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Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Ausführung und Abrechnung eines bestimmten Projekts, einer Aufgabe oder einer Dienstleistung unterstützt. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Ausführung und Verfolgung von Arbeitspaketen aller Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Vorgängen in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Die Dokumentation zu DYCE Project Billing enthält eine allgemeine Einführung zur Abrechnung von Dienstleistungen mit DYCE und detaillierte Informationen zu den Eigenschaften von Work Order.

Work Orders spielen in mehreren DYCE Apps eine Rolle. Diese Dokumentation beschreibt die Planungsfunktionalität innerhalb von Project & Resource Planning und stellt Querverbindungen zu Time Tracking und Project Billing her.

Dienstleistungen mit Work Orders planen​

Wie oben erwähnt, decken Work Orders mehrere Aspekte ab, die für die Erbringung und Abrechnung von Dienstleistungen notwendig sind. Project & Resource Planning ermöglicht die Anlage und Bearbeitung von Work Orders, die Auswahl bestehender Projektbudgets für die Zeiterfassung und die Planung von Dienstleistungen über Work Order Events.

Billing Work Orders und Sub-Work Orders​

Kunden und Planer denken in Themen — eine Änderungsanforderung, eine Projektphase, ein Workshop. Sie möchten Aufwand, Kosten und Fortschritt auf dieser Ebene aggregiert sehen und auf dieser Ebene schätzen, anbieten und vom Kunden freigeben lassen. Wie das Team das Thema intern in einzelne Aufgaben oder Tickets aufteilt, ist eine andere Frage. Work Orders unterstützen beide Sichten mit einer zweistufigen Struktur:

  • Die Billing Work Order repräsentiert das Thema. Sie trägt Kunde, Projekt und die Master-Liste der Budgetzuordnungen (Work Order Lines), und auf dieser Ebene werden Zeit und Kosten ausgewertet und abgerechnet.
  • Sub-Work Orders sind die einzelnen Arbeitsstücke darunter. Jede Sub-Work Order rollt ihre Zeiterfassungen zur Billing Work Order hoch, übernimmt Kunde, Projekt und Budgettyp vom übergeordneten Eintrag und darf nur Work Order Lines verwenden, die auf der Billing Work Order existieren.

Für überschaubare Arbeiten reicht eine einzelne Work Order. Sub-Work Orders sind dann sinnvoll, wenn ein Thema in mehrere Phasen aufgeteilt oder auf unterschiedliche Ressourcen verteilt wird, aber als Ganzes ausgewertet und abgerechnet werden soll. Sie werden typischerweise in dem Quellsystem angelegt, das die Arbeit bereits hierarchisch organisiert — derzeit Business Central, Jira oder Azure DevOps — und gelangen über die Synchronisation in Connect.

Work Order Liste​

Die Work Order Liste bietet einen umfassenden Überblick über alle Work Orders in DYCE. Sie kann über den Hauptmenüpunkt Work Order aufgerufen werden.

Der Hauptzweck dieser Seite ist es, dem Benutzer einen schnellen und direkten Zugriff auf alle relevanten Work Orders zu ermöglichen. Um die Ansicht einzugrenzen, können pro Benutzer beliebig viele gespeicherte Filter erstellt werden.

Standardmäßig werden die folgenden Spalten angezeigt:

  • Nr.: Die eindeutige Nummer der Work Order (z.B. WO00092).
  • Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
  • Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeit.
  • Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
  • Projektnr. und -beschreibung: Das übergeordnete Projekt dieser Work Order.
  • Ressource: Die zugewiesene Hauptressource.
  • Ressourcengruppe: Die zugewiesene Ressourcengruppe.
  • Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
  • Ursprüngliche Schätzung: Die geschätzte benötigte Zeit (in Stunden oder Tagen).
  • Abgeschlossen: Der aktuelle Status (ja/nein).

Bei Bedarf können über das Spaltenmenü (…) zusätzliche Spalten angezeigt werden.

Die Work Order Karte kann entweder durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf die entsprechende Zeile geöffnet werden.

Neue Work Orders können mit der Funktion ⊕ NEU erstellt werden. Diese Funktion startet einen Assistenten, der Sie in drei Schritten durch die wichtigsten Eigenschaften einer Work Order führt.

