Projektkarte
Die Projektkarte ist die zentrale Seite zur Erstellung und Verwaltung eines Projektplans. Sie wird entweder durch Klicken auf ein bestehendes Projekt in der Projektliste oder durch Erstellen eines neuen Projekts mit der Aktion NEU geöffnet.
Die Karte ist in mehrere Registerkarten unterteilt:
- PLAN: Der Projektplan mit Vorgängen, Gantt-Diagramm und Projektressourcen
- PERSONEN: Das Projektteam mit zugewiesenen Vorgängen und Auslastung
- DETAILS: Die Projektdetails mit allgemeinen Informationen, Budgetierung und Terminplanung
Registerkarte Plan
Die erste Registerkarte in der Projektkarte enthält den Projektplan. Er bietet eine flexible Darstellung der Projektvorgänge (Projektstrukturplan) in Form eines Gantt-Diagramms und der Projektressourcen, die dem Projekt zugewiesen sind.
- Vorgänge im Projektplan
Dies ist eine hierarchische Gliederung des Projektumfangs in kleinere und besser handhabbare Komponenten. Sie zeigt die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Projektelementen (z.B. Vorgänge, Meilensteine und Ressourcen). Sie hilft, die einzelnen Vorgänge im Projekt zu definieren, Ressourcen zuzuweisen und die Dauer sowie das Budget des Projekts zu schätzen. - Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm stellt den Projektzeitplan grafisch dar. Es zeigt das Start- und Enddatum und damit die Dauer der Vorgänge sowie die Abhängigkeiten und Einschränkungen zwischen ihnen. Es hilft, den Projektzeitplan zu visualisieren und den Fortschritt zu überwachen. - Projektressourcen
Die Projektressourcen repräsentieren die am Projekt arbeitenden Personen. Personen werden Vorgängen zugewiesen. Hierbei spielen sowohl Kapazität als auch Qualifikationen eine Rolle.
Die Vorgänge und das Gantt-Diagramm werden nebeneinander angezeigt. Durch Aktivieren des Buttons Ressourcen anzeigen erscheinen im unteren Bereich des Fensters zusätzlich die Projektressourcen inklusive ihrer Auslastung. Die Trennlinien zwischen den jeweiligen Bereichen (Projektvorgänge und Gantt-Diagramm sowie die Projektressourcen) können individuell mit dem Cursor verschoben werden.
Auf den vertikalen Trennlinien zwischen Vorgängen und dem Gantt-Diagramm oder den Projektressourcen und ihrer Auslastung erscheint ein Doppelpfeil (<>), wenn der Cursor darüber bewegt wird. Wenn Sie auf einen der beiden Pfeile klicken, wird der entsprechende Bereich maximiert und der Button wird dann am Rand des Bildschirms angezeigt. Wenn Sie erneut auf den Pfeil klicken (in die andere Richtung), wird die vorherige Anzeige wiederhergestellt.
Neuer Vorgang
Die Aktion NEU (Alt+N) erstellt einen neuen Vorgang im Projektplan. Die fortlaufende Nummer und die Ebene des Projektstrukturplans werden automatisch vergeben. Dies ist auch der Fall, wenn die Sortierung der Zeilen manuell durch Verschieben (am Anfang der Zeile gedrückt halten) angepasst wird, d.h. die Nummer und die Ebene werden aktualisiert. Ein Rechtsklick auf einen Vorgang öffnet eine Auswahl zur Bearbeitung (Kopieren, Löschen, Einrücken usw.).
Alternativ kann eine neue Zeile auch über den PLUS-Button zwischen PSP und Modus erstellt werden. Dieser Button erscheint, wenn Sie den Cursor über die Position bewegen.
Der Modus erhält seinen Anfangswert aus der Voreinstellung im Register Details und kann durch einen Doppelklick in das Feld geändert werden. Es stehen drei verschiedene Modi (Feste Dauer, Manuell und Automatisch) zur Auswahl (Details siehe unten).
Die Einstellungen im Feld Modus sind eine Zusammenfassung mehrerer Planungsparameter, die auch manuell für jeden Vorgang über das Register Erweitert
eingestellt werden können (siehe unten).
