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Projektplanung

Das erste Register (PLAN) in der Projektkarte enthält den Projektplan. Er bietet eine flexible Darstellung der Projektvorgänge (Projektstrukturplan), des daraus resultierenden Gantt-Diagramms und der Projektressourcen.
Eine ausführliche Darstellung der Projektressourcen erfolgt über das Register PERSONEN, die der Projektdetails über das Register DETAILS.

  • Vorgänge im Projektplan
    Hierbei handelt es sich um eine hierarchische Zerlegung des Projektumfangs in kleinere und überschaubare Komponenten. Es zeigt die Beziehung und die Abhängigkeiten zwischen den Projektelementen (z.B. Vorgängen, Meilensteine und Ressourcen). Er hilft, die einzelnen Aufgaben im Projekt zu definieren, Ressourcen zuzuweisen und die Dauer und das Budget des Projekts abzuschätzen.
  • Gantt-Diagramm
    Das Gantt-Diagramm stellt den Projektablauf grafisch dar. Es zeigt das Start- und Enddatum und damit die Dauer der Vorgänge sowie die Abhängigkeiten und Einschränkungen zwischen ihnen an. Es hilft, den Projektzeitplan zu visualisieren und den Fortschritt zu überwachen.
  • Projektressourcen
    Die Projektressourcen stellen diejenigen Personen dar, die in dem Projekt mitarbeiten. Personen werden Vorgängen zugewiesen. Dabei spielen sowohl die Kapazität aber auch Qualifikationen eine Rolle.

Die Vorgänge und das Gantt-Diagramm werden nebeneinander dargestellt. Durch Aktivierung des Schalters Ressourcen anzeigen erscheinen zusätzlich im unteren Bereich des Fensters die Projektressourcen inkl. ihrer Auslastung. Die Trennungen zwischen den jeweiligen Bereichen (Projektvorgänge und Gantt-Diagramm und zusätzlich die Projektressourcen) lassen sich mit dem Cursor individuell verschieben.

Darstellung schnell anpassen

Auf den vertikalen Trennlinien zwischen Vorgängen und Gantt-Diagramm bzw. der Projektressourcen und ihrer Auslastung erscheint beim Überfahren mit dem Cursor ein Doppelpfeil (<>). Beim Klicken auf einen der beiden Pfeile wird der entsprechende Bereich maximiert und die Schaltfläche anschließend an dem jeweiligen Bildschirmrand dargestellt. Bei einem erneuten Klick auf den Pfeil (in die andere Richtung) wird die vorherige Darstellung wieder hergestellt.

Projektplan​

Die Aktion NEU (Alt+N) erstellt einen neuen Vorgang im Projektplan. Die fortlaufende Nummer und die Ebene des Projektstrukturplans werden dabei automatisch vergeben. Dies ist auch der Fall, wenn die Sortierung der Zeilen manuell durch Verschieben (Festhalten am Beginn der Zeile) angepasst wird, d.h. die Nummer und die Ebene werden dabei aktualisiert. Mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang öffnet sich eine Auswahl für die Bearbeitung (Kopieren, Löschen, Einrücken, etc.).
Alternativ kann eine neue Zeile auch über den PLUS-Button zwischen PSP und Modus erstellt werden. Dieser Button erscheint beim Überfahren der Stelle mit dem Cursor.

Der Modus wird aus den Projektdetails übernommen, kann aber per Doppelklick in das Feld geändert werden. Es stehen drei verschiedene Modi (Feste Dauer, Manuell und Auto) zur Auswahl (Details s.unten).

Vorbelegung

Bei den Einstellungen im Feld Modus handelt es sich um eine Zusammenfassung mehrerer Planungsparameter, die über das Register Erweitert (s.unten) je Vorgang auch manuell eingestellt werden kann.

