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Buchungsbelege

Als Buchungsbelege werden Rechnungen und Gutschriften bezeichnet, da diese Belege gebucht werden können. Beim Erstellen dieser Belege über die Projektabrechnung erkennt das System anhand der zugrunde liegenden Projektplanzeilen, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen ist. Dies gilt für Projektaufgaben sowohl mit als auch ohne Auftragsbezug.

Fakturieren von Dienstleistungen

Das Erzeugen der Dienstleistungsrechnungen kann über mehrere Wege erfolgen. Über die Seite Projektaufträge - Dienstleistungsabrechnung werden diejenigen Verkaufsaufträge angezeigt, die eine erbrachte aber noch nicht fakturierte Dienstleistung enthalten. Von hier aus kann entweder der Auftrag geöffnet und die Rechnung direkt über diesen Verkaufsauftrag gebucht oder die Rechnungen per Stapelverarbeitung erzeugt werden. Alternativ zeigt die Seite Projektfakturierung alle fakturierbaren Projektplanzeilen an. Auch hier können die Rechnungen per Stapelverarbeitung erzeugt werden. Die Seite Projektfakturierung lässt sich sowohl über die Projektabrechnung als auch über die Suche (Alt+Q) öffnen. Die Seite Projektaufträge - Dienstleistungsabrechnung eignet sich somit ausschließlich für die Fakturierung von Verkaufsaufträgen (mit einem Projektbezug), über die Seite Projektfakturierung können sowohl Verkaufsaufträge als auch Dienstleistungen ohne Auftragsbezug fakturiert werden.

Die Stapelverarbeitung in der Seite Projektfakturierung durchläuft alle fakturierbaren Projektplanzeilen pro Projekt und erstellt (auch auftragsübergeordnet) eine Gesamtrechnung. Dabei wird geprüft, ob es stornierte Dienstleitungen gibt, für die die entsprechende Gutschrift noch nicht gebucht wurde. Da Gutschriften zu stornierten Dienstleistungen einen Einfluss auf das Budget haben (s. hier), müssen Gutschriften gebucht werden, bevor die nächste Rechnung erstellt und gebucht werden kann. Wird daher (pro Auftrag oder pro Projekt) eine noch nicht gebuchte, stornierte Dienstleistung gefunden, wird zunächst nur die Gutschrift, nicht aber die Rechnung erstellt.

Dienstleistungen liefern

Generell entspricht dem Buchen der Zeiterfassungen die Erbringung und damit der Lieferung einer Dienstleistung. Dabei entstehen immer fakturierbare Projektplanzeilen und auch Projektposten der Art Verbrauch.

Rechnungs- und Gutschriftsvorschau

In Business Central besteht in noch nicht gebuchten Belegen über die Aktion Buchungsvorschau die Möglichkeit, vorab die Posten einzusehen, die bei der Buchung des Belegs entstehen werden. Diese Funktionalität wurde in DYCE für die Verkaufsrechnungen und -gutschriften erweitert, sodass auch eine Druckvorschau des gebuchten Belegs zur Verfügung steht. Diese Funktionalität kann über die Aktion Rechnungsvorschau bzw. Gutschriftsvorschau (im jeweiligen Beleg über das Menü Buchen) aufgerufen werden.

Belege buchen

Buchungsbelege zu Dienstleistungen bzw. Projekten können - wie im Einkaufs- und Verkaufsbereich üblich - einzeln oder im Stapel gebucht und gedruckt bzw. versendet werden. Gerade bei einer größeren Anzahl von Rechnungen bietet es sich an, die Buchungsbelege nach der Generierung per Stapel zu prüfen, im Stapel zu buchen und ggf. auch im Stapel zu drucken bzw. zu senden. Zusätzlich kann pro Dienstleistungsrechnung ein Begleitschein automatisch der Rechnung hinzugefügt werden. Der Begleitschein enthält Details zu den berechneten Zeiterfassungen und ggf. auch Kulanzzeiten.