Im Detail werden folgende Standardeinstellungen vorgenommen:
- Geplant mit fester Dauer
- Planungsmodus: Feste Dauer
- Aufwandsgesteuert: Ja
- Manuell geplant: Nein
- Konsequenz: Die Dauer des Vorgangs bleibt in jedem Fall unverändert. Der Projektplan berechnet automatisch die Start- und Endzeit des Vorgangs basierend auf seiner Position im Plan und den Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen.
- Manuell geplant
- Planungsmodus: Feste Dauer
- Aufwandsgesteuert: Ja
- Manuell geplant: Ja
- Konsequenz: Die Dauer des Vorgangs bleibt in jedem Fall unverändert. Zusätzlich werden die eingestellten Start- und Endzeiten nicht berechnet. Dieser Modus eignet sich beispielsweise für Meilensteine, die auf einen Zeitpunkt fixiert werden sollen.
- Automatisch geplant
- Planungsmodus: Feste Dauer
- Aufwandsgesteuert: Nein
- Manuell geplant: Nein
- Konsequenz: Die Parameter Dauer, Start und Ende werden vom Projektplan berechnet. Die Start- und Endzeit des Vorgangs wird basierend auf seiner Position im Plan und den Abhängigkeiten zu anderen Aktivitäten berechnet. Die Dauer wird basierend auf dem Aufwand und der zugewiesenen Ressourcenkapazität berechnet.
Der Planungsmodus Feste Dauer ist daher für jeden Modus immer voreingestellt.
Der Name wird vom Benutzer frei vergeben. Ein normaler Vorgang wird durch einen Punkt vor dem Namen dargestellt. Es ist jedoch auch möglich, einen oder mehrere Vorgänge über das Kontextmenü (Rechtsklick) einzurücken. Anstelle des Punktes erhält der übergeordnete Vorgang einen Pfeil zum Erweitern der zugehörigen Vorgänge und wird so zu einem Sammelvorgang. Automatisch geplante Vorgänge werden an ihrem Sammelvorgang ausgerichtet. Dies unterscheidet sich jedoch von einer zwingend chronologischen Abfolge (Vorgänger, siehe unten).
Der Aufwand beschreibt den für diesen Vorgang erforderlichen Aufwand oder die Zeit. Die Dauer stellt den Zeitraum dar, in dem der Aufwand erbracht wird. Je nach Planungsmodus ist es möglich, dass eines oder beide Felder zu einem späteren Zeitpunkt neu berechnet werden - z.B. wenn eine Ressource hinzugefügt wird. Start (und Ende - standardmäßig ausgeblendet) geben die Dauer des Vorgangs als Datumsbereich an.
Das Feld Zugeordnete Ressource zeigt die Kürzel der Ressourcen an, die für diesen Vorgang vorgesehen sind. Über die Suche im Feld können auch zusätzliche Ressourcen hinzugefügt werden.
Der Vorgänger gibt an, welcher Vorgang im Projektplan der Bearbeitung vorausgehen muss. Die Auswahl kann über das Auswahlmenü oder durch Eingabe der Projektstrukturplannummer (PSP-Nummer) erfolgen. Normalerweise wird von Ende-zu-Start ausgegangen, d.h. der vorherige Vorgang muss abgeschlossen sein, bevor der nächste begonnen wird. Prinzipiell sind aber auch andere Arten von Abhängigkeiten möglich.
Der Skill dient dazu, festzulegen, ob und wenn ja, welche Qualifikationen zur Erledigung des Vorgangs erforderlich sind.
Die Felder Budget und Restbudget sind miteinander verknüpft. Wenn in der Registerkarte Details ein Business Central Projekt zugewiesen ist, können Budgets für Sammel- und Einzelvorgänge in Form von Projektaufgaben und Projektplanzeilen ausgewählt und zugewiesen werden. Das Restbudget wird dann basierend auf den getätigten Zeiterfassungen berechnet.
Erfasst % berechnet den prozentualen Anteil der Zeiterfassungen für diesen spezifischen Vorgang im Verhältnis zum Gesamtaufwand für diesen Vorgang (Spalte Aufwand).
Vorgang bearbeiten
Jeder Vorgang hat ein Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann. Die Aktion Bearbeiten öffnet ein neues Fenster mit mehreren Registerkarten.
