Notwendige Vorbereitungen
Die DYCE Time Tracking Erweiterung für Jira funktioniert nur, wenn Time Tracking vollständig eingerichtet ist. Dazu gehört die Erstellung von mindestens einer Umgebung bzw. Mandant. Die notwendigen Schritte sind in folgenden Abschnitten beschrieben:
Ist DYCE Time Tracking vollständig eingerichtet, kann die Jira Erweiterung installiert und eingerichtet werden.
Da Jira Software und Jira Work Management sich bzgl. der DYCE Time Tracking Erweiterung sehr ähnlich verhalten, Jira Work Management aber gleichzeitig weniger verbreitet ist, sind im weiteren Verlauf der Dokumentation immer beide Tools gemeint, wenn von Jira Software die Rede ist.
Installation
Installieren Sie die Erweiterung über den Atlassian Marketplace in Ihrer Organisation. Nach Abschluss der Installation steht DYCE Time Tracking grundsätzlich zur Verfügung. Bevor die Extension zur Zeiterfassung genutzt werden kann, muss sie in den globalen Einstellungen allerdings dafür festgelegt sein. Der Zeitpunkt dieser Umstellung ist beliebig, da die weiteren Einrichtungen von DYCE Time Tracking nicht davon abhängen.
Zur Festlegung, welche Zeiterfassung genutzt werden soll, öffnen Sie die Einstellungen (Verwaltungssymbol, Zahnrad) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Vorgänge. In der sich öffnenden Seite finden Sie links im Menü den Punkt Zeiterfassung (unter Vorgangsfunktionen). Wählen Sie als Zeiterfassungsanbieter DYCE Time Tracking. Prüfen und ändern Sie ggf. die übrigen Vorgaben unter dem Absatz Einstellungen für die globale Zeiterfassung, bevor Sie die weiteren Einrichtungen von DYCE Time Tracking aufrufen. Diese befindet sich je nach Jira-Produkt (Service Management oder Software) an etwas unterschiedlichen Stellen. In Service Management wird die Seite im Projekt über Projekteinstellungen/DYCE Zeiterfassung geöffnet, in Software über Projekteinstellungen/Apps/DYCE Zeiterfassung. Um Zugang zu dieser Seite zu haben und sie editieren zu können, müssen Sie die erforderlichen Berechtigungen (Admin-Rolle) in Jira und die Rolle Admin in DYCE Time Tracking innehaben.
Wenn das Time Tracking Addin nicht angezeigt wird, müssen Pop-ups zugelassen werden.
Unterschiedliche Projektstrukturen in Service Management und Software
Projekte sind sowohl in Jira Service Management als auch in Jira Software vorhanden, allerdings verhalten sie sich im Detail etwas unterschiedlich.
Ist das Service Portal aus Jira Service Management im Einsatz,
können die Tickets aller Accounts (=Kunden-Logins) zum gleichen Projekt erstellt werden, oder getrennt zu jeweils einem Kundenprojekt. Um beide Szenarien abzubilden, läuft das Mapping hier über den Kunden selber. Gleichzeitig kennt Jira Service Management das Prinzip eines Kunden. Eine Vorbelegung von Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit für die Zeiterfassung kann daher innerhalb eines (Service-)Projekts pro Kunde erfolgen.
Jira Software kennt das Prinzip eines Kunden hingegen nicht. Die Vorbelegung bzgl. der Zeiterfassung kann daher nur pro (Kunden-)Projekt erfolgen. Daher empfehlen wir, für jeden Kunden ein separates Projekt anzulegen und hier die Vorbelegung vorzunehmen.
Vorbelegung der Zeiterfassung
Die Vorbelegung für die Zeiterfassung erfolgt in Jira Service Management pro Kunde, in Jira Software pro Projekt.
Jira Software
Wählen sie in den Projekteinstellungen in Jira Software unter Apps/DYCE Zeiterfassung, im Bereich Mandanten-Zuordnung den Mandanten aus, zu dem die Zeiterfassungen für dieses Projekt erfolgen sollen. In dem Auswahlfeld sind alle verfügbaren Mandanten nach Umgebung gruppiert aufgelistet.
Über das Register Projekt-Zuordnung können Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit vorbelegt werden. Es müssen nicht immer alle Felder vorbelegt werden.
Jira Service Management
Wählen sie in den Projekteinstellungen in Jira Service Management für DYCE Zeiterfassung im Bereich Mandanten-Zuordnung den Mandanten aus, zu dem die Zeiterfassungen für dieses Projekt erfolgen sollen. In dem Auswahlfeld sind alle verfügbaren Mandanten nach Umgebung gruppiert aufgelistet.
Das Register Kunden-Zuordnung zeigt alle Kunden (gruppiert anhand der Domain der Logins) an. Der angezeigte Name, der über die Domain vorbelegt wird, kann individuell geändert werden. Pro Kunde können hier Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit vorbelegt werden. Es müssen nicht immer alle Felder vorbelegt werden.
Neben den Vorbelegungen für Kunden kann auch eine Vorbelegung für interne Zwecke gemacht werden. Wird Jira intern eingesetzt, kann analog zu Kunden, eine Vorbelegung angelegt werden. Die Vorbelegung wird im selben Bereich angezeigt, wenn Intern anzeigen auf JA gesetzt wird. Ob es sich um ein internes Issue handelt kann über die Domain festgestellt werden. Logt sich der Mitarbeiter, der das Issue erstellt, mit der gleichen Domain ein, die für Jira verwendet wird, ist es ein interner Mitarbeiter und das Issue läuft auf die interne Zuordnung (wenn vorhanden).
Die Auswahl bestimmt, in welchen Mandanten die Zeiterfassungen synchronisiert werden. Wird der Mandant nachträglich geändert, bleiben alle Zeiterfassungen unverändert und werden nicht dem neuen Mandanten zugeordnet.
Die Zuordnung auf Kunde, Projekt, Projektaufgabe und Tätigkeit ist für den neuen Mandanten nicht gültig und muss neu angelegt werden.
WebHook erstellen
Die Aktion Erstellen im Bereich DYCE Time Tracking Integration öffnet einen Dialog. In diesem Dialog muss ein gültiger Client Key eingetragen werden. Der Key kann in der Ansicht Clients im Administrationsbereich der Web App erstellt werden. Der Link aus dem Dialog führt direkt zu dem entsprechenden Mandanten. Der Client Key benötigt weder eine Rolle noch eine Ressource. Auch wird in diesem Fall empfohlen, auf die Angabe eines Ablaufdatums zu verzichten. Es wird ein WebHook erstellt, der auf die folgenden Ereignisse reagiert:
- Create Issue synchronisiert neu erstellte Issues.
- Update Issue synchronisiert Änderungen der Issues.
- Delete Issue löscht das Issue im DYCE Backend und Dynamics 365 Business Central.
Bitte überprüfen Sie den Mandanten, bevor Sie einen Client Key erstellen. Der Schlüssel funktioniert nur, wenn das Jira Projekt mit demselben Mandanten verknüpft ist.
Nach der Änderung des Mandanten muss der WebHook neu erstellt werden. Bitte gehen Sie in die Web App und erstellen einen Client Key in dem Mandanten. Verwenden Sie diesen Key für die Erstellung des WebHooks.
Benutzer und Anmeldung
Über die Web App muss dem Benutzer sowohl die Rolle Time Recording als auch eine Ressource zugewiesen werden.