Textvorlagen
Neben der manuellen Erfassung von Langtexten in der Verkaufszeile und der Hinterlegung Erweiterter Beschreibungen in den Stammdaten (für Artikel, Katalogartikel und Ressourcen) können Textvorlagen auch frei definiert werden. Auch lassen sie sich als automatische Vorschläge für Vor- und Nachtexte in Verkaufsbelegen verwenden. Textvorlagen beinhalten bereits formatierten Text, der bei Bedarf angepasst oder erweitert werden kann.
Textvorlagen erstellen und bearbeiten
In der Seite Textvorlagen können diese erstellt und angepasst und deren Verwendung durch Festlegung von Filtern gesteuert werden. Der Bereich dient bei Anlage als Vorgabe für den Einsatzbereich der Textvorlagen, da hierüber die Tabellen-ID und ggf. Tabellenfilter vorbelegt werden. Grundsätzlich sind die Bereiche Verkauf, Verkaufsangebot, Verkaufsauftrag, Artikel, Ressource, Katalogartikel und Benutzerdefiniert vorgesehen, wobei die Stammdaten-bezogenen Bereiche Artikel, Ressource und Katalogartikel standardmäßig ausgeblendet sind. Bei der Auswahl einer Vorlage wird je nach Kontext automatisch auf die Tabellen-ID gefiltert.
Zusätzlich zu der Tabellen-ID kann die Verwendung der Textvorlage über Tabellenfilter eingeschränkt werden. Dazu wird über die Aktion Filter eine zu der Tabelle passende Filterseite geöffnet, in der die gewünschten Tabellenfilter festgelegt werden.
Über die Aktion Inhalte wird auf den eigentlichen Inhalt einer Textvorlage zugegriffen. Dieser kann aus mehreren Texten bestehen, bspw. um mehrere Sprachen abzubilden. Zusätzlich kann hier ein Gültigkeitszeitraum (über Startdatum und Enddatum) eines Inhalts festgelegt werden. Inhalte können auch über das Feld Anzahl Inhalte in der Seite Textvorlagen geöffnet werden.
Der Gültigkeitszeitraum eines Inhalts ist optional. Wird hier nichts angegeben, unterliegt er keiner zeitlichen Beschränkung. Dagegen können aber auch mehrere Gültigkeitszeiträume definiert werden, z.B. für unterschiedliche Inhalte der gleichen Textvorlage zu bestimmten Zeiträumen.
Mit Aktion Text bearbeiten wird der jeweilige Text erfasst oder bearbeitet. Dies erfolgt mithilfe des Editors aus DYCE Happy Texts.
Die Angabe eines Sprachcodes für den Inhalt einer Textvorlage ist nur dann erforderlich, wenn ein Inhalt nur für eine spezifische Sprache erfasst werden bzw. gültig sein soll. Wird kein Sprachcode angegeben, ist der Inhalt für alle Sprachen gültig.
Auswahl einer Textvorlage
Bei der manuellen Auswahl passender Vorlagen durch den Anwender werden neben der Tabellen-ID auch weitere Tabellenfilter berücksichtigt, die für die Textvorlagen definiert sind. Werden nach Anwendung dieser Filter mehrere Textvorlagen gefunden, werden diese in der Reihenfolge des Codes der Textvorlage angezeigt.
Verwendung von Platzhaltern
Platzhalter können grundsätzlich in allen Textvorlagen verwendet werden. Allerdings sind manche Stelle prädestinierter als andere, bspw. der Vortext eines Verkaufsangebots oder -auftrags. Sie stehen stellvertretend für Textinhalte, die in einem der nachfolgenden Schritte substituiert werden (s. Zeitpunkt der Substitution):
- Der Platzhalter wird ersetzt, sobald die Textvorlage angewendet wird.
- Der Platzhalter wird bei der Ausgabe (z.B. Druck/PDF) ersetzt.
Platzhalter können eine automatische Nummerierung steuern bzw. Funktionen aufrufen, die Textinhalte generieren. Darüber hinaus können sie Systemvariablen (wie das aktuelle Datum oder User-ID) oder auch Referenzen auf Felder aus dem aktuellen Datensatz oder aus einer darauf referenzierenden Tabelle wiedergegeben. Referenzen auf Felder dürfen dabei durchaus komplex ausfallen. So kann bspw. bei einem Aufruf aus dem Verkaufskopf anhand des dort zugeordneten Verkäufercodes dessen E-Mail-Adresse referenziert werden.
Zeitpunkt der Substitution
Ob die Substitution eines Platzhalters bei Aufruf einer Textvorlage oder erst bei der Ausgabe des Texts erfolgt, wird durch den Gebrauch von geschweiften bzw. eckigen Klammern gesteuert.
- Platzhalter in geschweiften Klammern
Platzhalter in geschweiften Klammern (z.B. {TIME}) werden typischerweise nur in Textvorlagen (vor-)definiert. Wird die Vorlage verwendet, z.B. automatisch als Vortext eingefügt, werden derartige Platzhalter sofort substituiert. Der Platzhalter wird also beim Einfügen der Vorlage durch den tatsächlichen Inhalt ersetzt. - Platzhaltern in eckigen Klammern
Inhalte von Platzhaltern in eckigen Klammern (z.B. [TIME]) werden erst zum Zeitpunkt der Ausgabe ermittelt, so dass der dann aktuelle Wert ausgegeben wird.
Im Vortext eines Angebots sollen Felder referenziert werden. Die aktuelle Tabelle ist demnach der Verkaufskopf (Tabelle 36).