Die Registerkarte Allgemein
enthält die meisten Informationen, die auch in der Projektvorgangszeile angezeigt werden.
Die Registerkarten Vorgänger
, Nachfolger
und Ressourcen
ermöglichen eine detaillierte Feinabstimmung wie z.B. Arten von Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen und Verzögerungen zwischen Vorgängen.
In der Registerkarte Erweitert
können detaillierte Spezifikationen vorgenommen werden, die die Auswirkungen der Aktivität auf die Berechnung des Projektplans steuern.
Planungsmodus
Eine Aktivität kann entweder automatisch oder manuell geplant werden. Dies wird durch den Indikator Manuell geplant definiert. Manuell geplante Vorgänge werden bei der automatischen Neuplanung nicht berücksichtigt und müssen daher vom Benutzer manuell angepasst werden.
Automatisch zu planende Vorgänge werden hinsichtlich ihrer Start- und Enddaten und basierend auf ihren möglichen Einschränkungen, Verknüpfungen und ihrer Position im Projektplan aktualisiert. Das bedeutet, dass das Start- und Enddatum neu berechnet werden können.
Der Planungsmodus gibt an, wie die Eigenschaften des Vorgangs voneinander abhängen. Er bestimmt, welche Eigenschaften fest sind (vom Benutzer angegeben) und welche berechnet werden sollen.
Vier grundlegende Planungsmodi sind verfügbar:
- Normal
- Feste Dauer
- Feste Einheiten
- Fester Aufwand
Zusätzlich gibt es den Indikator Aufwandsgesteuert, mit dem der Aufwand des Vorgangs fixiert werden kann. Wenn er gesetzt ist, weist er den Vorgang an, seinen Aufwand beizubehalten und stattdessen andere Eigenschaften neu zu berechnen.
Durch Ändern eines der Felder in der Registerkarte Erweitert
wird der Modus auf leer gesetzt. Dies zeigt an, dass manuelle Änderungen an der Berechnungsweise des Vorgangs vorgenommen wurden.
-
Normal
Im Normal-Modus wird der Vorgang basierend auf den Informationen zu seinem Start-/Enddatum geplant. Der Aufwand wird in diesem Modus nicht berechnet. Dieser Modus wird immer für Sammelvorgänge verwendet. Der Indikator Aufwandsgesteuert wird in diesem Modus nicht verwendet. -
Feste Dauer
Der Modus Feste Dauer bedeutet, dass der Vorgang ein festes Start- und Enddatum und eine feste Dauer hat, sein Aufwand aber dynamisch basierend auf den zugewiesenen Ressourcen berechnet wird. Ein typisches Beispiel für einen solchen Vorgang ist ein Meeting. Meetings haben in der Regel vordefinierte Start- und Enddaten, und je mehr Personen am Meeting teilnehmen, desto mehr Aufwand wird für das Ereignis aufgewendet. Wenn die Dauer eines solchen Ereignisses zunimmt, erhöht sich auch sein Aufwand. Änderungen am Aufwand eines solchen Vorgangs führen zu einer Neuberechnung der zugewiesenen Einheiten und umgekehrt (Änderungen an den zugewiesenen Einheiten führen zu einer Neuberechnung des Aufwands). Die Aktivierung von Aufwandsgesteuert für eine Aktivität ändert dieses Verhalten und zwingt die Aktivität, ihre zugewiesenen Einheiten neu zu berechnen, wann immer sich ihre Dauer oder ihr Aufwand ändert.
Hinweis: Die Berechnungen in diesem Modus funktionieren nur, wenn dem Vorgang mindestens eine Ressource zugewiesen ist. -
Feste Einheiten
Der Modus Feste Einheiten bedeutet, dass der Vorgang dauerhaft zugewiesene Einheiten und eine feste Dauer oder einen festen Aufwand hat. Änderungen am Aufwand eines solchen Vorgangs führen zu einer Neuberechnung der Dauer und umgekehrt (eine Änderung der Dauer führt zu einer Neuberechnung des Aufwands). Änderungen an den zugewiesenen Einheiten eines solchen Vorgangs führen zu einer Neuberechnung des Aufwands und der Dauer, wenn der Indikator Aufwandsgesteuert aktiviert ist.
