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Handhabung und Einkauf externer Ressourcen

DYCE Job Billing bietet im Zusammenhang von Projekten und Dienstleistungen die Möglichkeit, diese Dienstleistungen von Personen außerhalb des eigenen Unternehmens erbringen zu lassen. Der Einkauf dieser externen Ressourcen wird über eine Rahmenbestellung in Verbindung mit der entsprechend eingerichteten Ressource abgewickelt. In der Rahmenbestellung können ggf. projektspezifische Konditionen hinterlegt werden. Im folgenden Abschnitt wird ein beispielhafter Ablauf skizziert.

Grundsätzlicher Ablauf

  1. Die Ressource des externen Mitarbeiters wird mit dem entsprechenden Kreditor verknüpft. Hierfür wird in der Ressourcenkarte die Kreditorennummer eingetragen.
  2. Für den Kreditor, der im vorherigen Schritt mit der Ressource verknüpft wurde, wird eine Rahmenbestellung angelegt, wobei in der Zeile die Ressource, die voraussichtliche Bestellmenge, der EK-Preis und das Projekt (Projektbezug) erfasst wird. Die Rahmenbestellung kann bei Bedarf an den Kreditor (bzw. den externen Mitarbeiter / Freelancer) versendet werden.
  3. Entweder erfasst der externe Mitarbeiter seine Projektzeiten selbst (z.B. in der DYCE Web App) oder er sendet einen Leistungsnachweis am Ende des Monats. Im letzteren Fall müssen hier Projektnummer, Projektaufgabe, Menge, Datum und Rahmenbestellnummer enthalten sein. Auf Basis des Leistungsnachweises erstellt das Projektoffice entsprechende Zeiterfassungen (im Namen des externen Mitarbeiters).
  4. Bei der Eingabe der Zeiterfassung prüft das System, ob es für die Kombination aus Ressource und Projekt bereits eine Rahmenbestellungszeile gibt und trägt diese ein.
  5. Wenn der Projektleiter die Zeiterfassungen kontrolliert und freigibt, prüft das System automatisch, ob in allen Zeilen eine Rahmenbestellnummer eingetragen ist. Falls nein, kann eine Nummer eingetragen werden.
  6. Die Zeiterfassung wird gebucht und es entstehen Projektposten (Art Verbrauch). Gleichzeitig wird geprüft, ob für die externe Ressource eine entsprechende Zeile in einer Rahmenbestellung vorhanden ist. Im Projektposten wird der Bezug zu dieser Bestellzeile hergestellt.
  7. Über die Funktion Einkaufsbestellungen erstellen (u.a. über Verarbeiten in der Seite Projektabrechnung) wird die Bestellung zu der Rahmenbestellung generiert. Dabei werden die Zeiterfassungen der externen Ressource anhand des Projekts verdichtet. In der Zeiterfassungen wird Bestellnummer und die Bestellzeilennummer hinterlegt.
  8. Die Zeiterfassungen der internen und externen Mitarbeiter werden an den Kunden berechnet. Wenn der Verkauf-Projektposten erzeugt wird, wird (über die Verbindung des Verbrauch-Projektposten) dieser als Rückstellung notwendig gekennzeichnet. Allerdings nur, wenn die zugehörige Bestellzeile zu diesem Zeitpunkt noch nicht fakturiert ist.
  9. Für debitorische Erlöse von externen Mitarbeitern, für die noch keine Kosten gebucht wurden, müssen Rückstellungen gebildet werden. Hierfür durchläuft ein Job alle Bestellzeilen und prüft die zugehörigen Projektposten, ob hierfür Rückstellungen notwendig sind. Für diese Projektposten wird eine Zeile im Fibu-Buchblatt erstellt und gebucht. Mit der Buchung wird das Kennzeichen im Projektposten zurückgesetzt.
  10. Trifft dann die Eingangsrechnung des Kreditors ein, wird diese geprüft und gebucht. Wenn es zu diesem Zeitpunkt eine gebuchte Rückstellung gibt, dann wird diese mit einer entsprechenden Gegenbuchung aufgelöst. Wenn es zu diesem Zeitpunkt noch keine Rückstellung gibt, dann ist keine Änderung notwendig. Der tatsächliche EK-Preis wird im Verbrauch-Projektposten aktualisiert.
EK-Preis aus Rahmenbestellung

Der in der Bestellung verwendete Einkaufspreis entspricht dem Einkaufspreis aus der Rahmenbestellung. Beim Buchen von Zeiterfassungen für externe Ressourcen werden jeweils die Einstandspreise für die Verbrauch-Projektposten aus den EK-Preisen der Rahmenbestellzeile übertragen.

Hinweise auf Bestellungen und Rückstellungen

Im Rollencenter Projekt Administrator gibt es unter der Überschrift Einkaufsbestellungen die beiden Kacheln Notwendige Bestellungen und Notwendige Rückstellungen.
Wird eine Zeiterfassung für eine externe Ressource gebucht (für die eine entsprechende Rahmenbestellung gefunden wurde), zu der noch keine Bestellung existiert, wird dies in der Kachel Notwendige Bestellungen angezeigt. Ein Klick auf die Kachel öffnet die Übersicht der Datensätze in der gleichnamigen Seite. Die Bestellungen können über die Aktion Einkaufsbestellungen erstellen (Aktionsgruppe Prozess) erzeugt und anschließend gebucht werden (s. Punkt 6 im vorherigen Abschnitt). Alternativ können die Bestellungen auch über die gleichnamige Aktion in der Projektabrechnung erstellt werden.
Wurde eine Dienstleistung, die durch einen externen Mitarbeiter erbracht wurde, bereits an den Kunden fakturiert, bevor die Rechnung des Kreditors eingegangen ist, wird dies in der Kachel Notwendige Rückstellungen angezeigt. Ein Klick auf die Kachel öffnet die Übersicht der Datensätze in der gleichnamigen Seite. Die Rückstellungen können über die Aktion Rückstellungsbuchung Stapel starten (Aktionsgruppe Prozess) zunächst als Zeilen in einem Fibu-Buchblatt erstellt und anschließend gebucht werden (s. Punkt 8 im vorherigen Abschnitt).