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Work Order

Eine Work Order (im Deutschen auch Arbeitsauftrag) ist ein zentrales Dokument, das die Ausführung und Abrechnung eines bestimmten Projekts, einer Aufgabe oder einer Dienstleistung unterstützt. Sie dient als Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation, Planung, Ausführung und Verfolgung von Arbeitspaketen aller Art – von internen Wartungsaufgaben bis hin zu Vorgängen in komplexen, abrechenbaren Kundenprojekten.

Die Dokumentation für DYCE Project Billing enthält eine allgemeine Einführung in die Abrechnung von professionellen Dienstleistungen mit DYCE und detaillierte Informationen zu Work Orders.

Work Orders spielen in mehreren DYCE Apps eine Rolle. Diese Dokumentation beschreibt die Planungsfunktionalität innerhalb von Project & Resource Planning und stellt Querverbindungen zu Time Tracking und Project Billing her.

Dienstleistungen mit Work Orders planen​

Wie oben erwähnt, decken Work Orders mehrere Aspekte ab, die für die Erbringung und Abrechnung von Dienstleistungen notwendig sind. Project & Resource Planning ermöglicht die Anlage und Bearbeitung von Work Orders, die Auswahl bestehender Projektbudgets für die Zeiterfassung und die Planung von Dienstleistungen über Work Order Events.

Work Order Liste​

Die Work Order Liste bietet einen umfassenden Überblick über alle Work Orders in DYCE. Sie kann über den Hauptmenüpunkt Work Order aufgerufen werden.

Der Hauptzweck dieser Seite ist es, dem Benutzer einen schnellen und direkten Zugriff auf alle relevanten Work Orders zu ermöglichen. Um die Ansicht einzugrenzen, können pro Benutzer beliebig viele gespeicherte Filter erstellt werden.

Standardmäßig werden die folgenden Spalten angezeigt:

  • Nr.: Die eindeutige Nummer der Work Order (z.B. WO00092).
  • Titel: Eine kurze, prägnante Überschrift.
  • Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeit.
  • Kunde: Der externe oder interne Auftraggeber.
  • Projektnr. und -beschreibung: Das übergeordnete Projekt dieser Work Order.
  • Ressource: Die zugewiesene Hauptressource.
  • Ressourcengruppe: Die zugewiesene Ressourcengruppe.
  • Ort: Der physische oder virtuelle Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
  • Ursprüngliche Schätzung: Die geschätzte benötigte Zeit (in Stunden oder Tagen).
  • Abgeschlossen: Der aktuelle Status (ja/nein).

Bei Bedarf können über das Spaltenmenü (…) zusätzliche Spalten angezeigt werden.

Die Work Order Karte kann entweder durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) auf die entsprechende Zeile geöffnet werden.

Neue Work Orders können mit der Funktion ⊕ NEU erstellt werden. Diese Funktion startet einen Assistenten, der Sie in drei Schritten durch die wichtigsten Eigenschaften einer Work Order führt.

Eine oder mehrere ausgewählte Work Orders können mit dem Papierkorbsymbol (🗑) gelöscht werden.

Suche​

Das Suchfeld ermöglicht eine Schnellsuche über die folgenden Eigenschaften:

  • Nr.
  • Ressource
  • Titel
  • Beschreibung
  • Kunde
  • Projektnr.
  • Projektbeschreibung

Eine Suche beschränkt die Liste auf die Work Orders, die mit dem eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. Ein Klick auf das x-Symbol im Suchfeld entfernt den Filter.

Filtern und Sichten speichern​

Die Liste kann durch Klicken auf das Filtersymbol (Y) nach einer oder mehreren Eigenschaften und Kriterien gefiltert werden. Die Liste merkt sich dauerhaft die aktiven Filterkriterien und zeigt daher bei jedem Öffnen dieselbe Liste an.

Wenn eine Reihe von gefilterten Kriterien häufig benötigt wird, kann sie als Filter mit dem Speichersymbol (💾) gespeichert werden. Die gespeicherten Kriterien können dann einfach durch einen Klick auf den Filternamen wieder aufgerufen werden.

tip

Die Farbe des Filtersymbols zeigt an, ob Filterkriterien definiert wurden.

  • Graues Symbol: keine Filterkriterien aktiv
  • Blaues Symbol: nach einer oder mehreren Eigenschaften gefiltert

Work Order Karte​

Die Work Order Karte ist die zentrale Detailansicht für eine einzelne Work Order. Sie bündelt alle relevanten Eigenschaften aus den Bereichen Beschreibung, Zuordnung, kaufmännische Details, Abrechnung und Planung an einem Ort.

Diese Ansicht wird typischerweise geöffnet, wenn ein Benutzer auf einen Eintrag in der Work Order Liste doppelklickt oder von anderen Teilen der Anwendung aus zu einer verknüpften Work Order navigiert, wie z.B. von der Seite Aufgaben oder dem Kontextmenü einer Zeiterfassung.

Allgemeine Struktur​

Die Work Order Karte ist in drei Hauptbereiche gegliedert: den Kopfbereich, die Tabs und eine dynamische Seitenleiste.

  • Der Kopfbereich zeigt die wichtigsten Identifikationsmerkmale der Work Order an: die Work Order-Nummer, den Titel und kurze Informationen zu Kunde, Art und Status.
  • Die Tabs gruppieren die Eigenschaften in vier Bereiche: Allgemein, Abrechnungsdetails, Planung und Details.
  • Die rechte Seitenleiste enthält ein dynamisches Dashboard, das die wichtigsten Kennzahlen der Work Order zusammenfasst. Der Inhalt dieser Leiste passt sich je nach ausgewähltem Tab leicht an.