Hinweis: Die Berechnungen in diesem Modus funktionieren nur, wenn dem Vorgang mindestens eine Ressource zugewiesen ist. -
Fester Aufwand
Der Modus Fester Aufwand bedeutet, dass der Vorgang einen festen Aufwand und eine fest berechnete Dauer hat. Je mehr Ressourcen dem Vorgang zugewiesen sind, desto kürzer ist die Dauer. Er wird typischerweise für Vorgänge verwendet, die leicht skaliert und von mehreren Personen bearbeitet werden können. Ein Beispiel für einen Vorgang dieser Art ist Wände streichen - mehrere Maler werden dies schneller erledigen. Die Aktivierung des Flags Aufwandsgesteuert macht in diesem Modus keinen Sinn.
Hinweis: Die Berechnungen in diesem Modus funktionieren nur, wenn dem Vorgang mindestens eine Ressource zugewiesen ist.
Gantt-Diagramm
Im Gantt-Diagramm wird die chronologische Abfolge der Vorgänge grafisch auf einer Zeitachse dargestellt. Die Zoomstufe kann über die bekannten Bedienelemente geändert werden. Sammelvorgänge spannen sich visuell über ihre untergeordneten Einzelvorgänge.
Meilensteine sind Vorgänge ohne Dauer. Sie werden als Raute dargestellt. Ein Meilenstein wird zunächst wie ein normaler Vorgang erstellt und kann Vorgänger und Nachfolger haben. Er wird zu einem Meilenstein, wenn seine Dauer auf 0 gesetzt wird. Alternativ kann er über das Kontextmenü (Rechtsklick) in einen Meilenstein umgewandelt werden. In diesem Fall wird die Dauer auf 0 gesetzt, der Aufwand bleibt jedoch gleich.
Obwohl es nicht möglich ist, neue Aktivitäten innerhalb des Gantt-Diagramms hinzuzufügen, erstellt die Aktion NEU einen neuen Vorgang im Projektplan, der dann sofort angezeigt wird.
Je nach Planungsmodus kann der Benutzer die Länge eines Vorgangs am Anfang oder Ende des Elements ändern. Diese Änderung wird sofort auf die Dauer des Vorgangs angewendet. Wenn zusätzlich eine Verbindungslinie mit dem Cursor zwischen dem Ende eines Vorgangs und dem Anfang eines anderen Vorgangs gezogen wird, entsteht eine Abhängigkeit zwischen den beiden, die sich auch im Feld Vorgänger des Projektstrukturplans widerspiegelt.
Der Fortschritt der auf den Aufwand des Vorgangs erfassten Zeit (Erfasst %) wird als dunklere Schattierung visualisiert, die den Balken des Vorgangs im Gantt-Diagramm füllt.
Projektressourcen
Sobald der Projektplan erstellt ist, muss das Projektteam zusammengestellt und die Personen für die Bearbeitung einzelner Vorgänge geplant werden. Durch Aktivieren des Buttons Ressourcen anzeigen wird ein neuer Bereich am unteren Rand der Seite angezeigt. Um das Projektteam zusammenzustellen, müssen hier Ressourcen zum Projekt hinzugefügt werden.
Wenn die Aktion HINZUFÜGEN aufgerufen wird, öffnet sich ein neues Fenster, das alle Ressourcen des Business Central Mandanten anzeigt. Hier kann zwischen echten Ressourcen und Platzhaltern unterschieden werden.
In DYCE Project Billing können Ressourcen als Platzhalter markiert werden. Im Gegensatz zu Personen (blaues Symbol) werden Platzhalter mit einem grünen Symbol angezeigt. Prinzipiell verhalten sie sich wie normale Ressourcen. Die Zuweisung eines Platzhalters zu einem Vorgang reduziert jedoch nicht dessen erforderliche Kapazität.
Personen und Platzhalter können über eine Volltextsuche gefiltert werden. Dies schließt auch Skills ein. Um in das Projektteam zu übertragen, werden die relevanten Datensätze über das Auswahlfeld ausgewählt und die Seite mit der Aktion Hinzufügen geschlossen.