Im Detail werden folgende Vorbelegungen vorgenommen:

  • Geplant mit fester Dauer
    • Planungsmodus: Feste Dauer
    • Leistungsgesteuert: Ja
    • Manuell geplant: Nein
    • Konsequenz: Die Dauer des Vorgangs bleibt in jedem Fall unverändert. Der Projektplan errechnet automatisch Start- und Endzeitpunkt des Vorgangs anhand seiner Position im Plan und den Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen.
  • Manuell
    • Planungsmodus: Feste Dauer
    • Leistungsgesteuert: Ja
    • Manuell geplant: Ja
    • Konsequenz: Die Dauer des Vorgangs bleibt in jedem Fall unverändert. Zusätzlich werden auch die eingestellten Start- und Endzeitpunkte nicht berechnet. Dieser Modus eignet sich z.B. für Meilensteine, die auf einen Zeitpunkt fixiert sein sollen.
  • Auto
    • Planungsmodus: Feste Dauer
    • Leistungsgesteuert: Nein
    • Manuell geplant: Nein
    • Konsequenz: Die Parameter Dauer, Start und Ende werden vom Projektplan errechnet. Der Start- und Endzeitpunkt des Vorgangs wird anhand seiner Position im Plan und den Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen berechnet. Die Dauer wird anhand des Aufwands und der zugeordneten Ressourcenkapazität berechnet.

Der Planungsmodus Feste Dauer wird also immer bei jedem Modus voreingestellt.

Der Vorgangsname wird durch den Anwender frei vergeben. Ein normaler Vorgang wird durch einen Punkt vor dem Namen dargestellt. Es besteht aber auch die Möglichkeit, einen oder mehrere Vorgänge über das Kontextmenü (Rechtsklick) einzurücken. Der übergeordnete Vorgang erhält dadurch statt des Punkts ein Pfeil zum Aufklappen der zugehörigen Vorgänge und wird so zum Sammelvorgang. Automatische geplante Vorgänge richten sich nach ihrem Sammelvorgang aus. Dies unterscheidet sich allerdings von einer zwingenden zeitlichen Abfolge (Vorgänger, s. unten).

Der Aufwand beschreibt den Aufwand bzw. den Zeiteinsatz, der für diesen Vorgang vorgesehen ist. Die Dauer stellt den Zeitraum dar, in dem der Aufwand erbracht wird. Je nach Planungsmodus kann es sein, dass eine oder beide Felder zu einem späteren Zeitpunkt - bspw. durch das Hinzufügen einer Ressource - neu berechnet werden. Start (und Ende - standardmäßig ausgeblendet) drücken die Dauer des Vorgangs als Datumsbereich aus.

Das Feld Zugewiesene Ressource zeigt die Kürzel der Ressourcen an, die für diese Aufgabe vorgesehen sind. Zusätzlich können über den Lookup in dem Feld weitere Ressourcen hinzugefügt werden.

Der Vorgänger gibt an, welcher Vorgang im Projektplan zwingend der Bearbeitung vorausgeht. Die Auswahl kann per Auswahlmenü oder durch Eingabe der Projektstrukturplan-Nummer (PSP-Nummer) erfolgen. Normalerweise wird dabei von Ende-zu-Anfang ausgegangen, d.h. dass der vorhergehende Vorgang abgeschlossen sein muss, bevor der nachfolgende begonnen wird. Grundsätzlich sind aber auch andere Arten von Abhängigkeiten möglich.

Über die Qualifikation (auch als Skill bezeichnet) wird definiert, ob und wenn ja welche Fähigkeiten für die Erfüllung des Vorgangs benötigt werden.

Die Felder Budget und Verbleibendes Budget hängen inhaltlich zusammen. Ist in den Projektdetails ein Projekt aus Business Central zugewiesen, können für Sammel- und Einzelvorgänge Budgets in Form von Projektaufgaben und Projektplanzeilen ausgewählt und zugeteilt werden. Anhand der erfolgten Zeiterfassungen wird dann das Restbudget (Verbleibendes Budget) errechnet.

Erfasst % errechnet den prozentualen Anteil der Zeiterfassungen für diesen speziellen Vorgang am gesamten Aufwand für diesen Vorgang (Spalte Aufwand).

Projektvorgang bearbeiten​

Jeder Vorgang verfügt über ein Kontextmenü, welches über die rechte Maustaste aufgerufen werden kann. Die Aktion Bearbeiten öffnet ein neues Fenster mit mehreren Registern.
Das Register Allgemein enthält weitestgehend die Informationen, die auch im Projektvorgang angezeigt werden.
Die Register Vorgänger, Nachfolger und Ressourcen erlauben detaillierte Feineinstellungen wie z.B. Typen von Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen und Verzögerungen zwischen Vorgängen.
Im Register Erweitert können detaillierte Angaben vorgenommen werden, die die Auswirkungen des Vorgangs auf die Berechnung des Projektplans steuern.