Eine oder mehrere ausgewählte Work Orders können mit dem Papierkorbsymbol (🗑) gelöscht werden.

Suche​

Das Suchfeld ermöglicht eine Schnellsuche über die folgenden Eigenschaften:

  • Nr.
  • Ressource
  • Titel
  • Beschreibung
  • Kunde
  • Projektnr.
  • Projektbeschreibung

Eine Suche beschränkt die Liste auf die Work Orders, die mit dem eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. Ein Klick auf das x-Symbol im Suchfeld entfernt den Filter.

Filtern und Sichten speichern​

Die Liste kann durch Klicken auf das Filtersymbol (Y) nach einer oder mehreren Eigenschaften und Kriterien gefiltert werden. Die Liste merkt sich dauerhaft die aktiven Filterkriterien und zeigt daher bei jedem Öffnen dieselbe Liste an.

Wenn eine Reihe von gefilterten Kriterien häufig benötigt wird, kann sie als Filter mit dem Speichersymbol (💾) gespeichert werden. Die gespeicherten Kriterien können dann einfach durch einen Klick auf den Filternamen wieder aufgerufen werden.

tip

Die Farbe des Filtersymbols zeigt an, ob Filterkriterien definiert wurden.

  • Graues Symbol: keine Filterkriterien aktiv
  • Blaues Symbol: nach einer oder mehreren Eigenschaften gefiltert

Work Order Karte​

Die Work Order Karte ist die zentrale Detailansicht für eine einzelne Work Order. Sie bündelt alle relevanten Eigenschaften aus den Bereichen Beschreibung, Zuordnung, kaufmännische Details, Abrechnung und Planung an einem Ort.

Diese Ansicht wird typischerweise geöffnet, wenn ein Benutzer auf einen Eintrag in der Work Order Liste doppelklickt oder von anderen Teilen der Anwendung aus zu einer verknüpften Work Order navigiert, wie z.B. von der Seite Aufgaben oder dem Kontextmenü einer Zeiterfassung.

Allgemeine Struktur​

Die Work Order Karte ist in drei Hauptbereiche gegliedert: den Kopfbereich, die Tabs und eine dynamische Seitenleiste.

  • Der Kopfbereich zeigt die wichtigsten Identifikationsmerkmale der Work Order an: die Work Order-Nummer, den Titel und kurze Informationen zu Kunde, Art und Status.
  • Die Tabs gruppieren die Eigenschaften in vier Bereiche: Allgemein, Abrechnung, Planung und Details.
  • Die rechte Seitenleiste enthält ein dynamisches Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen der Work Order zusammenfasst. Der Inhalt dieser Leiste passt sich je nach ausgewähltem Tab leicht an.

Registerkarte Allgemein​

Diese Registerkarte enthält die grundlegenden beschreibenden Informationen der Work Order.

  • Titel, Beschreibung und Lösung: Definieren, worum es bei der Work Order geht.
  • Interne Bemerkung: Textfeld für zusätzliche, nicht-öffentliche Informationen.
  • Art: Eine Klassifizierung des Arbeitstyps (z.B. Story, Bug, Task). Die Liste der möglichen Werte wird zentral im jeweiligen Quellsystem (z.B. Business Central, Jira, Azure DevOps) gepflegt.
  • Abgeschlossen (Umschalter): Legt fest, ob die Work Order als erledigt gilt. Der Status im Kopfbereich (Offen / Abgeschlossen) wird direkt von diesem Umschalter abgeleitet.
  • Gesperrt (Umschalter): Kann verwendet werden, um eine Work Order für weitere Zeiterfassungen zu sperren.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Registerkarte Abrechnung​

Alle für die Abrechnung und Budgetierung relevanten Informationen werden hier konfiguriert und eingesehen. Die Registerkarte ist in vier Abschnitte unterteilt: Kunde & Projekt, Budget, Work Order Schätzungen und (auf einer bestehenden Work Order) Zeiterfassungen.

