Subscription Renewal

In dienstleistungsorientierten Branchen hängt die langfristige Kundenzufriedenheit unter anderem von der Fähigkeit ab, Serviceverträge über den Erstverkauf hinaus zu überwachen und zu verlängern. Mit DYCE Managed Service Providers erstellen Nutzer häufig Abonnements wie Garantieerweiterungen oder mit festen Abonnementlaufzeiten, jeweils mit definierten Gültigkeitszeiträumen. Im Laufe der Zeit entsteht der Bedarf, diese Verträge zentral zu verfolgen, insbesondere wenn sie sich dem Ablaufdatum nähern. Ohne eine spezielle Übersicht riskieren Benutzer, Verlängerungsmöglichkeiten zu verpassen, was zu Umsatzverlusten oder einer verminderten Kundenzufriedenheit führen kann.

Um dies zu unterstützen, wird eine spezielle Seite bereitgestellt, auf der alle relevanten Abonnements mit den wichtigsten Gültigkeitsdetails aufgelistet sind. Diese Übersicht ermöglicht es Benutzern, direkt Maßnahmen zur Verlängerung einzuleiten, wodurch ein optimierter Prozess und eine verbesserte Kundenbindung gewährleistet werden.

So funktionieren Subscription Renewals

Die Seite Subscription Renewal bietet eine spezielle Listenansicht auf Basis der Tabelle Abonnementzeilen, in der alle relevanten Informationen angezeigt werden, die zur Verfolgung auslaufender Zeilen und zur Durchführung von Folgeaktionen wie Verlängerungen erforderlich sind.

Sie ermöglicht es Benutzern, Abonnementzeilen direkt zu filtern, auszuwählen und zu verlängern, und unterstützt so proaktive Nachverkauf-Aktivitäten. Um diesen Prozess zu verbessern, bietet DYCE Cockpit Erweiterungen für die Dashboards bzw. Rollenzentren. Mit diesem Addon können Benutzer die Gültigkeit von Abonnementzeilen überwachen, die als Garantieerweiterung oder feste Abonnementlaufzeit gekennzeichnet sind. Benutzer können diese Zeilen ganz einfach direkt anhand von Schlüsselfeldern (z.B. Ablaufdatum der Abonnementzeile, Garantieerweiterung oder feste Abonnementlaufzeit) filtern oder sogar als Kachel im DYCE Cockpit verwenden. Die Seite bietet somit eine zentrale Übersicht über auslaufende Garantieerweiterungen und feste Abonnementlaufzeiten und hilft Benutzern, auslaufende Abonnements zu verfolgen und entsprechende Folgemaßnahmen einzuleiten.

Die Seite Subscription Renewal zeigt eine Liste der Abonnementzeilen an, mit deren Hilfe Benutzer Verlängerungen effizient filtern und verwalten können. Die folgenden Felder sind auf der Seite verfügbar:

• Prozess gibt den aktuellen Stand des Verkaufsprozesses für die Abonnementzeile an. Es kann leer sein, wenn keine Folgemaßnahmen ergriffen wurden. Wenn ein Angebot erstellt wurde, wird der Status auf Angebot erstellt gesetzt. Sobald dieses Angebot in einen Auftrag umgewandelt wird, wird der Status auf Angebot bearbeitet aktualisiert. Wenn das Abonnement nicht verlängert wird, wird der Status auf Storniert / nicht verlängert gesetzt.
• Abonnement-Nr. gibt die eindeutige Nummer des Abonnements an, während Abonnementbeschreibung und Abonnementzeilenbeschreibung Informationen zum Abonnement und zur Abonnementzeile liefern.
• Startdatum der Abonnementzeile und Enddatum definieren die Gültigkeitsdauer der Abonnementzeile.
• Das Feld Nächstes Abrechnungsdatum zeigt das nächste mögliche Rechnungsdatum an.
• Menge und Betrag geben die Abonnementmenge und den Gesamtbetrag (einschließlich Rabatt) der Abonnementzeile an.
• Partnername bezieht sich auf den Endbenutzer-Partner, der die Leistung erhält und der Rechnung gestellt bekommt.
• Artikel für Garantieerweiterung definiert, welcher Artikel verwendet wird, um eine zusätzliche Abonnementzeile für Garantieerweiterungszwecke zu generieren. Dieses Feld ist standardmäßig leer und kann für Feste Abonnementlaufzeit nicht ausgewählt werden.
• Angebotsnummer zeigt die Nummer des zugehörigen Angebots an, das im Rahmen des Verlängerungsprozesses erstellt wurde.

Zusätzlich sind die Felder Artikelnummer, Abrechnungsrhythmus, Preis und Rabatt % auf der Seite verfügbar, aber standardmäßig ausgeblendet.

