Zeiterfassung
Zeiterfassungen können problemlos über DYCE Job Billing erstellt werden. Allerdings ist die App nicht dafür konzipiert, alle Zeiterfassungen direkt in der App zu erstellen. Vielmehr ist die App dafür optimiert, Zeiterfassungen freizugeben, zu buchen und abzurechnen.
In der Zeiterfassungen wird explizit zwischen der Dauer und der Berechenbaren Dauer unterschieden. Die Dauer beschreibt die tatsächliche Länge der Tätigkeit. Die berechenbare Dauer beschreibt die Dauer, die in einer Rechnung abgerechnet werden soll. So kann aufgrund von Kulanz oder Garantie eine Stunde Arbeit erfasst und trotzdem nichts abgerechnet werden. Um Projekte korrekt auswerten zu können, müssen auch diese Tätigkeiten erfasst werden. Der umgekehrte Fall ist auch möglich. Ein Telefonat von 5 Minuten kann als 15 Minuten abgerechnet werden.
Zeiterfassungen können in den folgenden Seiten angezeigt, erstellt, editiert und gelöscht werden:
- Zeiterfassung
- Zeiterfassungen
- Zeiterfassung bearbeiten
Zeiterfassungen erstellen
Die Seiten Zeiterfassung und Zeiterfassungen können u.a. über die Suche (Alt+Q) aufgerufen werden. Werden die Seiten so aufgerufen, werden alle Zeiterfassungen ungefiltert angezeigt. Hier kann eine neue Zeile angelegt und eine Zeiterfassung erstellt werden.
Bei Anlage einer Zeiterfassung sollten folgende Felder berücksichtigt werden:
- Projektnr.
Die Zeiterfassung muss einem Projekt zugeordnet werden. - Projektaufgabe
Die Zeiterfassung muss einer Projektaufgabe zugeordnet werden. Wenn dem Projekt ein Time & Travel Modell zugeordnet wurde, kann die Projektaufgabe implizit durch die Auswahl einer Tätigkeit gewählt werden. Zeiterfassungen ohne Projektaufgabe werden an keiner anderen Stelle angezeigt. Auf diese Zeiterfassungen sollte spezifisch gefiltert werden. Ist eine Projektaufgabe für Zeiterfassungen gesperrt oder Geschlossen, können keine neuen Zeiterfassungen zu dieser Projektaufgabe angelegt werden. - Projektplanzeilen Budget
Die Zeiterfassung muss einer Projektplanzeile zugeordnet werden, da die Abrechnung über die Projektplanzeile erfolgt. Wenn dem Projekt ein Time & Travel Modell zugeordnet wurde, kann die Projektplanzeile implizit durch die Auswahl einer Tätigkeit gewählt werden. Befindet sich genau eine Projektplanzeile (Budget) in der Projektaufgabe, wird diese automatisch ausgewählt. - Ressourcennr.
Die Zeiterfassung muss einer Ressource zugeordnet werden. - Leistungsdatum
In der Zeiterfassung muss ein Leistungsdatum eingetragen werden. - Beschreibung
Die Eingabe einer (kurzen) Beschreibung ist verpflichtend und sollte einen Hinweis auf die Tätigkeit enthalten. Diese Beschreibung wird auf der Detailübersicht ausgegeben. - Dauer
Die Dauer gibt die tatsächliche Länge der Tätigkeit an. Die Kosten, mit denen das Projekt belastet wird, basieren auf der Dauer. - Tätigkeit
Über die Tätigkeit kann die Projektaufgabe und Projektplanzeile ausgewählt werden. Die Tätigkeit basiert auf den Time & Travel Modellzeilen. Aus den Time & Travel Modellzeilen kann Weiterberechnung, Rundung, Arbeitstyp und Grund für Nichtberechnung ermittelt werden. - Berechenbare Dauer kann gesetzt werden. Wird keine Tätigkeit gewählt wird, die berechenbare Dauer automatisch gleich der Dauer gesetzt.
- Grund für Nichtberechnung
Soll ein Teil oder die gesamte Zeiterfassung nicht berechnet werden, wird der Grund für Nichtberechnung automatisch auf Intern gesetzt. Bei Auswahl einer Tätigkeit, wird der Default-Wert aus der Time & Travel Modellzeile ermittelt. - Status
Zeiterfassungen können bearbeitet werden, wenn der Status Offen ist. Dieser Status wird automatisch bei Erstellung, Freigabe, Buchung oder Stornierung der Zeiterfassung gesetzt. - Einkaufsrahmenbestellung und Einkaufsrahmenbestellungszeilennr.
Handelt es sich um eine externe Ressource, die eingekauft wird, kann die Einkaufsrahmenbestellung und Einkaufsrahmenbestellungszeilennr. für den Einkauf eingetragen werden. Existiert eine Rahmenbestellung für das Projekt und den zu der Ressource gehörenden Kreditor, werden die Felder automatisch vorbelegt.
In der Tätigkeit werden die Kombinationen der Time & Travel Modellzeile (Tätigkeit), Projektaufgabe und Projektplanzeile angezeigt. Wird die Tätigkeit eingetragen, werden Projektaufgabe und Projektplanzeile automatisch ausgefüllt. Alternativ können die Werte manuell eingetragen werden. Wird die Projektaufgabe manuell eingetragen, reduziert sich die Auswahl in der Tätigkeit.
Wird die Zeiterfassung an der Projektaufgabe, im Projekt oder in der Projektabrechnung erstellt, sind Projekt und Projektaufgabe automatisch ausgefüllt. Navigieren Sie dafür entweder in das Projekt und öffnen Sie im Zeilenmenü der Aufgaben die Zeiterfassung. Rufen Sie alternativ die Projektabrechnung auf und öffnen Sie die Seite Zeiterfassungen bearbeiten durch einen Klick z.B. auf das Feld Zeiterfassungen nicht freigegeben. Der Aufruf der Zeiterfassung ist auch im AssistEdit des jeweiligen Projekts im Part Meine Projekte im Rollencenter von DYCE Job Billing (Projekt Administrator) möglich.