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Arbeiten mit Verkaufschancen

Diese Anleitung beschreibt, wie mit synchronisierten Verkaufschancen aus Dynamics 365 Sales in Business Central gearbeitet wird und Angebote erstellt werden.

Voraussetzungen​

  • Verkaufschancen-Elemente sind in Business Central eingerichtet.
  • Verkaufschancen wurden in Dynamics 365 Sales erstellt und nach Business Central synchronisiert.
  • DYCE Smart Workflow Tool ist eingerichtet (für die Synchronisation der Angebote zurück nach Sales).

Übersicht: Der Arbeitsprozess​

Schritt 1: Synchronisierte Verkaufschance öffnen​

Verkaufschance finden​

  1. In Business Central nach Verkaufschancen suchen.
  2. Die Verkaufschancenliste öffnen.
  3. Synchronisierte Verkaufschancen aus Sales sind wie folgt erkennbar:
    • Feld Dataverse ID ist gefüllt.
    • Feld Dynamics Sales Link enthält einen Link zur Verkaufschance in Sales.

Verkaufschance öffnen​

  1. Die gewünschte Verkaufschance auswählen.
  2. Die Verkaufschancenkarte öffnen.

Verkaufschancenzeilen prüfen​

Das Inforegister Verkaufschancenzeilen zeigt die geschätzten Werte aus Dynamics 365 Sales:

  • Verkaufschancen-Element-Code: z.B. "Microsoft-Miete"
  • Betrag (MW): Geschätzter Betrag ohne MwSt.
  • Betrag inkl. MwSt. (MW): Geschätzter Betrag inkl. MwSt.
  • Deckungsbeitrag (MW): Geschätzter Deckungsbeitrag (falls vom Vertrieb erfasst)

Beispiel:

CodeBetrag (MW)Betrag inkl. MwSt. (MW)
Microsoft-Miete50.000,0059.500,00
HP-Kauf10.000,0011.900,00

Schritt 2: Angebot aus Verkaufschance erstellen​

Angebot über Standard Funktion erstellen​

  1. In der geöffneten Verkaufschancenkarte auf Start klicken.
  2. Verkaufsangebot erstellen wählen.
  3. Ein neues Verkaufsangebot wird erstellt und geöffnet.
  4. Der Debitor und grundlegende Informationen werden automatisch übernommen.
Hinweis zur Verkaufschance

Die Verkaufschance selbst ist schreibgeschützt, da sie aus Sales synchronisiert wurde. Sie kann nur über die Synchronisation in Sales geändert werden. Das Angebot in Business Central ist jedoch vollständig bearbeitbar.

Schritt 3: Verkaufsangebot mit konkreten Artikeln befüllen​

Jetzt werden die tatsächlichen Artikel, Mengen und Preise im Verkaufsangebot erfasst.

Artikel erfassen​

Die Verkaufszeilen wie gewohnt erfassen:

  1. Art: Artikel
  2. Nr.: Den konkreten Artikel auswählen.
  3. Menge: Die gewünschte Menge erfassen.
  4. Einheitspreis: Wird automatisch gefüllt, kann angepasst werden.

Wichtig für die Verkaufschancen-Kalkulationselemente:
Die Artikel müssen die konfigurierten Dimensionen als Standarddimensionen haben, damit sie in die Berechnung der Verkaufschancen-Elemente einfließen. Sofern mit Abonnements gearbeitet wird, werden die entsprechenden Abonnementzeilen mit in der Berechnung berücksichtigt.

Schritt 4: Prozessstatus setzen (DYCE Smart Workflow Tool)​

Damit das Angebot nach Dynamics 365 Sales synchronisiert und die Werte automatisch berechnet werden, muss ein definierter Prozessstatus gesetzt werden.

Voraussetzung: DYCE Smart Workflow Tool konfiguriert​

Der Administrator (oder ein Power User) muss in DYCE Smart Workflow Tool einen Prozess inkl. Prozessstatus konfiguriert haben, der:

  1. Die Berechnung der Verkaufschancen-Kalkulationselemente auslöst.
  2. Die Synchronisation nach Dynamics 365 Sales startet.

Typischer Prozessstatus: "Zur Synchronisation freigegeben" oder "Geprüft"

Prozessstatus setzen​

  1. Das Verkaufsangebot öffnen.
  2. Das Feld Prozesscode und Prozessstatuscode suchen.
  3. Den Prozess auswählen.
  4. Den Prozessstatus auswählen.
  5. Das Angebot speichern.

Was passiert nun?​

Das Angebot wird nach Dynamics 365 Sales synchronisiert und die berechneten Werte werden übertragen. Der Vertriebsmitarbeiter sieht das Angebot in Sales und kann z.B. die Verkaufschance bei abweichenden Werten aktualisieren.

Schritt 5: Was passiert in Dynamics 365 Sales?​

Angebot in Sales verfügbar​

Der Vertriebsmitarbeiter sieht in Dynamics 365 Sales das synchronisierte Angebot mit Zeilen, die die entsprechenden Verkaufschancen-Elemente mit den realen, berechneten Werten enthalten.

Häufige Szenarien​

Szenario 1: Artikel hat falsche oder fehlende Dimensionen​

Problem: Ein Artikel wird im Angebot erfasst, aber er fließt nicht in die Kalkulation ein.

Ursache: Der Artikel hat nicht beide konfigurierten Dimensionen als Standarddimensionen.

Lösung:

  1. Die Artikelkarte öffnen.
  2. Zu Dimensionen - Standarddimensionen navigieren.
  3. Sicherstellen, dass beide Dimensionen konfiguriert sind:
    • Dimension 1 (z.B. HERSTELLER)
    • Dimension 2 (z.B. KAUFART)
  4. Das Angebot erneut öffnen und den Artikel erneut hinzufügen.
  5. Den Prozessstatus erneut setzen.

Szenario 2: Angebot wird nicht nach Sales synchronisiert​

Problem: Das Angebot erscheint nicht in Dynamics 365 Sales, obwohl der Prozessstatus gesetzt wurde.

Mögliche Ursachen:

  • Der Prozessstatus ist nicht für die Synchronisation konfiguriert.
  • Die Verkaufschance ist nicht mit Dynamics 365 Sales verknüpft.
  • Synchronisationsfehler

Lösung:

  1. Prüfen, ob die Verkaufschance eine Dataverse ID hat.
  2. Die DYCE Smart Workflow Tool Konfiguration prüfen.