Expéditions partielles avec des expéditions entrepôt à partir d'une commande vente
Les expéditions partielles de commandes vente sont gérées à l'aide d'expéditions entrepôt. Pour qu'une expédition entrepôt puisse être créée, un magasin avec Expédition requise=OUI doit être utilisé.
L'action Créer une expédition entrepôt (interactif) ouvre une page de sélection des articles et de leur quantité, à partir de laquelle l'expédition entrepôt est créée. Les lignes vente dont le magasin a Expédition requise=NON ne sont pas affichées dans la page de sélection. L'adresse de livraison (Livrer à) peut être modifiée dans l'en-tête de la page, et il est possible d'indiquer si l'expédition entrepôt doit être ouverte après sa création. Dans les lignes, le champ Qté à transférer permet d'indiquer la quantité à transférer dans la ligne d'expédition entrepôt. La saisie est confirmée avec OK et l'expédition entrepôt est créée. Si aucune quantité n'est saisie, l'article n'est pas transféré dans l'expédition entrepôt.
L'action standard de Business Central Créer expédition entrepôt est déplacée sous Plus d'options lorsque DYCE Managed Service Providers est installé, afin d'éviter toute confusion.
L'utilisation de la Planification des commandes n'est pas recommandée avec DYCE Managed Service Providers. Elle peut toujours servir à créer des commandes achat à partir d'expéditions entrepôt. Dans certaines conditions, des données incorrectes peuvent toutefois être créées.
Réservation automatique du stock
La quantité en stock peut être réservée automatiquement lors de la création d'une expédition entrepôt. La quantité à utiliser dans l'expédition entrepôt peut être ajustée avant la création. Ainsi, seule la quantité à expédier au client est réservée. Si la quantité en stock ne couvre pas les besoins de l'expédition entrepôt, la quantité disponible est réservée et la quantité restante peut être achetée auprès du fournisseur.
Si l'article nécessite un numéro de série, la réservation est effectuée sans numéro de série. Le numéro de série doit toutefois être saisi avant l'expédition de l'expédition entrepôt. Cela permet de réserver des articles sans connaître leur numéro de série. Le magasinier peut ajouter le numéro de série avant l'expédition.
La réservation automatique présente deux limitations :
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Les réservations manuelles ne sont pas possibles
Avec Expédition requise=OUI dans le magasin, aucune réservation ne peut être créée manuellement dans les lignes de commande vente ou de commande achat. -
Les articles avec Réserver=Toujours ne peuvent pas être utilisés
Dans les lignes vente contenant des articles avec Réserver=Toujours, aucun magasin avec Expédition requise=OUI ne peut être saisi (commande vente ou commandes achat).
Il reste possible de supprimer des réservations. Pour la Livraison directe (entrepôt), aucune réservation n'est créée sur le stock, comme dans le standard Business Central.
Pour ouvrir une Expédition entrepôt, l'utilisateur doit être configuré comme Magasinier pour le magasin correspondant. Sinon, les expéditions entrepôt ne lui sont pas visibles.
Vue d'ensemble centralisée des commandes achat
La page Demande d'achat affiche toutes les lignes d'expédition entrepôt pour lesquelles des commandes achat doivent être créées. Les lignes d'expédition entrepôt sont regroupées par commande vente et triées par n° article. La colonne en lecture seule Code acheteur affiche le code acheteur du fournisseur de la ligne, ce qui permet de filtrer les lignes par acheteur.
De nouvelles commandes achat doivent être créées si la quantité n'a pas encore été entièrement transférée dans une commande achat ou réservée sur le stock. La quantité à acheter est affichée dans le champ Quantité à acheter. Elle est calculée à partir de la quantité de la ligne d'expédition entrepôt, moins la quantité réservée (en stock ou dans des commandes achat) et la quantité déjà expédiée de la ligne d'expédition entrepôt.