Planungsmodus (Erweitert)​

Ein Vorgang kann entweder automatisch oder manuell geplant werden. Dies wird durch das Kennzeichen Manuell geplant definiert. Manuell geplante Vorgänge werden von der automatischen Neuplanung nicht berücksichtigt und müssen daher vom Benutzer manuell angepasst werden.
Automatisch zu planende Vorgänge werden bzgl. ihrer Start- und Enddaten und anhand ihrer möglichen Einschränkungen, Verknüpfungen und Position im Projektplan aktualisiert. Das bedeutet, dass Startdatum und Enddatum möglicherweise neu berechnet werden.

Der Planungsmodus gibt an, wie die Eigenschaften des Vorgangs voneinander abhängen. Er legt fest, welche Eigenschaften fest sind (vom Benutzer vorgegeben) und welche berechnet werden sollen.

Es sind grundsätzlich vier Planungsmodi verfügbar:

  • Normal
  • Feste Dauer
  • Feste Einheiten
  • Fester Aufwand

Zusätzliches gibt es das Kennzeichen Leistungsgesteuert, mit dem der Aufwand des Vorgangs fixiert werden kann. Wenn es gesetzt ist, weist es den Vorgang an, seinen Aufwand beizubehalten und stattdessen andere Eigenschaften neu zu berechnen.

Anzeige von Änderungen

Durch die Änderung eines der Felder im Register Erweitert wird der Modus auf leer gesetzt. So wird angezeigt, dass manuelle Änderungen an der Art der Berechnung des Vorgangs vorgenommen wurden.

  • Normal
    Im Modus Normal wird der Vorgang auf der Grundlage der Informationen über sein Start-/Enddatum geplant. Der Aufwand wird in diesem Modus nicht berechnet. Dieser Modus wird immer für Sammelvorgänge verwendet. Das Kennzeichen Leistungsgesteuert wird in diesem Modus nicht verwendet.

  • Feste Dauer
    Der Modus Feste Dauer bedeutet, dass der Vorgang ein festes Start- und Enddatum sowie eine feste Dauer hat, sein Aufwand jedoch dynamisch auf der Grundlage der zugewiesenen Ressourcen berechnet wird. Ein typisches Beispiel für einen solchen Vorgang ist eine Besprechung. Besprechungen haben in der Regel vordefinierte Anfangs- und Enddaten, und je mehr Personen an der Besprechung teilnehmen, desto mehr Aufwand wird für die Veranstaltung aufgewendet. Wenn die Dauer eines solchen Vorgangs zunimmt, erhöht sich auch sein Aufwand. Änderungen des Aufwands eines solchen Vorgangs führen zu einer Neuberechnung der zugewiesenen Einheiten und umgekehrt (Änderungen der zugewiesenen Einheiten führen zu einer Neuberechnung des Aufwands). Die Aktivierung von Leistungsgesteuert für einen Vorgang ändert dieses Verhalten und zwingt den Vorgang, seine zugewiesenen Einheiten immer dann neu zu berechnen, wenn der Vorgang seine Dauer oder seinen Aufwand ändert.
    Hinweis: Die Berechnungen in diesem Modus funktionieren nur, wenn dem Vorgang mindestens eine Ressource zugewiesen ist.

  • Feste Einheiten
    Der Modus Feste Einheiten bedeutet, dass der Vorgang fest zugewiesene Einheiten und eine feste Dauer oder einen festen Aufwand hat. Änderungen am Aufwand eines solchen Vorgangs führen zu einer Neuberechnung der Dauer und umgekehrt (eine Änderung der Dauer führt zu einer Neuberechnung des Aufwands). Änderungen an den zugewiesenen Einheiten eines solchen Vorgangs führen zur Neuberechnung des Aufwands und der Dauer, wenn das Kennzeichen Leistungsgesteuert aktiviert ist.
    Hinweis: Die Berechnungen in diesem Modus funktionieren nur, wenn dem Vorgang mindestens eine Ressource zugewiesen ist.

  • Fester Aufwand
    Der Modus Fester Aufwand bedeutet, dass der Vorgang einen festen Aufwand und eine feste berechnete Dauer hat. Je mehr Ressourcen dem Vorgang zugewiesen sind, desto geringer ist die Dauer. Es wird typischerweise für Vorgänge verwendet, die sich gut skalieren und von mehreren Personen bearbeiten lassen. Ein Beispiel für eine Aufgabe dieser Art ist Wände streichen - mehrere Maler werden dies schneller erledigen. Das Aktivieren des Flags Leistungsgesteuert macht in diesem Modus keinen Sinn.
    Hinweis: Die Berechnungen in diesem Modus funktionieren nur, wenn dem Vorgang mindestens eine Ressource zugewiesen ist.

