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Einrichtung der DYCE Web App

DYCE Time Tracking ist Teil der übergeordneten DYCE Web App, für die noch weitere Module geplant sind. Für DYCE Time Tracking gibt es eine Integration in Azure DevOps und die Jira Produkte von Atlassian.
In dieser Dokumentation werden Zeiterfassung und Web App synonym verwendet.

Einrichtung gültig für alle Benutzer​

Diese Einrichtungen gelten für alle Benutzer in dem Mandanten. Basierend auf der Einrichtung werden allen Benutzern weitere Felder in Lookups angezeigt oder die Auswahl in Lookups limitiert. Die Einrichtung kann in der Seite Einrichtung im Bereich Administration vorgenommen werden.

Verwendung von Aufgaben​

Im Feld Aufgaben kann zwischen den drei Optionen Nie, Optional und Zwingend gewählt werden.

  • Nie
    Die Seite Aufgaben wird in der Seitenleiste nicht angezeigt. In den Lookups der Zeiterfassung kann nicht nach den Aufgaben gefiltert werden, die der Ressource zugeordneten sind.
  • Optional
    Die Aufgaben werden in der Seitenleiste angezeigt. In den Lookups der Zeiterfassung kann nach den zugeordneten Aufgaben gefiltert werden. Der Filter kann über das Aufgaben-Icon im Lookup der Zeiterfassung aktiviert und deaktiviert werden. Dies ermöglicht es dem Anwender, seine Auswahl in der Zeiterfassung einzuschränken und wahlweise aus der gesamten Liste auszuwählen.
  • Zwingend
    Bei dieser Auswahl werden alle Lookups in der Zeiterfassung auf die zugeordneten Aufgaben gefiltert. Der Filter kann nicht aufgehoben werden. So wird sichergestellt, dass der Anwender nur Zeiterfassungen für Aufgaben erstellen kann, die ihm zugeordnet wurden. Die Aufgaben werden in der Seitenleiste angezeigt.

Projektaufgabennr. anzeigen​

Das Feld Projektaufgaben gibt an, ob die Nummern der Projektaufgaben im Lookup angezeigt werden.

Standardmäßig ist Projektaufgabennr. anzeigen deaktiviert. Ist ein Projekt in der Zeiterfassungsmaske eingetragen, werden die Einträge im Lookup der Projektaufgabe nach Beschreibung der Projektaufgabe sortiert. Ist kein Projekt eingetragen, werden die Einträge im Lookup der Projektaufgabe anhand der Projektnummer und der Beschreibung sortiert.

Wird Projektaufgabennr. anzeigen aktiviert, ändert sich die Anzeige und Sortierung im Lookup der Projektaufgabe. Es wird die Projektaufgabennr. an erster Position angezeigt. Die Einträge werden nach der Projektaufgabennr. sortiert. Die Nummer ist keine Zahl sondern ein sogenanntes Code-Feld in Business Central. Neben Zahlen können Buchstaben und Sonderzeichen in dem Feld eingetragen werden. Dementsprechend steht eine Projektaufgabe mit Nr. 1000 über einer Projektaufgabe mit der Nr. 200. Projektaufgaben mit einem Buchstaben am Anfang werden immer am Ende eingeordnet.

Tätigkeit als Pflichtfeld​

In einer Zeiterfassung müssen alle Pflichtfelder gefüllt sein, damit diese als vollständig gilt. Die Tätigkeit ist standardmäßig kein Pflichtfeld. Wird Tätigkeit erwartet aktiviert, werden neue Zeiterfassungen ohne Tätigkeit als unvollständig dargestellt.
Zeiterfassungen ohne Tätigkeiten können in Business Central weiterhin freigegeben, anschließend aber nicht mehr bearbeitet werden. Mit der Freigabe in Business Central werden Zeiterfassungen als vollständig markiert, unabhängig davon ob die Tätigkeit gefüllt ist oder nicht.

Wichtig

Die Änderung wird nur für neu erstellte Zeiterfassungen angewendet. Für alle bestehenden Zeiterfassungen wird die Änderung von Tätigkeit erwartet nicht angewendet.

Anwesenheit anzeigen​

Legt fest, ob die Seite Anwesenheit in DYCE Time Tracking angezeigt wird.

Authentifizierung​

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich bei DYCE Time Tracking zu authentifizieren: mit einem regulären Benutzer aus Ihrem Active Directory oder mit einem Client für die serivce-to-service Authentifizierung.

Benutzer​

Der Benutzer, der einen neuen DYCE Time Tracking Mandaten anlegt, wird automatisch als Benutzer mit der Rolle Admin angelegt. Alle anderen Benutzer müssen in der DYCE Web App je Mandant angelegt werden.
Die Anlage von Benutzern erfolgt in DYCE Time Tracking. Im Bereich Administration in der Seite Benutzer können Benutzer aus dem Azure Active Directory (AAD) dem Mandanten hinzugefügt werden. Über den großen PLUS-Button können die Benutzer ausgewählt werden, die hinzugefügt werden sollen. Benutzer müssen je Mandant angelegt werden.
Damit Benutzer Zugang zu den Bereichen Administration oder Zeiterfassung bekommen, müssen ihnen die entsprechenden Rollen zugewiesen werden.

