Rechnungsstellung
Grundsätzlich werden bei der Rechnungsstellung sämtliche Nutzungsdaten pro Vertragszeile bzw. Leistung addiert. Sie bilden die Basis für die Abrechnung. Vertragszeilen, deren Leistungen als Nutzungsabhängige Berechnung=Ja gekennzeichnet sind, für die aber keine Nutzungsdaten vorliegen, werden entsprechend bei der Rechnungsstellung nicht berücksichtigt.
Einkaufsrechnungen erzeugen
Nachdem die Nutzungsdaten über die Seite Nutzungsdaten Importe eingelesen und verarbeitet wurden, kann in der gleichen Seite die Abrechnung gegenüber dem Lieferanten gestartet werden. Mit der Aktion Einkaufsrechnungen erstellen (über Prozess) werden eine oder mehrere Eingangsrechnungen für den Lieferanten auf Basis der Nutzungsdaten des aktuellen Imports erstellt. Ob es hierbei zu einer oder mehreren Eingangsrechnungen kommt, steuert die Auswahl im Feld Kreditorenrechnung pro am Lieferanten. Bei der Auswahl Import wird nur ein Beleg (ggf. eine Sammelrechnung über mehrere Kreditorenverträge) angelegt. Ist die Option Endkunde gewählt, wird je eine Kreditorenvertragsrechnung pro zugehörigem Debitorenvertrag erstellt. Dabei werden - analog zur Erstellung einer Rechnung am Vertrag - im Hintergrund zunächst Abrechnungszeilen erstellt, zu denen anschließend sofort der Buchungsbeleg erstellt wird. Beim Löschen dieses Belegs werden auch die Abrechnungszeilen sofort wieder gelöscht.
Die Kreditorenvertragsrechnung(en) sollte(n) genau den zuvor importierten Nutzungsdaten entsprechen. Aus diesem Grund werden nur jene Vertragszeilen berücksichtigt, für die im Import auch Nutzungsdaten vorliegen.
Die bei dem Vorgang erzeugte(n) ungebuchte(n) Kreditorenvertragsrechnung(en) kann/können anschließend über die Aktion Kreditorenvertragsrechnungen (über Zugehörig / Nutzungsdaten Abrechnung) aufgerufen und weiterverarbeitet bzw. gebucht werden. Darüber hinaus ist die Rechnung auch an dem jeweiligen Kreditorenvertrag und an den Nutzungsdaten Abrechnung (über die Felder Belegart und Belegnummer) einsehbar.
Verkaufsrechnungen erzeugen
Auch die debitorischen Nutzungsdaten können nach der Verarbeitung über die Seite Nutzungsdaten Importe gegenüber dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Mit der Aktion Verkaufsrechnungen erstellen (über Prozess) wird je eine Vertragsrechnung pro Debitorenvertrag auf Basis der Nutzungsdaten des aktuellen Imports erstellt. Dabei werden - analog zur Erstellung einer Rechnung am Vertrag - im Hintergrund zunächst Abrechnungszeilen erstellt, zu denen anschließend sofort der Buchungsbeleg erstellt wird. Beim Löschen dieses Belegs werden auch die Abrechnungszeilen sofort wieder gelöscht.
Liegen für einen Abrechnungszeitraum keine Nutzungsdaten zur Abrechnung vor, wird dieser Zeitraum bei der Abrechnung zunächst nicht berücksichtigtn. Bei der nächsten Abrechnung von Nutzungsdaten wird diese Pause übersprungen.
Die bei dem Vorgang erzeugte(n) ungebuchte(n) Debitorenvertragsrechnung(en) kann/können anschließend über die Aktion Debitorenvertragsrechnungen (über Zugehörig / Nutzungsdaten Abrechnung) aufgerufen und weiterverarbeitet bzw. gebucht werden. Darüber hinaus ist die Rechnung auch an dem jeweiligen Debitorenvertrag und an den Nutzungsdaten Abrechnung (über die Felder Belegart und Belegnummer) einsehbar.
Bei der Erstellung der Debitorenvertragsrechnungen werden nur jene Vertragszeilen berücksichtigt, für die im Import auch Nutzungsdaten vorliegen.
Wiederkehrende Abrechnung
Alternativ zu dem oben beschriebenen Weg, die Vertragsrechnungen über die Seite Nutzungsdaten Importe zu erstellen, stehen auch die beiden bisherigen Wege (über DYCE Subscription & Recurring Billing) zur Verfügung. Zum einen kann pro Vertrag eine separate Rechnung mithilfe der Aktion Vertragsabrechnung erstellen (über Prozess in den jeweiligen Vertragskarten) erstellt werden. Zum anderen kann auch die Wiederkehrende Abrechnung (inkl. aller bekannten Funktionen wie Filter bspw. auf Vertragsarten und Abrechnungsvorlagen) genutzt werden.
Darüber hinaus können die Nutzungsdaten zu einer konkreten Abrechnungszeile mithilfe der Aktion Nutzungsdaten (über Zugehörig) aufgerufen bzw. angezeigt werden.
Es kann vorkommen, dass aufgrund der Nutzungsdaten im Abrechnungszeitraum zu einem Vertrag anstatt einer Rechnung eine Gutschrift erstellt werden muss. Das System erkennt dabei an der Gesamtsumme pro Beleg, welche Belegart (Rechnung oder Gutschrift) verwendet werden muss.