Modelle zur Zeiterfassung

Die Abrechnung von Dienstleistungen kann - auch ohne dass ein Time & Travel Modell eingerichtet und in den Projekten hinterlegt ist - erfolgen. Das Time & Travel Modell bietet allerdings einige Features, die bei der Entscheidung, ob es genutzt wird, berücksichtigt werden sollten:

• Rundung von Zeiterfassungen
  Die berechenbare Dauer kann automatisch mit dem Faktor aus dem Time & Travel Modell gerundet werden. Wird bspw. eine Rundung auf 15 Minuten angewendet, wird die berechenbare Dauer in der Zeiterfassung auf volle 15 Minuten aufgerundet.
• Rundung von Projektplanzeilen
  Zusätzlich kann die zu fakturierende Menge in der Projektabrechnung bei der Buchung von Zeiterfassungen gerundet werden. Die Rundung erfolgt dabei bzgl. der Summe auf Basis der zu berechnenden Dauer der freigegebenen und ggf. gebuchten Zeiterfassungen.
• Steuerung der Weiterberechnung von Zeiterfassungen
  Im Time & Travel Modell kann gesteuert werden, ob eine Zeiterfassung weiterberechnet werden soll. So können Tätigkeiten auf Garantie und Kulanz sowie interne Tätigkeiten einfach abgebildet werden.
• Vorbelegen des Grunds für Nichtberechnung
  Soll die Zeiterfassung nur teilweise oder gar nicht weiterberechnet werden, kann der Grund für die Nichtberechnung (Garantie, Kulanz oder Intern) vorbelegt werden.
• Implizierte Auswahl von Projektplanzeilen
  In der Zeiterfassung kann die Projektplanzeile über eine Tätigkeit (z.B. Interne Besprechung, Entwicklung, Consulting, etc.) ausgewählt werden.
• Automatische Übernahme des Arbeitstyps
  Bei der Auswahl einer Tätigkeit in einer Zeiterfassung kann der Arbeitstyp aus der Time & Travel Modellzeile gefüllt werden.

Beispiele für Rundung von Zeiterfassungen und Projektplanzeilen

• Für Consulting (nach Aufwand) sollen die Zeiterfassungen in 5-Minuten-Schritten gerundet werden. Die Abrechnung erfolgt allerdings in 15-Minuten-Schritten: Rundung Zeiterfassung (Minute): 5, Rundung Projektplanzeile (Minute): 15
• Die Arbeitseinheiten für pauschale Entwicklungsleistungen betragen 15 Minuten. Die Zeiterfassungen sollen entsprechend gerundet und auch abgerechnet werden: Rundung Zeiterfassung (Minute): 15, Rundung Projektplanzeile (Minute): 15
• Im Support erfolgt die Zeiterfassung minutengenau automatisch über das Ticketsystem. Bei der Übergabe sollen die Zeiterfassungen nicht aufgerundet werden. Die Abrechnung erfolgt in 5-Minuten-Schritten: Rundung Zeiterfassung (Minute): 1, Rundung Projektplanzeile (Minute): 5

Einrichtung Time & Travel Modell

Öffnen Sie die Seite Time und Travel Modelle. Erstellen Sie ein neues Modell mit Neu. Geben Sie Code und Beschreibung ein. Im Inforegister Zeiten können die Modellzeilen angelegt werden.

• Code
  Geben Sie einen eindeutigen Code an.
• Beschreibung
  Die Beschreibung wird bei der Auswahl in der Zeiterfassung angezeigt.
• Arbeitstyp
  Mit Hilfe von Arbeitstypen kann die erfasste Zeit von Personen genauer spezifiziert werden.
• Artikelnr.
  Die Artikelnummer wird verwendet, um Time & Travel Modellzeilen und Projektplanzeilen (Art Budget) einander zuzuordnen. Damit wird die Auswahl erheblich eingeschränkt und damit vereinfacht. Ist in der Projektplanzeile ein Artikel für Consulting nach Aufwand eingetragen, werden bei der Auswahl der Tätigkeit nur Modellzeilen mit der gleichen oder ohne Artikelnummer angezeigt. Modellzeilen ohne Artikelnummer werden immer zur Auswahl angezeigt.
• Weiterberechnung
  Dieses Feld steuert die Vorbelegung der berechenbaren Dauer. Ist das Kennzeichen Nein, wird die berechenbare Dauer automatisch auf 0 gesetzt und die entsprechenden Zeiterfassungen können nicht weiterberechnet werden.
• Grund für Nichtberechnung
  Mit diesem Feld wird die Vorbelegung des Grunds für die Nichtberechnung gesteuert. Ist die berechenbare Dauer kleiner als die Dauer, wird der Grund für die Nichtberechnung aus der Modellzeile ermittelt und eingetragen.
• Rundung Zeiterfassung (Minute)
  Legt die Rundung der berechenbaren Dauer fest. Die Rundung auf 15 Minuten ist weit verbreitet. Erfasst ein Anwender 5 Minuten in einer Zeiterfassung, wird die berechenbare Dauer automatisch auf 15 Minuten aufgerundet. Die tatsächliche Länge der Tätigkeit bleibt davon unberührt. Die 5 Minuten werden im Feld Dauer beibehalten. Pro Modellzeile kann eine unterschiedliche Rundung für die Zeiterfassung eingetragen werden.
• Rundung Projektplanzeile (Minute)
  Legt die Rundung der Projektplanzeile fest. Werden viele, kurze Zeiterfassungen erstellt, ist es eventuell nicht sinnvoll jede Zeiterfassung auf z.B. 15 Minuten zu runden. Stattdessen kann die Summe aller Zeiterfassungen bei Freigabe gerundet werden. Es kann eine Rundung je Time & Travel Modell und Artikel eingerichtet werden.

Anlage eines Time & Travel Modells

Die meisten Fälle können sicherlich mit einem "Standard"-Modell abgebildet werden. In dem Modell sollte es eine Modellzeile für jeden Dienstleistungsartikel und einige Zeilen für nicht berechenbare Zeiterfassungen geben. Intern, Garantie und Kulanz können jeweils über eine eigenen Zeile dargestellt werden.
Falls es gesonderte Vereinbarungen mit einem Kunden gibt, kann dafür ein eigenes Modell angelegt werden. So muss der Zeiterfasser die abweichenden Konditionen nicht kennen und kann dennoch in Übereinstimmung mit den Vorgaben seine Zeiten erfassen.

Anwendung des Time & Travel Modells

Damit das Time & Travel Modell Anwendung findet, muss es in der Projektkarte hinterlegt sein. Es kann im Inforegister Allgemein erfasst werden. Ist das Time & Travel Modell bereits im Debitor hinterlegt, wird es in jedes neue Projekt übernommen, kann dort aber bei Bedarf manuell geändert werden.
Ist das Time & Travel Modell im Projekt hinterlegt, kann eine Tätigkeit in der Zeiterfassung ausgewählt werden.