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Ressourcen

Personen (Mitarbeiter und externe Dienstleister) werden als Ressourcen angelegt. Sie erbringen die Dienstleistungen. Der Nachweis über erbrachte Dienstleistungen erfolgt in Form von Zeiterfassungen, die die Ressourcen für ihre jeweiligen Aufgaben erstellen. Über DYCE Job Billing (Seite Projektabrechnung) werden diese Zeiterfassung geprüft und freigegeben. Anschließend erfolgt die Abrechnung der erbrachten Dienstleistungen.

Die Planung von Ressourcen (bspw. hinsichtlich konkreter Mitarbeitereinsätze) erfolgt außerhalb von DYCE Job Billing. Dies kann aber grundsätzlich in jedem anderen Tool erfolgen. Es können Stammdaten bzgl. Kapazität etc. dieser Mitarbeiter hinterlegt werden, damit sie ggf. in anderen Systemen weiterverarbeitet werden können.

Personenressourcen

Zeiterfassungen werden immer für eine konkrete Personenressource erstellt. Daher muss jeder Mitarbeiter, der Dienstleistungen erbringt, als Ressource (der Art Person) angelegt werden.

  • Das Feld Nr. wird i.d.R. manuell mit einer Kurzbezeichnung für die Person gefüllt (s.u.).
  • Im Feld Name werden Vorname und Familienname erfasst.
  • Als Art wird der Wert Person ausgewählt.
  • Im Feld Basiseinheitencode wird die Arbeitseinheit angeben, die als Grundlage für Buchungen verwendet wird. Über den Lookup gelangt man zu der entsprechenden Auswahl, i.d.R. wird für Personenressourcen die Basiseinheit Stunde verwendet.
  • Mithilfe des Feldes Res.-Gruppennr. werden Personen einer Ressourcengruppe bzw. einem Team zugeordnet. Das Feld kann für Planung und Auswertungen verwendet werden.
  • Gesperrt wird gesetzt, wenn die Ressource nicht mehr verwendet werden darf.
  • Handelt es sich bei einer Person um einen externen Dienstleister, muss im Feld Kreditorennr. des Inforegisters Fakturierung der zugehörige Kreditor angegeben werden.

Vorgaben für Personenressourcen

Personenressourcen sollten eine Kapazität erhalten. Sie setzt sich aus der Arbeitszeitvorlage und dem Basiskalender (der die arbeitsfreien Tage beinhaltet) zusammen. Mit den Personenressourcen Vorgaben (Aktion in Navigieren und in Zugehörig / Ressource) gibt es für die Pflege in DYCE Job Billing eine komfortable Möglichkeit. Der Aufruf der Aktion öffnet die gleichnamige Seite. Neben der Arbeitszeitvorlage und dem Basiskalender können hier auch die Kostenstelle und die Ressourcengruppe unter Angabe eines Gültigkeitsdatums vorgegeben werden. So ist es möglich, eine geplante Änderung bereits im Vorfeld zu erfassen. In der Ressourcenkarte werden mit dem Aufruf der Aktion Personenressourcen Vorgaben übernehmen die zum Arbeitsdatum gültigen Vorgaben übernommen und die Kapazität erzeugt.

Vorschlag zur Bezeichnung von Personenressourcen

Ein einheitliches Namenschema trägt zur allgemeinen Übersichtlichkeit bei. Nachfolgend daher ein Vorschlag für ein solches Schema für Personenressourcen. Dabei ist allerdings zu prüfen, wie viele Buchstaben benötigt werden, um einen eindeutigen Code zu geährleisten. So kann im gleichen Unternehmen sowohl ein Joseph Doe als auch eine Jane Doe arbeiten.
Aufbau: Ersten drei Buchstaben des Vornamens, anschließend der Nachname
Beispiel: John Doe ==> JOHDOE