Arbeiten mit Verkaufsbelegen
Geschäftsprozess
Ein Verkaufsauftrag wird angelegt und mit einem Projekt verknüpft. Die Projektbestandteile werden als Auftragspositionen erfasst. Auf deren Basis werden im nächsten Schritt die einzelnen Projektbestandteile bzw. Arbeitspakete für die Dienstleistungen in Form von Projektaufgaben angelegt. Diese werden später für die Zeiterfassung benötigt. Da in diesem Schritt große Budgets auf mehrere Teilaufgaben verteilt werden können, ist diese Tätigkeit i.d.R. eine der Aufgaben des Projektleiters. Auch dies kann in mehreren Phasen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Darüber hinaus können sonstige Projektaufgaben (z.B. für Handelsware) angelegt werden. Dieser Schritt ist allerdings optional, da das System diese Projektaufgaben bei der Lieferung der Artikel auch automatisch anlegt.
Die Mitarbeiter erfassen während der Projektlaufzeit ihre Zeiten pro jeweiliger Aufgabe. Hierfür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Empfohlen wird der Weg über die DYCE Web App. Dabei ist es unerheblich, ob die Dienstleistungen von internen oder externen Mitarbeitern erbracht werden. Über die Projektabrechnung prüft der Projektleiter die Zeiterfassungen, nimmt ggf. Anpassungen hinsichtlich der Abrechenbarkeit oder der Beschreibung vor und gibt diese dann zur Buchung frei. Die Buchung der Zeiterfassung (und damit die Bestätigung der Erbringung der Dienstleistung) entspricht im System der Lieferung der entsprechenden Dienstleistung. Im Projektauftrag werden die zugehörigen Zeilen mit den entsprechenden Mengen als geliefert markiert. Im nächsten Schritt können diese Dienstleistungen fakturiert werden. Dabei kann die Rechnung automatisch um Details in Form einer Detailübersicht ergänzt werden, die der Abrechnung zugrunde liegen. Ob die Detailübersicht erstellt werden soll, kann im Projekt definiert werden. Beim Rechnungsdruck kann diese Einstellung über das Feld Begleitschein automatisch drucken übersteuert werden. Werden die Rechnungen im Stapel gedruckt, wird die Einstellung aus dem jeweiligen Projekt übernommen. Zur Auswertung des Beitrags zum Projekterlös werden pro Mitarbeiter die fakturierten Anteile ermittelt.
Die Integration des Projekts in den Verkaufsprozess wird in diesem Teil der DYCE Dokumentation am Beispiel eines Software-Einführungsprojekts veranschaulicht.
Merkmale eines Dienstleistungsprojekts
- Der Verkaufsauftrag enthält eine genaue Auflistung der verkauften Dienstleistungen.
- Der Verkaufsauftrag ist im Belegkopf mit einem Projekt verknüpft.
- Für die abzurechnenden Dienstleistungen werden Zeiten erfasst.
- Jede Zeiterfassung kann direkt einer Auftragszeile bzw. Rechnungszeile zugeordnet werden.
- Es ist möglich, Projektaufgaben ohne zugehörigen Verkaufsauftrag zu erstellen.
- Die Fakturierung erfolgt über den Verkaufsauftrag oder über eine Stapelfunktion.
- Über das Projekt werden alle Daten anhand einer Dimension zusammengefasst.
Anlage eines Projektes
Der Einfachheit halber empfiehlt es sich, ein neues Projekt direkt aus der Kontakt- oder der Debitorenübersicht zu erstellen (über Neuer Beleg / Projekt). Über die Infobox Verkaufshistorie ist ersichtlich, welche Projekte bereits für den Kunden existieren. Alternativ kann ein neues Projekt auch direkt über den Verkaufsbeleg (Feld Projektnr. + Neu) angelegt werden. Sollten mit den Kunden projektspezifische Preise vereinbart worden sein, werden diese über das Projekt im Bereich Preise und Rabatte hinterlegt. Weitere Erläuterungen zur Anlage von Projekten finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Anlage eines Projektauftrages
Ein neuer Verkaufsauftrag kann ebenfalls (über Neuer Beleg / Verkaufsauftrag) aus der Kontakt- oder Debitorenliste angelegt werden. Dabei ist wichtig, dass das (ggf. zuvor erstellte) entsprechende Projekt im Feld Projektnr. hinterlegt wird. Darüber hinaus ist es möglich, dass ein Projektangebot bei Beauftragung mithilfe der Aktion Auftrag erst. (über Prozess) zu einem Projektauftrag umgewandelt wird.
Projektaufgaben zu Auftrag anlegen
Nachdem der Auftrag erstellt und die Positionen erfasst sind, können über die Aktion DL Projektaufgaben anlegen (über Prozess) die Projektaufgaben inkl. der Projektplanzeilen für die konkreten Tätigkeiten angelegt werden. Dies ist notwendig, damit im weiteren Verlauf die Zeiten für die erbrachten Dienstleistungen erfasst werden können. Eine detaillierte Beschreibung von Projektaufgaben und den zugehörigen Projektplanzeilen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Auftragsbezogene Bestellungen
Der Standard von Business Central sieht grundsätzlich Bestellungen für Lagerware vor. Über einen manuellen Schritt können Artikelbewegungen für Auftragspositionen reserviert werden. Da dies aber etwas umständlich ist und Handelsware oftmals auch auftrags- und projektbezogen bestellt wird, gibt es in DYCE IT-Business Toolkit hierfür einen vereinfachten Weg. Eine detaillierte Beschreibung von auftragsbezogenen Bestellungen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Projektpreise für Einkauf mit Special Bid
Lieferanten gewähren mitunter Rabatte auf einzelne auftrags-, projekt- oder kundenbezogene Bestellungen. Dafür werden die Menge und der Preis (und ggf. der Rabatt) speziell ausgehandelt. Bestellungen, für die ein solcher Projektpreis ausgehandelt wurde, müssen separat verarbeitet werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass es zu dieser Art von Bestellungen auch immer einen Kundenauftrag gibt. Für den Projektpreis wird vom Lieferanten eine Referenznummer (Special Bid) vergeben. In der Regel wird eine Projekt-Bestellung lieferantenseitig nur dann bearbeitet, wenn die Referenznummer in der Bestellung angegeben ist. Ist die Referenz nicht enthalten, wird der Rabatt nicht gewährt oder die Bestellung wird nicht bearbeitet.
