Einrichtung von DYCE Smart Workflow Tool
Zur Bearbeitung eines Belegs (wie z.B. eines Verkaufsauftrags oder einer Bestellung) sind oft viele einzelne Prozessschritte notwendig, die zeitlich hintereinander erfolgen und unter Umständen auch den Einsatz unterschiedlicher Anwender erfordern. Um diese Schritte vorzugeben sowie deren Erledigung zu dokumentieren oder um einen Beleg an einen anderen Anwender zu übergeben, wird mit DYCE Smart Workflow Tool eine Funktionalität zur Prozessteuerung bereitgestellt.
Diese Prozessteuerung besteht im Wesentlichen aus einem Workflow bzw. Prozess, der pro Beleg bzw. Vorgang ausgewählt wird, den zugehörigen Prozessschritten, die über sogenannte Prozessstatus abgebildet werden, sowie eventuell über zusätzliche Funktionalitäten, die dem einzelnen Prozessstatus zugeordnet sind.
Definition eines Prozesses
Prozesse werden über Seite Prozesse eingerichtet, die an verschiedenen Stellen zur Verfügung steht. Nach Vergabe eines eindeutigen Codes und einer Beschreibung werden der Geltungsbereich, auf den der Prozess angewendet werden soll, festgelegt. Dies erfolgt durch die Auswahl der Tabelle im Feld Tabellenname und ggf. weiterer Filter, die sich kontextabhängig entweder über das Feld Filter existiert oder über die Aktion Filter bearbeiten definieren lassen.
Um die Anlage eines neuen Prozesses zu vereinfachen, können Prozessvorlagen definiert werden, in denen der Geltungsbereich (Tabelle und ggf. Filter) bereits vordefiniert werden können. Bei der Anlage eines neuen Prozesses kann eine passende Vorlage über die Aktion Neu aus Vorlage ausgewählt werden. Darüber hinaus kann ein bestehender Prozess inkl. der zugehörigen Prozessstatus mithilfe der Aktion Prozess kopieren dupliziert und anschließend angepasst werden.
Es kann sinnvoll sein, mehrere Prozesse für die gleiche Belegart (z.B. VK-Angebot) zu definieren, wenn sich diese in ihren Prozessschritten unterscheiden. So unterscheiden sich bspw. im Verkauf die standardmäßige Abwicklungen von Angeboten und Aufträgen typischerweise von jenen eines Projektgeschäfts. Damit dient der Prozesscode auch als Merkmal der Belegart, nach dem unterschieden und gefiltert werden kann.
Definition der zugehörigen Prozessstatus
Alle Schritte, die für einen Prozess erforderlich sein könnten, werden in der Seite Prozessstatus festgelegt, welche sich auf der Seite Prozesse über Aktion Status aufrufen lässt. Die Reihenfolge der definierten Prozessstatus bildet dann einen Workflow.
Über das Feld Anzahl Aktionen oder über die Aktion Status Aktionen lassen sich pro Status sog. Statusaktionen festlegen, die dann beim Setzen des Status ausgeführt werden. In der gleichnamigen Seite können mehrere Aktionen definiert werden. Zur Auswahl stehen über das Feld Art Reports, Codeunits und Business Events, die anhand der ID konkretisiert werden.
Definition des Pools aller Status
Alle benötigten Prozessstatus werden systemweit in der Seite Status festgelegt, die den Pool aller Prozessstatus bildet. Ein hier definierter Status kann für verschiedene Prozesse verwendet werden.
Es empfiehlt sich, die Codes der Status, die den typischen Prozessverlauf beschreiben, mit einem die Belegart kennzeichnenden Präfix und einer fortlaufenden Nummer zu definieren.
Business Events und externe Systeme
Es stehen 20 generische Business Events zur Auswahl. Business Events bieten einen Mechanismus, um Aktionen in externen Systemen aus Business Central heraus auszulösen. Dabei verursacht das Business Event nur indirekt Aktionen in anderen Systemen. Beim Setzen des Status wird das Business Event an alle Listener (Systeme) gesendet, die es abonniert haben. Alle Systeme, die die Berechtigung haben und das Business Event abonniert haben, können es beobachten und werden ausgelöst, wenn sie das Business Event wahrnehmen.
Wenn beispielsweise Status SO 001 das Business Event 1 DYCE SWT 01 verwendet und der Status SO 002 das Business Event 2 DYCE SWT 02 verwendet, werden beim Setzten des Status SO 002 alle externen Systeme ausgelöst, die auf 2 DYCE SWT 02 hören.
Power Automate
Power Automate ist perfekt dafür geeignet, Folgeaktionen nach dem Setzten eines Status zu veranlassen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt, weshalb die Dokumentation hier nur auf die initiale Einrichtung eingeht.
Erstellen Sie einen neuen Flow und verwenden Sie den Trigger Wenn ein Geschäftsereignis auftritt (V3). Stellen Sie sicher, dass Sie mit der richtigen Business Central Umgebung verbunden sind. Nach der Auswahl der Umgebung kann das Business Event, dass den Flow auslösen soll, als Ereignis eingetragen werden. Nach der Aktivierung des Flows wird dieser ausgelöst, sobald das Business Event durch einen Status in der Umgebung gesetzt wird.
Durch weitere Schritte wie Datensatz abrufen (V3) kann der Flow auf bestimmte Mandaten und Dokument Typen eingeschränkt werden. So können die Business Events in verschiedenen Mandanten und Belegen verschiedene Flows auslösen.
Zugriffsrechte
Im Lieferumfang der App sind drei Berechtigungssätze enthalten:
- DYCESWTALL (DYCE Smart Workflow Tool Alle)
Dieser Berechtigungssatz kann allen Anwendern zugeordnet werden. Er beinhaltet lediglich Leseberechtigungen für Prozesse und Status. - DYCESWTUSER (DYCE Smart Workflow Tool Alle)
Dieser Berechtigungssatz sollte allen Anwendern zugeordnet werden, die Prozessstatus setzen können sollen. - DYCESWTADMIN (DYCE Smart Workflow Tool Admin)
Dieser Berechtigungssatz ist auf Administratoren und Power User ausgelegt, die zusätzlich in der Lage sein sollen, die von anderen Benutzern gesetzten Status zurückzusetzen.
Weitere Informationen zu Berechtigungssätzen finden Sie in diesem Teil der Microsoft Dokumentation.