Kunde & Projekt​

Die grundlegende Zuordnung der Work Order. Kunde und Projekt bestimmen alles weitere: welche Planzeilen ausgewählt werden können, welche Tätigkeitssätze gelten und wo die Rechnung landet.

info

Auf einer Sub-Work Order werden die beiden Felder von der übergeordneten Billing Work Order übernommen und können nicht geändert werden, sodass jede Sub-Work Order unterhalb derselben Billing Work Order gegen denselben Kunden und dasselbe Projekt bucht.

Auf einer Billing Work Order mit Budgettyp = Project werden Kunde und Projekt gesperrt, sobald die erste Work Order Line hinzugefügt wird, da die Zeilen die Work Order bereits an ein bestimmtes Projektbudget binden.

Die vollständige Begründung finden Sie unter Customer and Project Rules.

Budget​

  • Billing Work Order: Schreibgeschützter Verweis auf die Billing Work Order, auf der die Zeit abgerechnet wird. Wenn sie auf diese Work Order selbst verweist, handelt es sich um eine Billing Work Order; andernfalls um eine Sub-Work Order.

  • Budgettyp: Entweder Open oder Project. Auf einer Sub-Work Order ist das Feld deaktiviert, da der Budgettyp von der Billing Work Order übernommen wird. Die Einstellung legt fest, wie strikt Zeiterfassungen zu den Planzeilen der Work Order passen müssen — was die jeweiligen Optionen bedeuten, beschreibt das Kapitel Budget Type.

  • Work Order Lines: Ein Raster, in dem jede Zeile die Work Order mit einer Projektplanzeile verknüpft — also mit genau einer Budgetzuordnung. Mehrere Zeilen pro Work Order ermöglichen es, dass eine Work Order aus mehreren Planzeilen schöpft.

    Spalten:

    • Projektaufgabe Nr., Projektaufgabenbeschreibung und Projektplanzeile Beschreibung — gemeinsam identifizieren sie die Projektaufgabe und die Projektplanzeile, auf die die Work Order Line verweist. Dies ist der Verweis auf das Budget; Zeiterfassungen, die gegen die Zeile gebucht werden, verbrauchen das Budget dieser Planzeile.
    • Tätigkeit — optional. Wenn hier gesetzt, dient sie als Standard-Tätigkeit für Zeiterfassungen gegen diese Zeile; der Benutzer kann sie in der Zeiterfassung jederzeit ändern.
    • Service Billing Type — Time & Material, Budget oder Fixed Price; ein Dollar-Icon neben der Tätigkeit zeigt den Abrechnungsstatus an.
    • Reserved Qty. — optional; wie viel vom Budget der Planzeile exklusiv für diese Work Order reserviert ist. Zeiterfasser sehen diesen Wert als ihr Budget für die Aufgabe. Wenn 0 belassen wird, ist keine exklusive Reservierung in Kraft und das vollständige Planzeilen-Budget steht zur Verfügung. Nur auf den Zeilen der Billing Work Order bearbeitbar (auf einer Sub-Work Order ist die Zelle schreibgeschützt, da die Reservierung auf Ebene der Billing Work Order gehalten wird). Siehe Budget Reservation.
    • Qty. Available to Reserve — wie viel vom Planzeilen-Budget nach den aktuellen Reservierungen verbleibt.

    Mengen unter 8 Stunden werden in Stunden angezeigt; 8 Stunden und mehr in Tagen (1 Tag = 8 Stunden).

    Symbolleiste:

    • Auf einer Billing Work Order: ⊕ Create Work Order Line öffnet einen Dialog zur Auswahl von Projektaufgabe, Projektplanzeile und optionaler Tätigkeit und fügt eine neue Zeile hinzu.
    • Auf einer Sub-Work Order: ⊕ Get Work Order Line öffnet einen Dialog mit den Zeilen, die auf der übergeordneten Billing Work Order bereits definiert sind; der Benutzer wählt eine oder mehrere aus, um sie auf die Sub-Work Order zu übernehmen.
    • Zeilen können über das Papierkorbsymbol oder das Kontextmenü der Zeile gelöscht werden.

