Arbeiten mit Projekten

Integration des Projekts in den Verkaufsprozess

Im Standard von Business Central besteht fast keine Verbindung zwischen dem Verkaufs- und dem Projektmodul. Damit ist ein integrierter Prozess, bei dem der Verkaufsauftrag das Gesamtbudget beinhaltet, welches auf Basis des Projektfortschritts berechnet wird, nicht abbildbar. Es gibt also keine Möglichkeit, ein angebotenes Projekt (bzw. die jeweiligen Projektbestandteile) auf Basis von Zeiterfassungen gegenüber dem Kunden abzurechnen.
Für die Erbringung und Abrechnung von Dienstleistungen (in Form von Zeiterfassungen) werden Projektaufgaben und Projektplanzeilen benötigt. Diese entstehen im Standard von Business Central aber erst mit der Lieferung bspw. eines Artikels. Da Dienstleistungen in Form von Artikeln abgebildet werden, ist dieser Zeitpunkt aus Sicht des Zeiterfassers zu spät. Daher wurde mit DYCE Job Billing sowohl die Integration des Projekts in das Verkaufsmodul als auch eine Möglichkeit geschaffen, die für die Zeiterfassung benötigten Projektaufgaben auf Basis des Auftrags anzulegen. Gleichzeitig wurde über diesen Weg die Anforderung von Projektleiter-Seite umgesetzt, dass die einzelnen Teil-Budgets (in Form von Auftragspositionen) sich in nochmals kleinere Projektbestandteile aufteilen lassen.

Veranschaulichung am Beispiel eines Software-Einführungsprojekts

Ein Einführungsprojekt für eine Software besteht aus dem Verkauf der entsprechenden Lizenzen, Consulting-Leistungen in Form von Workshops, Trainings und projektbegleitendem Projektmanagement und Entwicklungsaufgaben zur Anpassung bzw. Erweiterung des Funktionsumfangs der Software. Das Projekt dauert ca. ein halbes Jahr und gliedert sich in mehrere Phasen. Das Consulting-Budget soll in die Anzahl Workshops- und Training-Sessions und das Entwicklungsbudget auf die einzelnen Anpassungen aufgeteilt werden, damit eine Budgetüberschreitung in einem Teilbereich unmittelbar erkannt werden kann.
Das Gesamtbudget wird für Lizenzen, Consulting und Entwicklung anhand einzelner Positionen im Auftrag mit den entsprechenden Menge aufgeteilt. Für die konkreten Tätigkeiten (z.B. Workshops und Trainings oder auch die umzusetzenden Changes) benötigt der Projektleiter jeweils einzelne Projektaufgaben mit dem entsprechenden Teilbudget. Hierbei soll ihn das System unterstützen.
Zum Start des Projekt findet zunächst ein Training für die Key-User statt, bevor es im nächsten Schritt mit den Workshops weitergeht. Die beteiligten Consultants erfassen ihre Zeiten auf die dafür vorgesehenen Projektaufgaben (genauer: die zugehörigen Projektplanzeilen). Am Ende des ersten Projektmonats sollen die innerhalb dieses Monats geleisteten Dienstleitungen abgerechnet werden. Hierfür kann der Projektleiter eine gefilterte Ansicht (Projektabrechnung) verwenden, in der die Projektaufgaben seiner Projekte angezeigt werden, zu denen eine Zeit erfasst wurde. Nach der Prüfung gibt er die Zeiterfassungen zur Buchung frei.
Das Projektoffice bucht diese Zeiterfassungen, erstellt im nächsten Schritt die Rechnungen und fakturiert diese. Die gebuchten Rechnungen werden inkl. einer Detailübersicht, die die Details zu den erbrachten Dienstleistungen auflistet, an die Kunden versendet.