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Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Durchführung und Abrechnung einer bestimmten Arbeit, Aufgabe oder Dienstleistung unterstützt. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen jeglicher Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Aufgaben in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Die Dokumentation zu DYCE Project Billing enthält eine allgemeine Einführung zur Abrechnung von Dienstleistungen mit DYCE und detaillierte Informationen zu Work Order.

Work Order spielen in mehreren DYCE Apps eine Rolle. Diese Dokumentation beschreibt die Planungsfunktionalität innerhalb von DYCE Project & Resource Planning und stellt Querverbindungen zu DYCE Time Tracking und DYCE Project Billing her.

Dienstleistungen mit Work Order planen​

Wie oben schon erwähnt, decken Work Order mehrere Aspekte ab, die bei der Erbringung und Abrechnung von Dienstleistungen notwendig sind. DYCE Project & Resource Planning ermöglicht die Anlage und Bearbeitung von Work Order, die Auswahl bestehender Projektbudgets für die Zeiterfassung sowie die zeitliche Einplanung von Dienstleistungen über die sogenannte Work Order Events.

Work Order Liste​

Die Work Order Liste bietet eine umfassende Übersicht über alle Work Order in DYCE. Sie ist über den Hauptmenüpunkt Work Order erreichbar.

Der primäre Zweck dieser Seite ist es, dem Benutzer einen schnellen und direkten Zugriff auf alle für ihn relevanten Work Orders zu ermöglichen. Um die Ansicht auf diese einzuschränken, können beliebig viele gespeicherte Filter pro Anwender angelegt werden.

Standardmäßig werden folgende Spalten angezeigt:

  • Nr.: Die eindeutige Nummer der Work Order (z.B. WO00092).
  • Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
  • Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit.
  • Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
  • Projektnr. und -beschreibung: Das übergeordnete Projekt dieser Work Order.
  • Ressource: Die zugewiesene Hauptressource.
  • Ressourcengruppe: Die zugewiesene Ressourcengruppe.
  • Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
  • Ursprüngliche Schätzung: Der geschätzte Zeitaufwand (in Stunden oder Tagen) .
  • Abgeschlossen: Der aktuelle Status (ja/nein).

Auf Wunsch können über das Spaltenmenü (…) weitere Spalten zusätzlich angezeigt werden.

Die Work Order Karte kann entweder über einen Doppelklick oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf die entsprechende Zeile geöffnet werden.

Neue Work Order können über die Funktion ⊕ NEU angelegt werden. Diese Funktion startet einen Assistenten, der in drei Schritten durch die wichtigsten Eigenschaften einer Work Order führt.

Über das Mülleimer-Symbol (🗑) können eine oder mehrere markierte Work Order gelöscht werden.

Suchfunktion​

Das Suchfeld ermöglicht eine schnelle Suche über die folgenden Eigenschaften:

  • Nr.
  • Ressource
  • Titel
  • Beschreibung
  • Kunde
  • Projektnr.
  • Projektbeschreibung

Eine Suche beschränkt die Liste auf die Work Order, auf die der eingegebene Suchbegriff zutrifft. Mit einem Klick auf das x-Symbol im Suchfeld kann die Einschränkung auf die Treffer wieder aufgehoben werden.

Filter definieren, speichern und abrufen​

Die Liste kann über einen Klick auf das Filtersymbol (Y) anhand einer oder mehrere Eigenschaften und Kriterien gefiltert werden. Die Liste merkt sich die aktiven Filterkriterien dauerhaft und zeigt daher bei jedem Aufruf wieder die gleiche Liste an.

Wird ein Satz von gefilterten Kriterien öfters benötigt, kann er als Gespeicherter Filter über das Speichersymbol abgelegt (💾) werden. Ein erneuter Aufruf der gespeicherten Kriterien ist dann einfach über einen einfachen Klick auf den Filternamen möglich.

tip

Die Farbe des Filtersymbols zeigt an, ob Filterkriterien definiert wurden.

  • Graues Symbol: keine Filterkriterien aktiv
  • Blaues Symbol: Auf eine oder mehrere Eigenschaften wird gefiltert

Work Order Karte​

Die Work Order Karte ist die zentrale Detailansicht für eine einzelne Work Order. Sie bündelt alle relevanten Eigenschaften aus den Bereichen Beschreibung, Zuordnung, Kaufmännische Details, Abrechnung und Planung an einem Ort.

Diese Ansicht wird typischerweise geöffnet, indem ein Benutzer in der Work Order Liste auf einen Eintrag doppelklickt oder indem er von anderen Stellen in der Anwendung, wie der Aufgaben-Seite oder dem Kontextmenü einer Zeiterfassung, zu einer verknüpften Work Order navigiert.

Allgemeiner Aufbau​

Die Work Order Karte ist übersichtlich in drei Hauptbereiche gegliedert: den Kopfbereich, die Registerkarten und eine dynamische Seitenleiste.

  • Der Kopfbereich stellt die wichtigsten Identifikationsmerkmale der Work Order dar: Die Work Order Nummer, den Titel sowie Kurzinfos zu Kunde, Art und Status.
  • Die Registerkarten gruppieren die Eigenschaften in die vier Bereiche: Allgemein, Rechnungsdetails, Planung und Details.
  • Die rechte Seitenleiste enthält ein dynamisches Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen der Work Order zusammenfasst. Der Inhalt dieser Leiste passt sich je nach ausgewählter Registerkarte leicht an.