Auf der Seite Subscription Renewal stehen zwei Hauptaktionen zur Verfügung, um den Verlängerungsprozess für ablaufende Abonnementzeilen zu unterstützen:

• Wenn Angebot erstellen ausgewählt wird, wird der Benutzer in einem Dialogfeld aufgefordert, zu wählen, ob er ein neues Angebot erstellen oder die Abonnementzeile an ein bestehendes Angebot anhängen möchte. Bestehende Angebote werden nach dem im Abonnement definierten Endbenutzer gefiltert.
• Die Aktion Abbrechen setzt das Feld Prozess auf Storniert / nicht verlängert und zeigt damit an, dass die Abonnementzeile nicht verlängert wird. Diese Aktion kann nur ausgeführt werden, wenn für die ausgewählte Abonnementzeile kein Angebot erstellt oder bearbeitet wurde, d.h. wenn das Feld Prozess nicht auf Angebot erstellt oder Angebot bearbeitet gesetzt ist.

note

Diese Aktionen können nur für mehrere Datensätze ausgeführt werden, wenn alle ausgewählten Abonnementzeilen als Feste Abonnementlaufzeit gekennzeichnet sind. Eine gemischte Auswahl oder Zeilen, die als Garantieerweiterung gekennzeichnet sind, werden nicht unterstützt, sodass die Aktion deaktiviert wird.

Renewal - Garantieerweiterung

Wenn die Aktion Angebot erstellen für Zeilen ausgelöst wird, die als Garantieerweiterung gekennzeichnet sind, erstellt das System entweder ein neues Angebot oder fügt Zeilen an ein bestehendes Angebot an, je nach der im Dialog ausgewählten Option.

In beiden Fällen werden die Felder Typ und Nr. in der Angebotszeile auf Abonnement und die entsprechende Abonnementnummer der ausgewählten Zeile auf der Seite Subscription Renewal gesetzt. Der Kunde im Angebot wird auf der Grundlage des im Abonnement definierten Endbenutzers bestimmt. Soll eine Zeile an ein bestehendes Angebot angehängt werde, sind nur Angebote für denselben Endbenutzer auswählbar.

Wenn das Feld Artikel für Garantieerweiterung in der Zeile Subscription Renewal gesetzt ist, werden dem Angebot zwei Zeilen hinzugefügt:

• Die erste Zeile bezieht sich auf das Abonnement, wobei Typ auf Abonnement und Nummer auf die entsprechende Abonnementnummer* eingestellt ist.
• Die zweite Zeile bezieht sich auf den Artikel Garantieerweiterung, der auf der Seite Subscription Renewal angegeben wurde, wobei Typ auf Artikel und Nr. aus dem Feld Artikel für Garantieerweiterung vorbelegt wird.

Nachdem beide Zeilen hinzugefügt wurden, wird automatisch der Assistent für Garantieerweiterung gestartet. Das Feld Vorgang in der Zeile Subscription Renewal wird dann auf Angebot erstellt aktualisiert. Wenn das Angebot in einen Auftrag umgewandelt wird, wird das Feld Vorgang auf Angebot bearbeitet aktualisiert. Sobald der Kundenauftrag gebucht oder versandt wurde, wird eine neue Abonnementzeile erstellt, um das aktuelle Abonnement zu verlängern.

Die Verwendung des Assistenten für Garantieerweiterungen und der damit verbundene Prozess wird hier näher beschrieben.

info

Wenn der Artikel für Garantieerweiterung auf der Seite Subscription Renewal nicht ausgewählt ist, wird dem Angebot nur eine Zeile hinzugefügt.

Renewal - Feste Abonnementlaufzeit

Wenn die Aktion Angebot erstellen für eine oder mehrere als Feste Abonnementlaufzeit gekennzeichnete Zeilen ausgelöst wird, erstellt das System entweder ein neues Angebot oder fügt die Zeilen einem bestehenden Angebot hinzu, je nach der im Dialogfeld ausgewählten Option.

In beiden Fällen wird das Feld Typ in der Angebotszeile auf Artikel gesetzt, und das Feld Nr. wird mit der Artikelnr. aus dem entsprechenden Abonnement gefüllt, das auf der Seite Subscription Renewal ausgewählt wurde.

Das System prüft die Kopfzeile des Abonnements und verwendet die Informationen des Endbenutzers entweder als Kunde für das Angebot oder zum Filtern bestehender Angebote. Die im Abonnement definierte Artikelnummer wird zum Ausfüllen der Angebotszeile verwendet. Sobald der Auftrag gebucht oder versandt wurde, wird ein neues Abonnement mit den entsprechenden Zeilen erstellt.

Die Verwendung von Feste Abonnementlaufzeit und der damit verbundene Prozess wird hier näher beschrieben.