- Beispiel 1: {@152} gibt das Datum aus, wie lange das Angebot gültig ist (Feld Gültig bis-Datum für Angebot)
- Beispiel 2: {@2} gibt die Nummer des Debitors aus, der die Produkte erhält (Feld Debitorennr. bzw. Verk. an Deb.-Nr.)
Variablen als Platzhalter
Als Variablen für Platzhalter können Systemvariablen sowie der Stern (Asterisk) verwendet werden. Der Platzhalter {*} stößt dabei eine automatische Nummerierung an. Darüber hinaus werden nachfolgende Systemvariablen substituiert:
| Systemvariable | ermittelt wird als |
|---|---|
| * | nicht nummererierte Auflistung |
| TODAY | Aktuelles Systemdatum |
| TIME | Aktuelle Systemzeit |
| WORKDATE | das vom Benutzer eingestellte Arbeitsdatum |
| CURRENTDATETIME | Aktuelles Systemdatum/-uhrzeit |
| USERID | User-ID des angemeldeten Benutzers |
| COMPANYNAME | Name des Mandanten |
Referenz auf das Feld einer anderen Tabelle
Mit einer Referenz können auch, ausgehend von dem aktuellen Datensatz, Daten aus einem Feld einer anderen Tabelle geholt werden. Um den Datensatz in der Zieltabelle eindeutig zu definieren, wird u.a. dessen Primärschlüssel benötigt. Der Ausdruck besteht aus drei Abschnitten: Zuerst wird auf die entfernte Tabelle verwiesen, gefolgt von dem zurückzugebenden Feld und dem Primärschlüssel dieser Tabelle.
Schematischer Aufbau: {<@remote_table>;<field_in_remote_table>{<@primary_key_of_remote_table>}}
| String | Erläuterung |
|---|---|
| remote_table | die Nummer der Tabelle, die anhand der Seitenüberprüfung ermittelt werden kann, Angabe mit führendem @ |
| field_in_remote_table | die Feldnummer, die anhand der Seitenüberprüfung ermittelt werden kann, Angabe ohne führendes @ |
| primary_key_of_remote_table | der Primärschlüssel der referenzierten Tabelle, Angabe mit führendem @ |
Hinweis: Setzt der Schlüssel sich aus mehreren Feldern zusammen, werden diese durch Kommata getrennt aufgelistet.
Im Vortext eines Angebots sollen Felder referenziert werden. Die aktuelle Tabelle ist demnach der Verkaufskopf (Tabelle 36).
- Beispiel 1: Telefonnummer des Verkäufers ausgeben
Exemplarisch: [<@SalesPerson/Purchaser>;<Phone No.>;[@<Code>]]
Tatsächlich: [@13;5053;[@43]]
Ausgehend von der Tabelle Verkaufskopf (Tabelle 36), Feld Verkäufercode (Feld 43) wird die Telefonnr. (Feld 5053) aus der Tabelle Verkäufer/Einkäufer (Tabelle 13) ermittelt.
Hinweis: Die Telefonnummer wird erst bei der Ausgabe ersetzt. - Beispiel 2: Name des Rechnungsempfängers holen
Exemplarisch: {<@Customer>;<Name>;{@<Bill-to Customer No.>}}
Tatsächlich: {@18;2;{@4}}
Der Name des Rechnungsempfängers wird aus dem Feld Name (Feld 2) des Debitors (Tabelle 18) geholt. Der Primärschlüssel, unter dem der Debitor gefunden wird, wird aus Feld Rech. an Deb.-Nr. (Feld 4) des aktuellen Datensatzes der Tabelle Verkaufskopf (Tabelle 36) ermittelt.
Hinweis: Der Rechnungsempfänger wird direkt beim Anwenden der Textvorlage ersetzt.
Funktionen als Platzhalter
Auch Funktionen können als Platzhalter verwendet werden. Der Rückgabewert der Funktion wird dann als Text eingefügt. Auf die folgende Weise können Funktionen als Platzhalter angegeben werden: {#FUNKTIONSNAME(PARAMETER 1,PARAMETER 2,...)}
| String | Erläuterung |
|---|---|
| FUNKTIONSNAME | Name der gewünschten Funktion |
| PARAMETER | die für die Ausführung der Funktion erforderlichen Parameter |
Achtung: Zwischen der Auflistung der Parameter darf kein Leerzeichen sein!
Aktuell steht lediglich die Funktion für die Ersetzung der Anrede zur Verfügung. Die Funktion #ContactSalutation(Kontaktnummer,Typ) dient der Ermittlung der Anrede bspw. eines Kontakts. Der Parameter Kontaktnummer referenziert den gewünschten Kontakt für die Anrede, während der Parameter Typ die Festlegung der Art der Anrede steuert. Hierfür sind die Werte For, Inf und Int für formelle, informelle und interne Anreden erlaubt.
In allen Beispielen wird als aktuelle Tabelle der Verkaufskopf (Tabelle 36) zugrunde gelegt.
- Beispiel 1: {#ContactSalutation({@5052},For)}
Die Funktion ermittelt die formelle Anrede für Verk. an Kontaktnr. (Feld 5052) aus dem aktuellen Datensatz. Bitte stellen Sie sicher, dass für den im Kontakt verwendeten Sprachcode eine formelle Anrede existiert. Andernfalls kann in den Belegen keine formelle Anrede gefunden werden und es kommt zu einem Fehler. - Beispiel 2: {#ContactSalutation({@5052},Inf)}
Dieser Funktionsaufruf gibt die informelle Anrede zurück. Bitte stellen Sie sicher, dass für den im Kontakt verwendeten Sprachcode eine informelle Anrede existiert. Andernfalls kann in den Belegen keine informelle Anrede gefunden werden und es kommt zu einem Fehler.