Login​

Der Anwender muss sich je Browser und Gerät einmal anmelden. Die Anmeldung wird gespeichert und der Anwender automatisch beim nächsten Besuch angemeldet. Hat der Benutzer Zugang zu nur einem Bereich (Admin, Zeiterfassung), wird dieser geöffnet. Hat der Anwender Zugang zu mehreren Bereichen, muss er einen Bereich auswählen. Bei der Anmeldung wird der zuletzt verwendete Mandant und Umgebung verwendet. Beide sind im lokalem Speicher (Mandant = Company, Umgebung = Instanz) gespeichert. Gibt es die Umgebung nicht, weil z.B. die Umgebung aus dem lokalem Speicher gelöscht wurde, muss sich der Anwender erneut anmelden.

Clients​

Um einen Client zu erstellen, müssen Sie die Administrator Rolle haben. Öffnen Sie den Bereich Administration und navigieren Sie zur Seite Clients. Hier können Sie einen neuen Client anlegen oder bestehende Clients bearbeiten. Wählen Sie den Plus Button aus, um einen Client hinzuzufügen. Clients benötigen eine Ressource und Rollen wie Benutzer. Um sich mit einem Client zu authentifizieren, fügen Sie den Key, das Sie in der Übersicht erhalten (Client Key), in den Authorization Header Ihrer HTTP-Anfragen ein. Ihre Anfragen benötigen außerdem einen X-Instance- und X-Company-Header mit Ihrer Umgebung.

Authorization: 'Bearer <TOKEN>'
X-Instance: 'Sandbox'
X-Company: 'CRONUS DE'

Rollen und Berechtigungen​

In DYCE Time Tracking können Berechtigungen über Rollen zugeordnet werden. Je nach Rolle sind verschiedene Bereiche ein- oder ausgeblendet. Rollen müssen genau wie Benutzer je Mandant hinterlegt werden. Für die vereinfachte Zuweisung von Rollen können mehrere Benutzer ausgewählt und die gewünschten Rollen zugewiesen werden.
Um eine Rolle zuzuweisen, müssen ein oder mehrere Benutzer markiert sein und die Bearbeitung der Benutzerrollen (Stift oben rechts) ausgewählt werden. In dem folgenden Dialog können Rollen für die markierten Benutzer zugewiesen oder auch entzogen werden.

Admin​

Für Benutzer mit der Rolle Admin ist der Bereich Administration sichtbar. Sie können alle Einrichtungen uneingeschränkt vornehmen. Derjenige Benutzer, der den Mandanten angelegt hat, bekommt automatisch die Rolle Admin zugewiesen.

Admin

Ein Benutzer mit der Rolle Admin kann sich diese nicht selbst entziehen oder den eigenen Benutzer löschen.

Zeiterfassung​

Benutzer, die die Zeiterfassung nutzen möchten, benötigen die Rolle Zeiterfassung. Ohne diese Rolle ist der Bereich Zeiterfassung für den Benutzer nicht sichtbar. Neben der Rolle muss dem Benutzer eine Ressource zugeordnet sein. Ressourcen werden in Business Central angelegt und verwaltet. Mit der zugewiesenen Ressource werden die Zeiterfassungen des Benutzers in Business Central angelegt. Die Ressource kann in der DYCE Web App in der Seite Benutzer zugewiesen werden.

Alle für eine Ressource erstellten Zeiterfassungen sind für die Benutzer sichtbar, denen diese Ressource zugewiesen ist. Daher sollte jedem Benutzer eine separate Ressource zugewiesen werden.

Benutzer und Ressourcen

Benutzer ohne Ressource erhalten keinen Zugang zur Zeiterfassung! Haben zwei Benutzer die gleiche Ressource, sehen sie auch die Zeiterfassungen des jeweils anderen. Es gibt keine Möglichkeit die Zeiterfassungen dieser Benutzer zu unterscheiden.

Status der Synchronisation​

In der Seite Synchronisation kann der Status der Synchronisation und der zugehörige Mandant in Business Central eingesehen werden.
Die Ampel zeigt den Status auf einen Blick an. Grün bedeutet, dass alles wie gewünscht funktioniert. Blau wird bei einem ausgelassenem Heartbeat angezeigt. Ist die Ampel gelb gibt es mindestens einen Datensatz, der nicht verarbeitet werden konnte. Zeigt die Ampel rot an, kann die Synchronisation nicht erreicht werden. Unverarbeitete und nicht gesendeten Daten können direkt geöffnet werden.

Anzeige des Exchange-Kalenders​

Auf der Seite Kalender wird der Exchange-Kalender des angemeldeten Benutzers angezeigt, sofern dieser die Leseberechtigung erteilt hat. Beim ersten Öffnen des Kalenders in der Time Tracking App wird jeder Benutzer nach der Leseberechtigung für den Exchange-Kalender gefragt. Erteilt der Benutzer die Berechtigung, werden alle Termine aus dem Exchange-Kalender in der Zeiterfassung angezeigt und können für die Zeiterfassung verwendet werden. Die Termine werden nicht in der Zeiterfassung gespeichert und können dort nicht bearbeitet werden.
Die Berechtigung kann auch nachträglich in den Einstellungen im Reiter Zeiterfassung erteilt werden. Die Berechtigung kann nicht entzogen werden. Alternativ kann ein Administrator die Leseberechtigung für die gesamte Organisation vergeben. In diesem Fall werden die einzelnen Benutzer nicht mehr gefragt.

DYCE Mandant / Umgebung löschen​

Zum löschen einer Umgebung oder eines Mandanten senden Sie bitte folgende Informationen an support@dyce.cloud.

  • Tennant Id
  • Name der Umgebung
  • Mandantencode
  • E Mail vom Admin (für Rückfragen)