhöht werden darf. Dies erfolgt automatisch und zieht sich ggf. bis in die Auftragszeile durch. In diesem Fall bedarf es keinen zusätzlichen Eingriffs durch den Anwender, denn beim Buchen der Zeiterfassungen wird automatisch die Menge in der Projektplanzeile erhöht, um sie den zugehörigen Zeiterfassungen anzugleichen.
• Handelt es sich hingegen um eine Projektplanzeile mit einer der Abrechnungsarten Budget oder Festpreis, gilt diese Regelung nicht. Die Dienstleistung wurde in diesen Fällen als Pauschale oder als Festpreis verkauft und kann nicht beliebig erhöht werden. Zur besseren Sichtbarkeit wird die Projektaufgabe, die eine solche überbuchte Projektplanzeile enthält, in der Projektabrechnung rot formatiert dargestellt. Der Projektleiter (oder ein anderer Verantwortlicher) muss nun entscheiden, wie mit der Überbuchung der Dienstleistung umgegangen werden soll: Kann und darf die Menge in der Projektplanzeile erhöht werden? Diese Frage stellt sich insbesondere, wenn die Projektplanzeile mit einem Verkaufsauftrag verknüpft ist:
  • Bietet Auftragszeile noch eine verfügbare Menge an, wäre eine manuelle Erhöhung der Menge in der Projektplanzeile auf die zugeordnete Menge grundsätzlich möglich.
  • Ist die Menge im Verkaufsauftrag für diese Zeile jedoch bereits erschöpft, kann die Menge in der Projektplanzeile nicht erhöht werden. In diesem Fall besteht (nach Rücksprache mit dem Kunden) nur die Möglichkeit, die Menge in der Auftragszeile zu erhöhen. Dies muss allerdings manuell erfolgen.

Für eine Mengenerhöhung inkl. der Anpassung der Auftragszeilen kann die Aktion Menge erhöhen verwendet werden, bspw. nach Rücksprache mit dem Auftraggeber. Ist eine Mengenerhöhung in der (pauschalen) Auftragszeile aus vertraglichen Gründen ausgeschlossen, gibt es noch die Möglichkeit, die noch nicht gebuchten Zeiterfassungen auf eine andere Projektaufgabe (oder auch auf ein anderes Projekt) mit noch freien Mengen zu übertragen. Die entsprechende Funktion Zeiterfassungen verschieben (s. Zeiterfassungen bearbeiten und freigeben) befindet sich im Zeilenmenü des unteren Bereichs der Seite Zeiterfassungen bearbeiten.

Besonderheit: Abrechnung von Dienstleistungen zum Festpreis

Um Dienstleistungen zum Festpreis in Rechnung zu stellen, müssen diese als fertig gekennzeichnet werden. Dies erfolgt, in dem in dem Feld Menge zu fakturieren in der Budget-Projektplanzeile die zu buchende (Gesamt)-Menge eingetragen wird. Dieser Schritt kann nicht automatisch erfolgen, da nur der Projektleiter (ggf. in Abstimmung mit dem Zeiterfasser) beurteilen kann, ob die zugehörigen Tätigkeiten abgeschlossen sind und die entsprechende Auftragsposition somit berechnet werden kann.
Wird mit der Buchung (Lieferung) die Gesamtmenge einer Festpreis-Position erreicht, wird das Feld Zu fakturieren in der Auftragszeile mit dieser Menge automatisch vorbelegt.

Freigeben der Projektverbräuche

Für die Freigabe der Zeiterfassungen filtert der Projektleiter (über eine geeignete Ansicht) auf die Projekte bzw. Projektaufgaben, bspw. für die er zuständig ist. Wenn in dieser Ansicht der Filter für die Prüfung von Zeiterfassung auf Ja und der für die Buchungsfreigabe auf Nein steht, werden zunächst alle noch nicht zur Buchung freigegebenen Projektaufgaben angezeigt. Unmittelbar nach Prüfung und Setzen der Freigabe in allen Zeiterfassungen verschwindet die Projektaufgabe aufgrund des gesetzten Filters aus der aktuellen Ansicht und der Projektleiter kann mit der nächsten Projektaufgabe in der Liste fortgefahren.
Eine Freigabe kann pro Zeiterfassung (Seite Zeiterfassungen bearbeiten) oder durch Verwenden der Aktion Zeiterfassungen freigeben in der Menüleiste der Seite Projektabrechnung für alle markierten Projektaufgaben auf einmal erfolgen. Im letzteren Fall wird das Feld Status automatisch für alle noch nicht gebuchten Zeiterfassungen auf Freigegeben gesetzt. Dabei wird für jede Freigabe das Feld Menge zu fakturieren in der zugehörigen Budget-Projektplanzeile aktualisiert.