Gantt-Diagramm​

Im Gantt-Diagramm wird die zeitliche Abfolge der Vorgänge grafisch auf einer Zeitachse darstellt. Die Zoomstufe kann über die bekannten Steuerungselemente verändert werden. Sammelvorgänge überspannen optisch die ihnen untergeordneten Einzelvorgänge.

Meilensteine

Meilensteine sind Vorgänge ohne Dauer. Sie werden als Raute dargestellt. Ein Meilenstein wird zunächst wie ein normaler Vorgang erstellt und kann Vorgänger und Nachfolger haben. Er wird zum Meilenstein, in dem seine Dauer auf 0 gesetzt wird. Alternativ kann er per Kontextmenü (Rechtsklick) zu einem Meilenstein umgewandelt werden. Dabei wird die Dauer auf 0 gesetzt, der Aufwand bleibt allerdings erhalten.

Zwar ist es nicht möglich, innerhalb des Gantt-Diagramms neue Vorgänge hinzuzufügen, Die Aktion NEU legt aber im Projektplan einen neuen Vorgang an, welches dann unmittelbar angezeigt wird.

Je nach Planungsmethode kann der Anwender die Länge eines Vorgangs am Anfang oder am Ende des Elements verändern. Diese Änderung wird sofort in die Dauer des Vorgangs übernommen. Wird darüber hinaus mit dem Cursor eine Verbindungslinie zwischen dem Ende eines Vorgangs und dem Anfang eines anderen Vorgangs gezogen, entsteht hierdurch eine Abhängigkeit zwischen den beiden, welche sich auch im Feld Vorgänger des Projektstrukturplans widerspiegelt.

Das Feld Erfasst % spiegelt sich in einer Einfärbung des Balkens wider.

Projektressourcen​

Nachdem der Projektplan erstellt ist, muss das Projektteam zusammengestellt und im Anschluss die Personen für die Bearbeitung einzelner Aufgaben geplant werden. Mit Aktivierung des Schalters Ressourcen anzeigen wird im unteren Teil der Seite ein neuer Bereich eingeblendet. Um das Projektteam zusammenzustellen, müssen Ressourcen hier zu dem Projekt hinzugefügt werden.
Mit dem Aufruf der Aktion HINZUFÜGEN öffnet sich ein neues Fenster, das alle Ressourcen des Business Central Mandanten anzeigt. Hier kann zwischen echten Personen und Platzhaltern unterschieden werden.

Platzhalter

In DYCE Project Billing können Ressourcen als Platzhalter gekennzeichnet werden. Im Gegensatz zu Personen (blaues Symbol) werden Platzhalter mit einem grünen Symbol dargestellt. Grundsätzlich verhalten sie sich wie normale Ressourcen. Allerdings reduziert eine Zuordnung eines Platzhalters auf einen Vorgang nicht dessen benötigte Kapazität.

Personen und Platzhalter können per Volltextsuche gefiltert werden. Das schließt auch die Qualifikationen mit ein. Zur Übernahme in das Projektteam werden die relevanten Datensätze über das Auswahlfeld markiert und die Seite mit der Aktion Hinzufügen geschlossen.

Ressourcen zuweisen​

Pro Vorgang können eine oder mehrere Personen zugewiesen werden. Die Zuweisung erfolgt entweder per Auswahl über das Feld Zugewiesene Ressource im Projektplan oder mithilfe der Maus per drag & drop.

Um eine geeignete Ressource aus dem Projektteam für einen Vorgang zu ermitteln, kann mit einem Klick im Projektplan auf die Qualifikation diese als Filter für die Ressourcen übernommen werden. Ist keine, zu der geforderten Qualifikation passende, Ressource im Team vorhanden, muss sie zunächst ermittelt und hinzugefügt werden. Hierbei kann auch zunächst mit Platzhaltern gearbeitet werden. Vor der Zuweisung einer Ressource zu einem Vorgang sollte zunächst die Kapazität geprüft werden. Anschließend kann die Ressource mit der Maus auf den Vorgang gezogen und dort fallengelassen (drag & drop) oder im Projektplan über Feld Zugewiesene Ressource ausgewählt werden. Die Auswirkung auf die Kapazität wird unmittelbar sofort neu berechnet und angezeigt.