Zur Erstellung und Abwicklung solcher Bestellungen kann eine Referenznummer in der Auftragszeile (im Feld Special Bid) erfasst werden. Sofern die App DYCE IT-Business Toolkit installiert ist, wird die Nummer über die Funktionalität Einkaufsvorgänge erstellen (s.o. und im Abschnitt Auftragsbezogene Bestellung erstellen) in die Bestellung übernommen und kann somit gedruckt werden. Das gilt auch für Bestellungen, die über die Bestellarbeitsblätter erstellt werden.
Beim Erzeugen der Bestellungen sind diese immer hinsichtlich Special Bid eindeutig. Verschiedene Auftragszeilen mit der gleichen Referenznummer können in eine Bestellung zusammengefasst werden.
Enthält eine Auftragszeile eine Referenznummer, erfolgt die Reservierung nicht gegenüber eventuell verfügbarem Lagerbestand.
Buchung und Abrechnung
Zwischenzeitlich sind Zeiterfassungen für die Projektaufgaben erfolgt, welche durch den Projektleiter geprüft und freigegeben wurden. Durch die Buchung der Zeiterfassung gelten diese Dienstleitungen (teilweise oder vollständig) als geliefert. Möglicherweise ist ebenfalls bereits der Wareneingang für die auftragsbezogen bestellte Handelsware erfolgt und der Warenausgang der Artikel wurde gebucht. Sobald eine Auftragszeile geliefert ist, kann diese fakturiert werden. Dies erfolgt entweder im Verkaufsauftrag über die Standard-Aktion Buchen / Fakturieren oder über die Stapel-Funktion Verkaufsrechnungen erstellen in der Seite Fakturierung Dienstleistung.
Die gebuchte Rechnung kann an den Kunden versendet werden. Je nach Einstellung in Projekt (im Feld Begleitschein automatisch drucken) wird dabei automatisch eine Detailübersicht erstellt und die Rechnung damit ergänzt. Diese enthält Details zu den berechneten Auftragspositionen inkl. Kulanzzeiten.
Der Beitrag eines jeden Mitarbeiters zum Projekterlös wird anhand der fakturierten Anteile dargestellt.
Erzeugte Daten und Posten
Der Blick auf die Zeilen in der Projektkarte zeigt, dass durch das Liefern und Berechnen der Artikel Projektposten der Art Verkauf entstanden sind. Durch Klicken auf den Wert in dem Feld Fakturiert (Verkaufsbetrag) öffnen sich die Projektposten, welche im Feld Belegnr. die Rechnungsnummer enthalten. Über die Aktion Posten suchen (über Posten) kann bspw. auf die Rechnung verzweigt werden.
Beim Buchen der Zeiterfassungen werden für die Personenressourcen Projektposten der Art Verbrauch erzeugt. Diese Projektposten sind mit den Zeiterfassungen verknüpft und lassen sich durch Klicken bspw. auf das Feld Summe Zeiterfassung gebucht (Tage) anzeigen. Durch die Buchung der Zeiterfassungen entstehen zusätzlich Projektplanzeilen der Art Fakturierbar. Diese werden durch Klicken auf das Feld Fakturierbar (Verkaufsbetrag) geöffnet. Beim Fakturieren der zugehörigen Auftragspositionen entstehen Projektposten der Art Verkauf (s.o.).
Mit DYCE Job Billing erfolgt eine Fakturierung von Dienstleistungen - im Gegensatz zum Standard von Business Central - niemals über das Projektmodul bzw. direkt aus dem Projekt heraus.
Nachdem die Zeiterfassungen gebucht wurden, stehen für die Fakturierung mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Diese werden in diesem Abschnitt der DYCE Dokumentation näher erläutert.
Anzahlungsrechnung im Projektauftrag
Im Verkaufsauftrag kann eine Anzahlung als Betrag oder in Prozent erfasst werden. Um einen Anzahlungsbetrag eingeben zu können, muss jedoch in den Verkaufsauftragszeilen das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag Ohne MwSt. eingeblendet werden. Die Hinterlegung eines Prozentsatzes erfolgt entweder direkt in der Verkaufszeile (im Feld Vorauszahlung %) oder im Inforegister Vorauszahlung. Darüber hinaus stellt die App DYCE IT-Business Toolkit einen vereinfachten Weg bereit, mit einem auftragsbezogenen Zahlungsplan zu arbeiten. Eine detaillierte Beschreibung von Anzahlungen und Zahlungsplänen finden Sie in diesem Teil der DYCE Dokumentation.
Über die Aktion Anzahlungsrechnung erstellen (über Aktionen / Zahlungsplanstufen) wird eine ungebuchte Anzahlungsrechnung erstellt, welche entweder direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden kann. Gebuchte und ungebuchte Vorauszahlungsrechnungen und -gutschriften können über das Menü Zugehörig / Vorauszahlung geöffnet werden.