Freigegebene Zeiterfassungen buchen

Wurden die Zeiterfassungen durch den Projektleiter geprüft und die Buchungsfreigabe (Feld Status = Freigegeben) gesetzt, kann das Buchen der Projektverbräuche bzw. Zeiterfassungen auch durch einen Auftragssachbearbeiter per Stapelverarbeitung vorgenommen werden. Hierfür verwendet derjenige ebenfalls die Seite Projektabrechnung - allerdings mit einer anderen Ansicht:

• Meine Projekte = Nein
• Zeiterfassungen Datumsformel = -LM-1T (hier: auf den letzten Tag des vorherigen Monats)
• Zeiterfassung zu prüfen = Nein (Filterseite Projektaufgabe)
• Zeiterfassung zu buchen = Ja (Filterseite Projektaufgabe) Die Buchung der freigegebenen Zeiterfassungen erfolgt über die Aktion Zeiterfassungen buchen (über Verarbeiten). Bei der Buchung werden die Felder Berechenbare Zeiterfassung freigegeben und Berechenbare Zeiterfassung gebucht in den jeweils zugehörigen Budget-Projektplanzeile aktualisiert. Ggf. wird auch für Budget-Projektplanzeilen mit der Abrechnungsart Nach Aufwand die Menge der Budget-Projektplanzeile erhöht. Existiert zudem eine Verknüpfung zu einem Verkaufsauftrag und ist die Gesamtmenge dort ebenfalls erschöpft, erfolgt auch hier eine entsprechende Erhöhung der Menge.

Abzurechnende Menge manuell setzen

Wurde mengenmäßig weniger an Verbrauch zugeordnet als ursprünglich geplant, kann für die Abrechnung von Dienstleistungen mit einer der Abrechnungsarten Budget (bei Bedarf) und Festpreis die Menge zu fakturieren in der Projektplanzeile auf die abzurechnende Menge der gesetzt werden. Anschließend muss die Aktion Menge zu fakturieren buchen aufgerufen werden.
Soll dieses Weniger an Verbrauch auch tatsächlich weniger abgerechnet werden (z.B. Endabrechnung), kann die Menge zu fakturieren in der Projektplanzeile (für die beiden Abrechnungsarten Budget und Nach Aufwand) auf die tatsächlich zugeordnete Menge der Zeiterfassungen gekürzt werden.

Buchungsbelege erstellen

Nach der Buchung der Zeiterfassungen müssen die Dienstleistungen noch fakturiert werden. Dies kann entweder direkt über den jeweiligen Verkaufsauftrag oder über Buchungsbelege (Rechnungen und Gutschriften) erfolgen. Die Verkaufsaufträge, die fakturierbare Dienstleistungen enthalten, werden in der Seite Projektaufträge - Dienstleistungsabrechnung angezeigt. Hier können über den Menüpunkt Buchen die Rechnungen entweder im Stapel erstellt und direkt gebucht (Aktion Stapelbuchen) oder einzelne ungebuchte Rechnungen erstellt werden (Aktion Verkaufsrechnungen erstellen). Die Seite kann über die Suche (Alt+Q) geöffnet werden.
Alternativ steht in der Projektabrechnung der Aufruf Fakturierung zur Verfügung. Dieser öffnet die Seite Projektfakturierung, in der sämtliche fakturierbaren Projektplanzeilen angezeigt werden. Auch hier besteht die Möglichkeit, die Buchungsbelege per Stapelverarbeitung zu erstellen und ggf. direkt zu buchen.
Weitere Details zum Thema Buchungsbelege werden hier näher erläutert.