Platzhalter werden immer dann verwendet, wenn noch keine konkrete Person für einen Vorgang benannt bzw. geplant werden kann. Es empfiehlt sich, im weiteren Verlauf der Planung des Projekts die Platzhalter mit passenden Personen zu ersetzen. Das Ersetzen von Platzhaltern erfolgt idealerweise in dem Register PERSONEN. Auf dieser Seite werden im oberen Bereich die Platzhalter (sofern Platzhalter anzeigen aktiviert ist) und im unteren Bereich die echten Personen angezeigt. Gleichzeitig ist im rechten Teil der Seite pro Platzhalter ersichtlich, welche Vorgänge derzeit für den Platzhalter geplant sind.
Beim Ersetzen eines Platzhalters mit einer echten Person kann wieder der Filter auf eine mögliche Qualifikation zu Hilfe genommen werden. Der einfachste Weg zur Ersetzung ist, im rechten Teil der Seite den Vorgang mit der Maus von dem Platzhalter auf die Person zu verschieben (drag & drop). Platzhalter ohne geplante Vorgänge können per Kontextmenü gelöscht werden.

Ressourcenengpässe auflösen​

Um Konflikte bzw. Ressourcenengpässe aufzulösen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Zum einen können weitere Personen einem Vorgang zugewiesen werden. Dadurch wird der Gesamtaufwand auf alle zugewiesenen Personen verteilt. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Vorgang zu verlängern. Dies verteilt den Aufwand auf einen größeren Zeitraum und verringert somit den Aufwand pro Peron und Zeiteinheit.
Eine detaillierte Analyse kann auf der Seite Personen erfolgen. Analog zu den Vorgängen im Projektplan werden Personen mit nur einem geplanten Vorgang mit einem Punkt vor dem Namen dargestellt. Ist eine Person für mehrere Vorgänge geplant, wird dies durch einen Pfeil vor dem Namen signalisiert. Durch Klick auf den Pfeil lassen sich die Vorgänge aufklappen. So lässt sich ermitteln für welche Projekte bzw. Vorgänge die Person geplant ist, wo die Auslastung herkommt und was ggf. zu tun ist, um den Konflikt aufzulösen. Das zu einem Vorgang gehörende Projekt lässt sich mit einem Klick auf den jeweiligen Vorgang öffnen.

Budgets zuweisen​

Budgets aus Business Central können an beliebiger Stelle im Projektplan verknüpft werden. Dabei entsprechen die Budgets den Projektplanzeilen. Die Vorgehensweise richtet sich daher ungefähr nach der Struktur, in der die Projektplanzeilen angelegt sind. Bilden diese bspw. eher grobe Budgets ab, sollten diese Budgets sinnvollerweise den Sammelvorgängen zugewiesen werden. Die Zeiterfassungen zu allen Vorgängen, die unterhalb des Sammelvorgangs liegen, werden so automatisch mit dem übergeordneten Budget verknüpft. Die Zuweisung des Budgets erfolgt per Auswahl im Feld Budget.
In dem Moment der Budgetzuordnung werden die Werte in den Feldern Verbleibendes Budget und Erfasst % angezeigt bzw. aktualisiert. Im Projektverlauf werden diese Werte fortlaufend durch Zeiterfassungen der Personen des Projektteams aktualisiert.

Zeiterfassung​

In DYCE Time Tracking zeigt die Seite Aufgaben alle Vorgänge, für die der angemeldete Benutzer geplant ist. Über das Suchfeld lässt sich die Anzeige entsprechend einschränken. Eine neue Zeiterfassung kann über die gleichnamige Schaltfläche gestartet werden. Es öffnet sich die Zeiterfassungsmaske, in der die Felder Kunde, Projekt und Projektaufgabe bereits vorbelegt sind. Neben der Beschreibung und der Dauer muss lediglich die Tätigkeit ausgewählt werden. Die erfasste Zeit wird sofort im Projektplan bei dem zugehörigen Budget als Fortschritt angezeigt. Dabei werden zum einen das Restbudget (Verbleibendes Budget) und der Fortschritt (Erfasst %) aktualisiert. Gleichzeitig wird der Fortschritt auch im Gantt-Diagramm als dunkel eingefärbter Bereich des Balkens (quantitativ) dargestellt.