Renouvellement de souscription
Dans les secteurs orientés services, la satisfaction durable des clients repose notamment sur la capacité à surveiller et à prolonger les accords de service au-delà de la vente initiale. Avec DYCE Managed Service Providers, les utilisateurs créent souvent des souscriptions telles que des extensions de garantie ou des souscriptions à durée de souscription fixe, chacune avec une période de validité définie. Avec le temps, il devient nécessaire de suivre ces accords de service de manière centralisée, en particulier à l'approche de leur expiration. Sans aperçu dédié, les utilisateurs risquent de manquer des opportunités de renouvellement, ce qui entraîne une perte de chiffre d'affaires ou une baisse de la satisfaction client.
Pour y remédier, une page dédiée répertorie toutes les souscriptions concernées avec leurs principales informations de validité. Cet aperçu permet de lancer directement des actions pour proposer des renouvellements, ce qui garantit un processus de renouvellement fluide et une meilleure fidélisation des clients.
Fonctionnement des renouvellements de souscription
La page Renouvellement de souscription fournit une vue de liste dédiée, basée sur la table des lignes de souscription, qui affiche toutes les informations nécessaires pour suivre les lignes arrivant à expiration et effectuer des actions de suivi telles que des renouvellements.
Elle permet de filtrer, de sélectionner et de prolonger directement des lignes de souscription, ce qui soutient les activités de service après-vente proactives. Pour améliorer ce processus, DYCE Cockpit apporte des améliorations aux tableaux de bord. Ce complément permet de surveiller la validité des lignes de souscription marquées comme Extension de garantie ou Durée de souscription fixe. Ces lignes peuvent être facilement filtrées directement sur des champs clés (par ex. Date de fin de la ligne de souscription, Extension de garantie ou Durée de souscription fixe), ou même utilisées comme volet dans DYCE Cockpit. La page offre ainsi une vue centralisée des Extensions de garantie et des Durées de souscription fixes arrivant à expiration, ce qui aide à suivre les souscriptions qui expirent et à lancer les actions de suivi appropriées.
La page Renouvellement de souscription affiche une liste de lignes de souscription qui permet de filtrer et de gérer efficacement les renouvellements. Les champs suivants sont disponibles sur la page :
- Traitement indique l'étape actuelle du processus de vente pour la ligne de souscription. Le champ peut être vide si aucune action de suivi n'a été effectuée. Si un devis vente a été généré, le statut est défini sur Devis vente créé. Une fois ce devis converti en commande vente, le statut passe à Devis vente traité. Si la souscription n'est pas prolongée, le statut devient Résilié / Non prolongé.
- N° de souscription indique le numéro unique de la souscription, tandis que Description de la souscription et Description de la ligne de souscription fournissent des informations sur la souscription et la ligne de souscription.
- Date de début de la ligne de souscription et Date de fin définissent la période de validité de la ligne de souscription.
- Le champ Date de la prochaine facturation affiche la prochaine date de facturation possible.
- Quantité et Montant reflètent la quantité de la souscription et le montant total (remise incluse) de la ligne de souscription.
- Nom du partenaire désigne le partenaire utilisateur final qui reçoit le service et qui est facturé.
- Article pour extension de garantie définit l'article utilisé pour générer une ligne de souscription supplémentaire à des fins d'extension de garantie. Ce champ est généralement vide par défaut et ne peut pas être sélectionné pour Durée de souscription fixe.
- N° devis vente affiche le numéro du devis vente associé, créé dans le cadre du processus de renouvellement.
En outre, les champs N° article, Rythme de facturation, Prix et % remise sont disponibles sur la page, mais masqués par défaut.
Sur la page Renouvellement de souscription, deux actions principales sont disponibles pour soutenir le processus de renouvellement des lignes de souscription arrivant à expiration :
- Lorsque Créer un devis vente est sélectionné, une boîte de dialogue invite l'utilisateur à choisir entre la création d'un nouveau devis vente et l'ajout de la ligne de souscription à un devis existant. Les devis vente existants sont filtrés sur l'Utilisateur final défini dans la souscription.
- L'action Annuler définit le champ Traitement sur Résilié / Non prolongé, ce qui indique que la ligne de souscription ne sera pas prolongée. Cette action ne peut être exécutée que si aucun devis vente n'a été créé ou traité pour la ligne de souscription sélectionnée, c'est-à-dire si le champ Traitement n'est défini ni sur Devis vente créé ni sur Devis vente traité.
Ces actions ne peuvent être exécutées pour plusieurs enregistrements que si toutes les lignes de souscription sélectionnées sont marquées comme Durée de souscription fixe. Les sélections mixtes ou les lignes marquées comme Extension de garantie ne sont pas prises en charge ; l'action est alors désactivée.
Renouvellement - Extension de garantie
Lorsque l'action Créer un devis vente est déclenchée pour des lignes marquées comme Extension de garantie, le système crée un nouveau devis vente ou ajoute les lignes à un devis existant, selon l'option sélectionnée dans la boîte de dialogue.
Dans les deux cas, les champs Type et N° de la ligne de devis vente sont définis sur Souscription et sur le N° de souscription correspondant de la ligne sélectionnée sur la page Renouvellement de souscription. Le client du devis vente est déterminé à partir de l'Utilisateur final défini dans la souscription. Lors de l'ajout d'une ligne à un devis vente existant, seuls les devis du même utilisateur final peuvent être sélectionnés.
Lorsque le champ Article pour extension de garantie est renseigné sur la ligne Renouvellement de souscription, deux lignes sont ajoutées au devis vente :
- La première ligne concerne la souscription, avec Type défini sur Souscription et N° défini sur le N° de souscription correspondant.
- La deuxième ligne concerne l'article d'extension de garantie indiqué sur la page Renouvellement de souscription, avec Type défini sur Article et N° issu du champ Article pour extension de garantie.
Une fois les deux lignes ajoutées, l'Assistant d'extension de garantie est déclenché automatiquement. Le champ Traitement de la ligne Renouvellement de souscription est ensuite défini sur Devis vente créé. Lorsque le devis vente est converti en commande vente, le champ Traitement passe à Devis vente traité. Une fois la commande vente validée ou expédiée, une nouvelle ligne de souscription est créée pour prolonger la souscription actuelle.
L'utilisation de l'Assistant d'extension de garantie et le processus associé sont décrits plus en détail ici.
Si l'Article pour extension de garantie n'est pas sélectionné sur la page Renouvellement de souscription, une seule ligne est ajoutée au devis vente.
Renouvellement - Durée de souscription fixe
Lorsque l'action Créer un devis vente est déclenchée pour une ou plusieurs lignes marquées comme Durée de souscription fixe, le système crée un nouveau devis vente ou ajoute les lignes à un devis existant, selon l'option sélectionnée dans la boîte de dialogue.
Dans les deux cas, le champ Type de la ligne de devis vente est défini sur Article et le champ N° est renseigné avec le N° article de la souscription associée sélectionnée sur la page Renouvellement de souscription.
Le système vérifie l'en-tête de la souscription et utilise les informations de l'Utilisateur final soit comme client du devis vente, soit pour filtrer les devis existants. Le N° article défini dans la souscription est utilisé pour renseigner la ligne de devis vente. Une fois la commande vente validée ou expédiée, une nouvelle souscription est créée avec les lignes correspondantes.
L'utilisation de la Durée de souscription fixe et le processus associé sont décrits plus en détail ici.