Ressourcen zuweisen
Jedem Vorgang können eine oder mehrere Personen zugewiesen werden. Die Zuweisung erfolgt entweder durch Auswahl über das Feld Zugeordnete Ressource im Projektplan oder per Drag & Drop mit der Maus.
Um eine geeignete Ressource aus dem Projektteam für einen Vorgang zu bestimmen, klicken Sie auf den Skill im Projektplan, um diesen als Filter für die Ressourcen zu verwenden. Wenn es keine Ressource im Team gibt, die der erforderlichen Qualifikation entspricht, muss sie zuerst bestimmt und hinzugefügt werden. Es können auch zuerst Platzhalter verwendet werden. Bevor eine Ressource einem Vorgang zugewiesen wird, sollte zuerst die Kapazität überprüft werden. Die Ressource kann dann mit der Maus zum Vorgang gezogen und dort abgelegt werden (Drag & Drop) oder im Projektplan über das Feld Zugeordnete Ressource ausgewählt werden. Die Auswirkung auf die Kapazität wird sofort neu berechnet und angezeigt.
Platzhalter werden immer dann verwendet, wenn noch keine bestimmte Person für einen Vorgang benannt oder geplant werden kann. Es ist ratsam, die Platzhalter im Laufe der Projektplanung durch geeignete Personen zu ersetzen. Idealerweise sollten Platzhalter in der Registerkarte PERSONEN
ersetzt werden. Auf dieser Seite werden die Platzhalter im oberen Bereich angezeigt (wenn Platzhalter anzeigen aktiviert ist) und die echten Personen im unteren Bereich. Gleichzeitig zeigt die rechte Seite der Seite für jeden Platzhalter an, welche Vorgänge derzeit für den Platzhalter geplant sind.
Beim Ersetzen eines Platzhalters durch eine echte Person kann der Filter für einen möglichen Skill erneut verwendet werden. Der einfachste Weg zum Ersetzen ist, den Vorgang vom Platzhalter auf der rechten Seite der Seite per Drag & Drop mit der Maus zur Person zu verschieben. Platzhalter ohne geplante Vorgänge können über das Kontextmenü gelöscht werden.
Budgets zuweisen
Budgets aus Business Central können an jeder Stelle im Projektplan verknüpft werden. Die Budgets entsprechen den Projektplanzeilen. Das Vorgehen hängt daher grob von der Struktur ab, in der die Projektplanzeilen erstellt werden. Wenn diese beispielsweise eher grobe Budgets darstellen, ist es sinnvoll, diese Budgets den Sammelvorgängen zuzuordnen. Die Zeiterfassungen für alle Vorgänge unterhalb der Sammelvorgänge werden automatisch mit dem übergeordneten Budget verknüpft. Das Budget wird zugewiesen, indem eine Auswahl im Feld Budget getroffen wird.
Die Werte in den Feldern Restbudget und Erfasst % werden in dem Moment angezeigt oder aktualisiert, in dem das Budget zugewiesen wird. Im Laufe des Projekts werden diese Werte kontinuierlich durch Zeiterfassungen der Projektteammitglieder aktualisiert.
Zeiterfassungen
In DYCE Time Tracking zeigt die Seite Aufgaben alle Vorgänge an, für die der angemeldete Benutzer eingeplant ist. Das Suchfeld kann verwendet werden, um die Anzeige entsprechend einzuschränken. Eine neue Zeiterfassung kann über den gleichnamigen Button gestartet werden. Es öffnet sich die Zeiterfassungsmaske, in der die Felder Kunde, Projekt und Projektaufgabe bereits vordefiniert sind. Zusätzlich zur Beschreibung und Dauer muss nur noch die Tätigkeit ausgewählt werden. Die erfasste Zeit wird sofort als Fortschritt im Projektplan unter dem zugehörigen Budget angezeigt. Das Restbudget und der Fortschritt (Erfasst %) werden aktualisiert. Gleichzeitig wird der (quantitative) Fortschritt auch im Gantt-Diagramm als dunkel gefärbter Bereich des Balkens dargestellt.