Registerkarte Allgemein​

Diese Registerkarte enthält die grundlegenden beschreibenden Informationen der Work Order.

  • Titel, Beschreibung und Lösung: Definieren, worum es bei der Work Order geht.
  • Interne Bemerkung: Textfeld für zusätzliche, nicht-öffentliche Informationen.
  • Art: Eine Klassifizierung des Arbeitstyps (z.B. Story, Bug, Task). Die Liste der möglichen Werte wird zentral im jeweiligen Quellsystem (z.B. Business Central, Jira, Azure DevOps) gepflegt.
  • Abgeschlossen (Umschalter): Legt fest, ob die Work Order als erledigt gilt. Der Status im Kopfbereich (Offen / Abgeschlossen) wird direkt von diesem Umschalter abgeleitet.
  • Gesperrt (Umschalter): Kann verwendet werden, um eine Work Order für weitere Zeiterfassungen zu sperren.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Registerkarte Rechnungsdetails​

Alle für die Abrechnung und Budgetierung relevanten Informationen werden hier konfiguriert und eingesehen.

  • Kunde & Projekt: Die grundlegende Zuordnung der Work Order.
  • Budget: Hier wird die Verknüpfung zum kaufmännischen Budget hergestellt:
    • Budgettyp: Steuert die Flexibilität der Zeiterfassung.
    • Projektfelder: Projektaufgabe, Projektplanzeile, Tätigkeit
  • Aufwandsschätzung:
    • Ursprüngliche Schätzung: Der ursprünglich geschätzte Aufwand; dieser Wert wird in der Seitenleiste unter Zeiterfassung - Geschätzt angezeigt.
    • Verbleibende Schätzung: Kann vom Benutzer aktualisiert werden, um den verbleibenden Aufwand zu verfolgen.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Zeiterfassungen​

Eine Liste aller für diese Work Order erfassten Zeiten. Benutzer mit der Rolle Planer können Einträge durch Doppelklick oder über das Kontextmenü bearbeiten. Neue Einträge oder Löschungen sind hier nicht möglich.

Registerkarte Planung​

Diese Registerkarte dient der operativen Planung und Zuweisung von Ressourcen.

  • Planungsfelder: Hier kann die Work Order einer primären Ressource, einer Ressourcengruppe und optional einem Ort, Sprint oder Bereich zugewiesen werden.
  • Events: Events sind konkrete Termine oder geplante Arbeitsblöcke. Die Arbeit an der Work Order kann hier für eine oder mehrere Ressourcen detailliert geplant werden, einschließlich spezifischer Start- und Endzeiten. Neue Events können über ⊕ NEU erstellt werden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Eigenschaften einer Work Order.

Registerkarte Details​

Diese Registerkarte enthält Verknüpfungen, Links und historische Daten.

  • Externe Verknüpfung: Spezifiziert den Ursprung der Work Order und verknüpft sie mit dem ursprünglichen Element in einem externen System (z.B. einem Jira Issue oder einem Azure DevOps Work Item).
  • Billing Work Order: Wird verwendet, um Hierarchien abzubilden. Wenn diese Work Order eine untergeordnete Aufgabe ist, verweist dieser Abschnitt auf die übergeordnete "Billing Work Order", auf der alle Zeiten für die Abrechnung konsolidiert werden.
  • Link: Ein direkter, permanenter Link zum schnellen Aufrufen dieser Work Order Karte.
  • Historie (in der Seitenleiste): Zeigt an, wann die Work Order erstellt und zuletzt geändert wurde.

Seitenleiste​

Die Seitenleiste bietet einen schnellen Überblick über den Status der Work Order:

  • Planung:
    • Geplant: Ein Statusindikator (visualisiert durch ein grünes Häkchen neben der Ressource) zeigt an, ob die Work Order geplant ist. Das Häkchen erscheint, sobald mindestens ein Event (geplanter Arbeitsblock) im Planung-Tab existiert, was anzeigt, dass die Work Order terminiert wurde.
    • Ressource: Zeigt die primär zugewiesene Ressource an.
  • Zeiterfassung:
    • Geschätzt: Der ursprünglich geschätzte Aufwand in Stunden (dieser Wert stammt aus dem Feld Ursprüngliche Schätzung im Tab Abrechnungsdetails).
    • Tatsächlich: Die Summe aller tatsächlich für diese Work Order erfassten Stunden, unabhängig von der erfassenden Ressource.
  • Budget:
    • Budgettyp: Der auf dem Tab Abrechnungsdetails ausgewählte Budgettyp.
    • Menge: Das für die Work Order festgelegte Budget (z.B. in Tagen), abgeleitet von der verknüpften Projektplanzeile (Typ Budget) (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).
    • Tatsächlich: Der bereits verbrauchte Teil des Budgets (erscheint nur, wenn eine Projektplanzeile ausgewählt wurde).

Bearbeitungsberechtigungen​

Die Bearbeitbarkeit der Felder ist rollenbasiert:

  • Rolle Zeiterfasser: Kann beschreibende und statusrelevante Felder wie Titel, Beschreibung, Interne Bemerkung, Lösung, Art, Abgeschlossen, Verbleibende Schätzung, Bereich, Sprint bearbeiten.
  • Rolle Ressourcenplanung: Kann alle anderen strukturellen und kaufmännischen Felder bearbeiten (z.B. Kunde, Projekt, Budgettyp, Aufwandsschätzung, Planungs-Events).