Register Allgemein​

Diese Registerkarte enthält die grundlegenden beschreibenden Informationen der Work Order.

  • Titel, Beschreibung und Lösung: Definieren, worum es in der Work Order geht.
  • Interne Bemerkung: Textfeld für zusätzliche, nicht-öffentliche Informationen.
  • Art: Eine Klassifizierung des Arbeitstyps (z.B. Story, Bug, Task). Die Liste der möglichen Werte wird zentral im jeweiligen Quellsystem (z.B. Business Central, Jira, Azure DevOps) gepflegt.
  • Abgeschlossen (Umschalter): Legt fest, ob die Work Order als erledigt gilt. Der Status im Kopfbereich (Offen / Abgeschlossen) wird direkt von diesem Schalter abgeleitet.
  • Gesperrt (Umschalter): Kann verwendet werden, um eine Work Order für weitere Zeiterfassung zu sperren.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Register Rechnungsdetails​

Hier werden alle für die Verrechnung und Budgetierung relevanten Informationen konfiguriert und eingesehen.

  • Kunde & Projekt: Die grundlegende Zuordnung der Work Order.
  • Budget: Hier wird die Verknüpfung zum kaufmännischen Budget hergestellt:
    • Budgettyp: Steuert die Flexibilität bei der Zeiterfassung.
    • Projektfelder: Projektaufgabe, Projektplanzeile, Tätigkeit
  • Aufwandsschätzung:
    • Ursprüngliche Schätzung: Der initial geschätzte Aufwand; dieser Wert wird in der Seitenleiste unter Zeiterfassung - Geschätzt angezeigt.
    • Verbleibende Schätzung: Kann vom Anwender aktualisiert werden, um den Restaufwand zu verfolgen.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Zeiterfassungen​

Eine Liste aller auf diese Work Order gebuchten Zeiten. Benutzer mit der Rolle Planer können Einträge per Doppelklick oder Kontextmenü bearbeiten. Neue Einträge oder Löschungen sind hier nicht möglich.

Register Planung​

Dieser Tab dient der operativen Planung und Zuweisung von Ressourcen.

  • Planungsfelder: Hier kann die Work Order einer primären Ressource, einer Ressourcengruppe sowie optional einem Ort, Sprint oder Bereich zugeordnet werden.
  • Events: Events sind konkrete Termine oder geplante Arbeitsblöcke. Hier kann die Arbeit an der Work Order detailliert für eine oder mehrere Ressourcen geplant werden, inklusive spezifischer Start- und Endzeiten. Über ⊕ NEU können neue Events angelegt werden.

Weiterführende Informationen enthält das Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Register Details​

Diese Registerkarte enthält Verknüpfungen, Links und historische Daten.

  • Externe Verknüpfung: Spezifiziert die Herkunft der Work Order und verlinkt sie mit dem ursprünglichen Element in einem externen System (z.B. ein Issue in Jira oder ein Work Item in Azure DevOps).
  • Billing Work Order: Dient der Abbildung von Hierarchien. Wenn diese Work Order eine untergeordnete Aufgabe ist, verweist diese Sektion auf die übergeordnete Billing Work Order, auf die alle Zeiten für die Abrechnung konsolidiert werden.
  • Link: Ein direkter, permanenter Link zur schnellen Adressierung dieser Work Order Karte.
  • Historie (in der Seitenleiste): Zeigt an, wann die Work Order erstellt und zuletzt geändert wurde.

Seitenleiste​

Die Seitenleiste bietet einen schnellen Überblick über den Zustand der Work Order:

  • Planung:
    • Geplant: Ein Statusindikator (visualisiert durch ein grünes Häkchen neben der Ressource) zeigt an, ob die Work Order terminiert ist. Das Häkchen erscheint, sobald im Register Planung mindestens ein Event (geplanter Arbeitsblock) existiert.
    • Ressource: Zeigt die primär zugewiesene Ressource an.
  • Zeiterfassung:
    • Geschätzt: Der ursprünglich geschätzte Aufwand in Stunden (dieser Wert stammt aus dem Feld Ursprüngliche Schätzung im Register Rechnungsdetails).
    • Tatsächlich: Die Summe aller tatsächlich auf diese Work Order erfassten Stunden, unabhängig von der buchenden Ressource.
  • Budget:
    • Budgettyp: Der auf der Registerkarte Rechnungsdetails ausgewählte Budgettyp.
    • Menge: Das für die Work Order festgelegte Budget (z.B. in Tagen), abgeleitet von der verknüpften Projektplanzeile (Art Budget) (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).
    • Tatsächlich: Der bereits verbrauchte Anteil des Budgets (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).

Bearbeitungsrechte​

Die Bearbeitbarkeit der Felder ist rollenbasiert:

  • Rolle Zeiterfasser: Kann beschreibende und statusrelevante Felder bearbeiten wie Titel, Beschreibung, Interne Bemerkung, Lösung, Art, Abgeschlossen, Verbleibende Schätzung, Bereich, Sprint.
  • Rolle Ressourcenplanung: Kann alle anderen, strukturellen und kaufmännischen Felder bearbeiten (z.B. Kunde, Projekt, Budgettyp, Aufwandsschätzung, Planungsevents).