Work Order Schätzungen​

  • Ursprüngliche Schätzung: Der ursprünglich geschätzte Aufwand; dieser Wert wird in der Seitenleiste unter Zeiterfassung → Geschätzt angezeigt.
  • Verbleibende Schätzung: Kann vom Benutzer aktualisiert werden, um den verbleibenden Aufwand zu verfolgen.

Zeiterfassungen​

Eine Liste aller für diese Work Order erfassten Zeiten. Benutzer mit der Rolle Planer können Einträge durch Doppelklick oder über das Kontextmenü bearbeiten. Neue Einträge oder Löschungen sind hier nicht möglich.

Registerkarte Planung​

Diese Registerkarte dient der operativen Planung und Zuweisung von Ressourcen.

  • Planungsfelder: Hier kann die Work Order einer primären Ressource, einer Ressourcengruppe und optional einem Ort, Sprint oder Bereich zugewiesen werden.
  • Events: Events sind konkrete Termine oder geplante Arbeitsblöcke. Die Arbeit an der Work Order kann hier für eine oder mehrere Ressourcen detailliert geplant werden, einschließlich spezifischer Start- und Endzeiten. Neue Events können über ⊕ NEU erstellt werden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Registerkarte Details​

Diese Registerkarte enthält Verknüpfungen, Links und historische Daten.

  • Externe Verknüpfung: Spezifiziert den Ursprung der Work Order und verknüpft sie mit dem ursprünglichen Element in einem externen System (z.B. einem Jira Issue oder einem Azure DevOps Work Item).
  • Billing Work Order: Wird verwendet, um Hierarchien abzubilden. Wenn diese Work Order eine untergeordnete Aufgabe ist, verweist dieser Abschnitt auf die übergeordnete "Billing Work Order", auf der alle Zeiten für die Abrechnung konsolidiert werden.
  • Link: Ein direkter, permanenter Link zum schnellen Aufrufen dieser Work Order Karte.
  • Historie (in der Seitenleiste): Zeigt an, wann die Work Order erstellt und zuletzt geändert wurde.

Seitenleiste​

Die Seitenleiste bietet einen schnellen Überblick über den Status der Work Order:

  • Planung:
    • Geplant: Ein Statusindikator (visualisiert durch ein grünes Häkchen neben der Ressource) zeigt an, ob die Work Order geplant ist. Das Häkchen erscheint, sobald mindestens ein Event (geplanter Arbeitsblock) im Planung-Tab existiert, was anzeigt, dass die Work Order terminiert wurde.
    • Ressource: Zeigt die primär zugewiesene Ressource an.
  • Zeiterfassung:
    • Geschätzt: Der ursprünglich geschätzte Aufwand in Stunden (dieser Wert stammt aus dem Feld Ursprüngliche Schätzung im Tab Abrechnung).
    • Tatsächlich: Die Summe aller tatsächlich für diese Work Order erfassten Stunden, unabhängig von der erfassenden Ressource.
  • Budget:
    • Budgettyp: Der auf dem Tab Abrechnung ausgewählte Budgettyp.
    • Menge: Das für die Work Order festgelegte Budget (z.B. in Tagen), abgeleitet von der verknüpften Projektplanzeile (Typ Budget) (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).
    • Tatsächlich: Der bereits verbrauchte Teil des Budgets (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).

Bearbeitungsberechtigungen​

Die Bearbeitbarkeit der Felder ist rollenbasiert:

  • Rolle Zeiterfasser: Kann beschreibende und statusrelevante Felder wie Titel, Beschreibung, Interne Bemerkung, Lösung, Art, Abgeschlossen, Verbleibende Schätzung, Bereich, Sprint bearbeiten. Kann Kunde, Projekt, Budgettyp und Work Order Lines nicht bearbeiten (Projektaufgabe, Projektplanzeile und Tätigkeit liegen jetzt auf der Work Order Line, nicht mehr auf der Work Order selbst).
  • Rolle Ressourcenplanung: Kann alle anderen strukturellen und kaufmännischen Felder bearbeiten, einschließlich Kunde, Projekt, Budgettyp, Ursprüngliche Schätzung und Planungs-Events. Kann außerdem Work Order Lines anlegen, übernehmen, bearbeiten (Tätigkeit, Reserved Qty.) und löschen.