Aufgaben

In der Seite Aufgaben werden alle Aufgaben, die der eigenen Ressource zugeordnet wurden angezeigt. Die Zuordnung wird in Business Central an Projektaufgaben gemacht.

Einrichtung

In der Seite Einrichtung im Administrationsbereich kann die Art und Weise, wie Aufgaben verwendet werden, gesteutert werden. Im Feld Aufgaben kann zwischen den drei Optionen Nie, Optional und Zwingend gewählt werden.

• Nie
  Die Seite Aufgaben wird nicht angezeigt. In den Lookups der Zeiterfassung kann nicht nach den zugeordneten Aufgaben gefiltert werden.
• Optional
  Die Seite Aufgaben wird angezeigt. In den Lookups der Zeiterfassung kann nach den zugeordneten Aufgaben gefiltert werden. Der Filter kann über das Aufgaben-Icon im Lookup der Zeiterfassung aktiviert und deaktiviert werden. Dies ermöglicht es dem Anwender seine Auswahl in der Zeiterfassung einzuschränken und wahlweise aus der gesamten Liste auszuwählen.
• Zwingend
  Bei dieser Auswahl werden alle Lookups in der Zeiterfassung auf die zugeordneten Aufgaben gefiltert. Der Filter kann nicht aufgehoben werden. So wird sichergestellt, dass der der Anwender nur Zeiterfassungen für Aufgaben, die ihm zugeordnet wurden, erstellen kann. Die Seite Aufgaben wird angezeigt.

Erstellen von Aufgaben

Aufgaben können nur in Business Central erstellt werden. Navigieren Sie dafür an eine Projektaufgabe mit eine Budget für Dienstleistungen in einem Projekt. Über den Assist Edit oder das Zeilenmenü kann mit der Aktion Zugeordnete Ressourcen die Seite Ressourcen zugeordnet aufgerufen werden. In der Seite werden alle Ressourcen und die Zeiträume angezeigt, für die sie auf die Projektaufgabe zugeordnet wurden. Damit eine Ressource zu einer Projektaufgabe zugeordnet werden kann, muss mindestens eine Projektplanzeile mit Zeilenart Budget und einer Abrechnungsart existieren. Die Abrechnungsart wird aus dem Artikel übernommen. Artikel die für die Dienstleistungen verwendet werden haben eine Abrechnungsart.
Tragen Sie folgende Werte ein, um eine Aufgabe für einen Anwender zu erstellen.

• Ressource Nr.
  Gibt die Ressource an, die geplant werden soll. Dieses Feld muss immer gefüllt sein.
• Name
  Zeigt den Namen der Ressource.
• Gepl. Startdatum
  Gibt das frühste Datum an, an dem die Ressource die Aufgabe ausführen wird.
• Geplante Enddatum
  Gibt das späteste Datum an, an dem die Ressource die Aufgabe ausführen wird.
• Projektnr.
  Zeigt die Projektnr., für das geplant wird. Das Projekt kann nicht geändert werden.
• Projektaufgaben
  Zeigt die Projektaufgabennr., für die geplant wird. Die Projektaufgabe kann nicht geändert werden.
• Projektplanzeilennr.
  Zeigt die Projektplanzeilennr., für die geplant wird. Gibt es mehr als eine Projektplanzeile, ist die Planung auf der Ebene potentiell sehr hilfreich.

Die Erstellung von Aufgaben in der Time Tracking App ist aktuell nicht möglich.

info

Doppelte Zuordnungen werden verhindert. Eine Ressource kann nicht zweimal für eine Projektaufgabe bzw. Projektplanzeile in dem genau gleichen Zeitraum geplant werden. Die Zuordnung in verschiedenen Zeiträumen ist natürlich möglich.

Lookups nach zugeordneten Aufgaben filtern

Die Lookups in der Zeiterfassung und den Vorlagen können nach zugeordneten Aufgaben gefiltert werden. Wird der Filter angewendet, sieht der Anwender ausschließlich Einträge, für die er zugeordnet ist. Die Zuordnung funktioniert aktuell auf Projektaufgaben und Projektplanzeilen.

Ist ein Anwender auf eine Projektaufgabe zugeordnet, wird ihm der passende Kunde, das Projekt sowie die Projektaufgabe in den Lookups angezeigt. Aus der Tätigkeit kann der Anwender frei auswählen. Damit hat er implizit die Auswahl aus allen Projektplanzeilen der Art Budget mit einer Abrechnungsart. Wurde der Anwender auf eine Projektplanzeile zugeordnet, ist er automatisch auch auf eine Projektaufgabe geplant. Zusätzlich zu dem Filter auf Kunde, Projekt und Projektaufgabe werden die Tätigkeiten gefiltert. Der Anwender kann nur aus den Tätigkeiten auswählen, die zu der Projektplanzeile gehören, zu der er zugeordnet ist.