Les champs Livraison directe (entrepôt), Coût unitaire et Fournisseur peuvent être modifiés dans la page. Une modification de Livraison directe (entrepôt) ne concerne que la ligne d'expédition entrepôt, pas la ligne vente. Le Coût unitaire peut être modifié librement, mais n'est pas non plus reporté dans la ligne vente. Tout Fournisseur pour lequel il existe une ligne de liste de prix achat peut être sélectionné. S'il n'existe aucune ligne dans une liste de prix achat, l'action Affecter un fournisseur permet de créer cette ligne.
Créer des commandes achat
L'action Créer une nouvelle commande achat crée des commandes achat pour toutes les lignes sélectionnées. Une réservation est créée pour les lignes d'expédition entrepôt transférées dans une commande achat. La réservation maintient le lien entre la commande achat et la commande vente. Les lignes d'expédition entrepôt avec des fournisseurs différents, une livraison directe (entrepôt), des Special Bids différents, etc. ne peuvent pas figurer dans la même commande achat. Les critères suivants déterminent quelles lignes d'expédition entrepôt sont créées ensemble comme lignes d'une commande achat et pour quelles lignes d'expédition entrepôt une nouvelle commande achat est créée :
- Si le Fournisseur diffère, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si le Special Bid diffère, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si les Codes achat diffèrent, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si la ligne d'expédition entrepôt est marquée comme Livraison directe (entrepôt) et que le client Livrer à de l'expédition entrepôt diffère entre la commande achat et l'expédition entrepôt, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si la ligne d'expédition entrepôt est marquée comme Livraison directe (entrepôt) et que l'adresse Livraison à de l'expédition entrepôt diffère entre la commande achat et l'expédition entrepôt, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si la ligne d'expédition entrepôt est marquée comme Livraison directe (entrepôt) et que le Donneur d'ordre de l'expédition entrepôt diffère entre la commande achat et l'expédition entrepôt, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si la ligne vente de la ligne d'expédition entrepôt est marquée comme Commande spéciale et que le Donneur d'ordre de l'expédition entrepôt diffère entre la commande achat et l'expédition entrepôt, des commandes achat distinctes sont créées.
- Si les lignes d'expédition entrepôt sont marquées comme Livraison directe (entrepôt) et ont été créées à partir de la même ligne vente, une nouvelle commande achat est créée.
- Si la ligne vente / ligne d'expédition entrepôt n'est marquée ni comme Livraison directe (entrepôt) ni comme Commande spéciale et que le Donneur d'ordre est vide dans la commande achat, une nouvelle commande achat est créée.
Lorsque la fonctionnalité Titulaire de licence de DYCE IT-Business Toolkit est utilisée, les critères existants (voir ci-dessus) sont complétés par une condition supplémentaire :
- Si le Nom du client, le Nom du contact ou l'E-mail (de la ligne vente) diffèrent entre la commande achat et la ligne vente, une nouvelle commande achat est créée.
Seules les commandes achat créées par l'action Créer une nouvelle commande achat sont prises en compte, pas les commandes achat créées auparavant. Une fois toutes les commandes achat créées, la liste des commandes achat créées s'ouvre.
Étendre une commande achat
L'action Étendre la commande achat permet d'ajouter une ligne d'expédition entrepôt à une commande achat existante. Si la commande achat a déjà été lancée ou si les critères de création des commandes achat (voir ci-dessus) ne sont pas remplis, aucune ligne n'est créée dans la commande achat.
Affecter un fournisseur
S'il n'existe aucune ligne de liste de prix achat pour un fournisseur et l'article de la ligne d'expédition entrepôt, le fournisseur ne peut pas être sélectionné. L'action Affecter un fournisseur permet de créer une ligne dans une liste de prix achat. S'il existe déjà une ligne de liste de prix achat pour l'article et le fournisseur, le fournisseur est renseigné. S'il n'existe pas de telle ligne, une ligne de liste de prix achat est créée avec le coût unitaire de la ligne d'expédition entrepôt.
