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Stornierung und Gutschrift

Bereits gebuchte Zeiterfassungen können nicht mehr bearbeitet werden. Um eine gebuchte Zeiterfassung zu korrigieren, muss diese storniert werden. Im Falle der Stornierung einer Zeiterfassung muss unterschieden werden, ob die zugehörige Projektplanzeile bereits fakturiert wurde. Falls sie fakturiert ist, kann die Stornierung ausschließlich in der gebuchten Verkaufsrechnung durchgeführt werden und es muss eine Gutschrift erstellt werden.
Beim Stornieren fließt das stornierte Budget wieder zurück in die Projektaufgabe und ggf. die Auftragsposition.

Stornierung nicht fakturierter Dienstleistungen

Falls eine ungebuchte Verkaufsrechnung für die Projektplanzeile erstellt wurde, muss diese gelöscht werden, bevor der Storno durchgeführt wird. Nicht fakturierte Zeiterfassungen können in der Projektabrechnung und über die Projektplanzeile storniert werden. Eine Zeiterfassung kann nicht storniert werden, wenn die Projektaufgabe den Status Geschlossen hat.

Aufruf aus der Projektabrechnung

Markieren Sie die Projektaufgabe, zu welcher die Zeiterfassung gebucht wurde. Im Kontextmenü kann die Aktion Dienstleistung stornieren aufgerufen werden. Alternativ kann die Aktion im Menü in dem Menüpunkt Verarbeiten aufgerufen werden. Die Aktion öffnet die Seite Stornierung Dienstleistung.

Aufruf über die Projektplanzeile

Markieren Sie die fakturierbare Projektplanzeile, für die die Zeiterfassung gebucht wurde und rufen Sie die Aktion Dienstleistung stornieren auf. Die Aktion ist im Menü unter Weitere Optionen / Aktionen / Funktionen eingebunden. Sie öffnet ebenfalls die Seite Stornierung Dienstleistung.

Projektaufgabe und Projektplanzeile zu einer Zeiterfassung

In der Zeiterfassung werden die zugehörige Projektaufgabe und die zugehörige Projektplanzeile angezeigt.

Stornierung Dienstleistung

Die Seite ist in Projektplanzeilen (Budget) (oben) und Zeiterfassungen (unten) aufgeteilt. Alle Zeiterfassungen, die zu einer Projektplanzeile gehören, werden fett formatiert angezeigt, wenn die Projektplanzeile markiert ist.
Im Menü kann mit den Aktionen Projektplanzeilen ausblenden und Zeiterfassungen ausblenden die Ansicht der Seite geändert werden. Mit der Aktion Projektposten nach Planzeile filtern (Ein/Aus) kann auf die Zeiterfassungen zu der markierten Projektplanzeile gefiltert werden.

Die Aktion Markierte Planungzeilen stornieren storniert die komplette Projektplanzeile und alle zugehörigen Zeiterfassungen. Die Menge in der Projektplanzeile wird auf 0 reduziert. Die Verbindung zwischen der Zeiterfassung und dem Projektposten wird gelöst. Der Status der Zeiterfassung wird auf Offen gesetzt.
Mit der Aktion Markierte Zeiterfassung stornieren können einzeln markierte Zeiterfassungen storniert werden. Hierfür kann in dem Inforegister Zeiterfassungen das Kennzeichen Stornieren gesetzt werden. Dieses Kennzeichen markiert eine Zeiterfassung, damit sie mit Markierte Zeiterfassung stornieren storniert wird.
Beim Setzten von Stornieren wird die Menge zu stornieren in der zugehörigen Projektplanzeile gesetzt. Bei der Berechnung des Wertes wird die Berechenbare Dauer verwendet. Der Wert kann in nicht fakturierten Projektplanzeilen nicht editiert werden. Falls im Time & Travel Modell eine Rundung für die Projektplanzeile hinterlegt ist, wird diese auch beim Stornieren angewendet. Wird die letzte Zeiterfassung zu einer Projektplanzeile storniert, wird die komplette Projektplanzeile storniert.
Bei Ausführung der Aktion Markierte Zeiterfassung stornieren wird die Menge in der Projektplanzeile um die Menge zu stornieren reduziert. Die stornierten Zeiterfassungen können wieder bearbeitet werden.

Stornierung fakturierter Dienstleistungen

Wurde eine Dienstleistung fakturiert, kann sie bzw. die zugehörigen Zeiterfassungen über die gebuchte Verkaufsrechnung storniert werden. Navigieren Sie hierfür an die gebuchte Verkaufsrechnung und führen Sie Aktion Dienstleistung stornieren im Menüpunkt Korrigieren aus. Die Seite Stornierung Dienstleistung wird geöffnet.

Beim Aufruf aus der gebuchten Verkaufsrechnung verhält sich die Seite in einigen Punkten anders als beim Aufruf aus der Projektabrechnung bzw. der Projektplanzeile.

  1. Keine Rundung
    Beim Stornieren von fakturierten Zeiterfassungen, wird die Rundung aus dem Time und Travel Modell nicht berücksichtigt. Wird eine Zeiterfassung als zu stornieren markiert, wird die Berechenbare Dauer ohne Rundung zu der Menge zu stornieren addiert.
  2. Menge zu stornieren editierbar
    Die stornierte Position wird mit der Menge zu stornieren in eine Gutschrift übernommen. Um die Menge in der Gutschrift beeinflussen zu können, kann die Menge zu stornieren editiert werden.
  3. Erstellen einer Gutschrift
    Die Dienstleistung bzw. die Zeiterfassung wurde bereits fakturiert. Dementsprechend muss eine Gutschrift erstellt werden. Beim Durchführen des Stornos wird automatisch eine neue Projektplanzeile mit negativer Menge erstellt, die in eine Gutschrift übernommen wird.

Gutschrift erstellen

Die Projektplanzeile mit negativer Menge muss über eine Gutschrift gebucht werden. Solange die Gutschrift nicht gebucht ist, kann keine weitere Rechnung für die Projektaufgabe gestellt werden. Die Gutschrift kann direkt in der Seite Stornierung Dienstleistung erstellt werden. Dafür öffnet sich nach dem Storno eine Abfrage. In dieser Seite kann das Buchungs- und Belegdatum für eine neue Gutschrift eingetragen oder der Storno zu einer bestehenden Gutschrift hinzugefügt werden. Abbrechen erstellt keine Gutschrift.

Um nachträgliche eine Gutschrift zu erstellen, kann die Aktion Dienstleistung stornieren erneut über die Rechnung aufgerufen werden. Die Aktion erkennt die Projektplanzeile mit negativer Menge, die noch zu keinem Beleg gehört und bietet erneut an, eine Gutschrift zu erstellen. Alternativ kann die Aktion Dienstleistung stornieren auch direkt über die negative Projektplanzeile aufgerufen werden, um eine Gutschrift zu erstellen.