Wenn der Filter als Optional eingerichtet ist, kann der Anwender den Filter aktvieren und deaktivieren. Die Einstellung wird gespeichert. Mit angewendetem Filter kann der Anwednder seine Auswahl merklich einschränken und so die Zeiterfassung erleichtern. Falls der Anwender eine Zeiterfassung für ein Projekt erstellen will, für das er nicht zugeordnet wurde, kann er den Filter einfach lösen.

Anzeige der Aufgaben

Ist die Ressource des Benutzer in Business Central in Ressourcen zugeordnet eingetragen und der Status der Projektaufgabe ist offen, wird die Zuordnung als Aufgaben in der Web App angezeigt.

Gruppierung und Sortierung

Die Aufgaben werden nach Projekt gruppiert. Für jedes Projekt werden alle Aufgaben angezeigt, die der eigenen Ressource zugeordnet und deren Projektaufgabe den Status Offen hat. Die Aufgaben werden je Projektnr. nach Startdatum sortiert. Die Gruppierung kann in der Benutzereinrichtung auf Kunde geändert werden. Mit dieser Gruppierung werden die Aufgaben je Kunde angezeigt und nach Projekt und dann Startdatum sortiert.

Ohne Datum

Das Feld steuert, ob Aufgaben ohne Start- und Endedatum angezeigt werden. Aufgaben, in denen ein Start-, Endedatum oder beides eingetragen ist werden von der Einstellung nicht beeinflusst.

Suche

In der Suche kann nach Kunde, Projektnummer, Projektbeschreibung und Projektaufgabe gesucht werden. Die Suche wird nicht gelöscht, wenn die Seite verlassen und wieder geöffnet werden. Dies ermöglicht es eine Zeiterfassungen zu erstellen und wieder in die Aufgagen zu wechseln, ohne die Suche neu eingeben zu müssen.

Geplantes Datum

Wird hier ein Datum eingegeben werden alle Aufgaben danach gefiltert. Dabei wird geprüft, ob sich das Geplante Datum innerhalb des Start- und Enddatums der Aufgabe befindet. Ist das Start- oder Enddatum nicht angegeben, wird das frühste bzw. späteste mögliche Datum angenommen. Fehlen sowohl Start- als auch Enddatum wird die Aufgabe ausgeschlossen. h kann als Tastenkürzel für das aktuelle Datum (heute) verwendet werden.

Beispiel

Aufgabe	Start- Enddatum
Aufgabe 1	01.12 - 31.12
Aufgabe 2	- 31.12
Aufgabe 3	01.12 -
Aufgabe 4	-

• Geplantes Datum: 01.12.2022
  Alle drei Aufgaben werden angezeigt.
• Geplantes Datum: 31.12.2022
  Alle drei Aufgaben werden angezeigt.
• Geplantes Datum: 01.11.2022
  Aufgabe 2 wird angezeigt.
• Geplantes Datum: 01.01.2023
  Aufgabe 3 wird angezeigt.
• Geplantes Datum: 08.12.2022
  Alle drei Aufgaben werden angezeigt.

Zeiterfassung erstellen

In jeder Aufgabe gibt es einen Button Neue Zeiterfassung. Bevor die Zeiterfassung erstellt werden kann muss ein Datum ausgewählt werden. In dem Dialog für die Datumsauswahl gibt zusätzlich ein Abrechen und Speichern Button sowie die Option Neue Zeiterfassung öffnen. Mit Speichern wird eine neue Zeiterfassung erstellt. Ist die Option Neue Zeiterfassung öffnen ausgewählt wird sofort in die Seite Zeiterfassungen gewechselt und die neue Zeiterfassung angezeigt.

info

Wird bei der Erstellung der Zeiterfassung in die Seite Zeiterfassungen gewechselt, gibt es die Möglichkeit an die gleiche Scrollposition in der Seite Aufgaben zurück zu wechseln. So kann nahtlos weitergearbeitet und weitere Zeiterfassungen aus den Aufgaben erstellt werden. Der Button Zurück oben neben dem Plus-Button, wechselt an die ursprüngliche Position in den Aufgaben.