Livraison directe
Dans le standard Business Central, les livraisons directes ne peuvent pas être combinées avec les expéditions entrepôt. Pour pouvoir malgré tout travailler avec des livraisons directes, le nouveau champ Livraison directe (entrepôt) a été créé. Ce champ peut être défini dans le Code achat, dans les lignes vente et également dans la page Demande d'achat. Si un article avec un code achat ayant Livraison directe (entrepôt)=OUI est utilisé dans une ligne vente, le champ du même nom de la ligne vente est défini sur OUI. La valeur est transférée de la ligne vente vers la ligne d'expédition entrepôt (Créer une expédition entrepôt (interactif), voir ci-dessus). Si Livraison directe (entrepôt) est modifié dans la Demande d'achat, la modification est transférée vers la ligne d'expédition entrepôt, mais pas vers la ligne vente. À l'inverse, les modifications de la ligne vente ne sont pas transférées vers les lignes d'expédition entrepôt existantes. Livraison directe (entrepôt) ne peut pas être modifié si une commande achat a déjà été créée, s'il existe des réservations ou si la ligne d'expédition entrepôt a déjà été (partiellement) expédiée.
Dans les lignes de commande achat, les champs Quantité et Qté à recevoir ne peuvent pas être modifiés s'il s'agit d'une Livraison directe (entrepôt).
Lorsque la commande achat est validée (réceptionnée), les lignes d'expédition entrepôt sont expédiées automatiquement. L'expédition entrepôt est validée avec la Date comptabilisation de la réception, qui est également utilisée comme Date d'expédition, de sorte que la facture et la X-Rechnung indiquent la date d'expédition réelle.
Commande achat
Les lignes d'expédition entrepôt pour lesquelles des commandes achat ont été créées ne sont plus affichées dans la page Demande d'achat. Dans les lignes de commande achat, il est possible de supprimer des lignes, de modifier des quantités, d'ajuster des réservations, d'ajouter de nouvelles lignes, etc. Si une ligne de commande achat est supprimée, la réservation est supprimée en même temps et la ligne d'expédition entrepôt s'affiche à nouveau dans la page Demande d'achat. Il en va de même si la quantité de la ligne de commande achat est réduite. La quantité de la réservation est réduite en conséquence et la quantité restante est affichée comme Quantité à acheter dans la page Demande d'achat. Si, en revanche, la quantité de la ligne de commande achat est augmentée, la réservation, la demande d'achat et la ligne d'expédition entrepôt restent inchangées. La quantité supplémentaire est commandée pour le stock.
Les livraisons directes constituent une exception, car elles sont envoyées directement au client (voir ci-dessus).
Réception des marchandises
Une fois les marchandises reçues et acceptées du fournisseur, elles doivent être envoyées le plus rapidement possible au client concerné. Le document de préparation de commande permet d'affecter rapidement les articles aux clients et de les acheminer. Le document peut être imprimé dans l'Expédition entrepôt si nécessaire. Pour qu'il soit imprimé automatiquement lors de la validation d'une commande achat (Réceptionner et Réceptionner et facturer), Imprimer le document de préparation de commande doit être défini sur OUI dans les Paramètres achats. Si Imprimer le document de préparation de commande est défini sur OUI, une page de demande s'ouvre lors de la validation de la commande achat. Après confirmation, les documents de préparation de commande sont imprimés pour toutes les expéditions entrepôt dont les marchandises ont été reçues avec cette livraison (commande achat).
Les documents de préparation de commande ne peuvent être imprimés que si exactement une commande achat est sélectionnée et validée. Si plusieurs commandes achat sont validées, aucune page de demande ne s'affiche et les documents de préparation de commande ne sont pas imprimés automatiquement.
Lors de la validation de la commande achat, la quantité reçue est reportée comme Qté à expédier dans les lignes d'expédition entrepôt concernées.
Le champ Stratégie de validation des expéditions de la page Paramètres entrepôt définit la gestion des erreurs lors de la validation des expéditions entrepôt :
- Arrêter et afficher la première erreur de validation affiche les erreurs dès qu'elles surviennent et annule la validation.
- Les erreurs de validation ne sont pas traitées n'affiche pas l'erreur et annule la validation pour les expéditions entrepôt concernées.