Registerkarte Personen
Die zweite Registerkarte in der Projektkarte enthält die dem Projekt zugewiesenen Personen. Diese Seite zeigt dieselben Projektressourcen wie in der Registerkarte PLAN
, jedoch mit einem anderen Fokus. Sie bietet mehr Bildschirmfläche für die Projektressourcen und ihre Auslastung und ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen zu Platzhaltern.
Platzhalter anzeigen schaltet die Anzeige des Platzhalterbereichs im oberen Bereich der Seite um. Die echten Personen werden im unteren Bereich angezeigt. Wenn ein Platzhalter ausgewählt ist, werden alle Vorgänge, die derzeit für diesen Platzhalter geplant sind, auf der rechten Seite der Seite angezeigt. Dies erleichtert es zu sehen, welche Vorgänge noch neu zugewiesen werden müssen, wenn ein Platzhalter durch eine echte Person ersetzt wird.
Ressourcenengpässe auflösen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Konflikte oder Ressourcenengpässe zu lösen. Erstens können einem Vorgang zusätzliche Personen zugewiesen werden. Dadurch wird die Gesamtarbeitslast auf alle zugewiesenen Personen verteilt. Alternativ ist es möglich, den Vorgang zu verlängern. Dadurch wird der Aufwand über einen längeren Zeitraum verteilt und somit der Aufwand pro Person und Zeiteinheit reduziert.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf der Seite Ressourcen. Ähnlich wie die Vorgänge im Projektplan werden Personen mit nur einem geplanten Vorgang mit einem Punkt vor ihrem Namen angezeigt. Wenn eine Person für mehrere Vorgänge geplant ist, wird dies durch einen Pfeil vor dem Namen angezeigt. Die Vorgänge können durch Klicken auf den Pfeil erweitert werden. Dadurch können Sie feststellen, für welche Projekte oder Vorgänge die Person geplant ist, woher die Arbeitslast kommt und was getan werden muss, um den Konflikt zu lösen. Das mit einem Vorgang verbundene Projekt kann durch Klicken auf den jeweiligen Vorgang geöffnet werden.
Registerkarte Details
Die dritte Registerkarte in der Projektkarte enthält die Details des Projekts. Hier werden die Stammdaten für ein Projekt erfasst und die Verbindung zu einem Projekt in Business Central hergestellt.
Allgemeiner Abschnitt
Neben dem Namen oder Titel für das Projekt kann eine erweiterte Beschreibung hinterlegt werden. Zusätzlich kann dem Projekt zur besseren visuellen Differenzierung ein Logo zugewiesen werden.
Im Feld Kunde kann der Kunde aus Business Central über die Suche ausgewählt werden. Dasselbe gilt für das Feld Projekt (Business Central). Hier wird das zugehörige Business Central Projekt hinterlegt, aus dem die Budgets übernommen werden können.
Mit DYCE Project & Resource Planning ist es möglich, Projekte zu planen, ohne zuvor ein Projekt in Business Central anlegen zu müssen. Die Verknüpfung zu einem Projekt in Business Central kann auch nachträglich erstellt werden. Auch ohne ein Projekt aus Business Central kann der Projektplan erstellt und die Auslastung der Personen berechnet und eventuelle Engpässe identifiziert werden.
Das Feld Status bietet die Möglichkeit, dem Projekt einen Status zuzuweisen. Dieses Feld kann zur Filterung in der Projektliste verwendet werden.
Der Umschalter Vorläufig kennzeichnet ein Projekt als vorläufig. Vorläufige Projekte werden mit einem Fragezeichen (?) in der Projektliste aufgeführt. Bei der Betrachtung der Auslastung von Personen können vorläufige Projekte optional ein- oder ausgeschlossen werden.
Der Vorläufig-Button kann verwendet werden, um eine Art Was-wäre-wenn-Simulation durchzuführen, z.B. indem vorläufige Projekte nicht in die Kapazitätsauslastungsberechnung einbezogen werden, aber der Indikator für einzelne Projekte bei Bedarf entfernt wird.
Planungsabschnitt
Die Projektdauer wird basierend auf dem Startdatum und Enddatum bestimmt.
Der Planungsmodus gibt den Standardmodus für neue Vorgänge an. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
- Geplant mit fester Dauer
- Manuell geplant
- Automatisch geplant
Weitere Details zum Planungsmodus finden Sie im Kapitel Planungsmodus.