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Importe und Verarbeitung

In diesem Abschnitt wird der Import und die Verarbeitung von Nutzungsdaten erläutert. Dabei wird auch auf die unterschiedlichen Methoden zur Preisberechnung für die Nutzungsdaten eingegangen.

Nutzungsdaten Importe

Im ersten Schritt wird für den entsprechenden Lieferanten ein neuer Import angelegt und die Datei mit den Nutzungsdaten importiert. Hierfür navigiert man zu der Seite Nutzungsdaten Lieferanten und öffnet anschließend die zugehörigen Nutzungsdaten Importe über die gleichnamige Aktion. Der neue Import wird über die Aktion Neuer Import angelegt.

Neben den vom System erzeugten Daten kann im Feld Beschreibung eine (individuelle) Beschreibung pro Import erfasst werden. Darüber hinaus kann der aktuelle Verarbeitungsstatus anhand der Felder Verarbeitungsschritt, Verarbeitungsstatus und - im Fehlerfall - Grund (Vorschau) abgelesen werden.

Somit kann über diese Seite der Fortschritt der Verarbeitung eingesehen werden. Nach der Verarbeitung der Nutzungsdaten erfolgt die Rechnungsstellung.

Aufbau der Seite Nutzungsdaten Importe

Die Seite verfügt über die folgenden Aktionsbereiche:

  • Neu
    • Über die Aktion Neuer Import wird ein neuer Import vorbereitet.
  • Prozess
    • Datei importieren
      Öffnet einen Dateidialog, mit dem die Importdatei dem ausgewählten Import hinzugefügt werden kann.
    • Daten verarbeiten
      Verarbeitet die importierten Nutzungsdaten, allerdings ohne die Rechnungen zu erstellen. Dabei werden die Einzelschritte Importierte Zeilen erzeugen, Importierte Zeilen verarbeiten, Nutzungsdaten Abrechnung erzeugen und Nutzungsdaten Abrechnung verarbeiten automatisch hintereinander durchlaufen.
    • Kundenrechnungen erstellen
      Erstellt für alle zu dem ausgewählten Import gehörenden Vertragsbestandteile eine Verkaufsrechnung. Dabei wird pro Debitorenvertrag ein separater Rechnungsbeleg erstellt. Die erzeugten Vertragsrechnungen werden direkt gebucht, wenn in dem Dialog das Kennzeichen Belege buchen auf JA gesetzt wird.
    • Lieferantenrechnungen erstellen
      Erstellt für alle zu dem ausgewählten Import gehörenden Vertragsbestandteile eine Einkaufsrechnung. Dabei wird pro Kreditorenvertrag ein separater Rechnungsbeleg erstellt. Da für die Buchung von Einkaufsrechnungen eine Kred.-Rechnungsnr. benötigt wird, steht hier die Option zum direkten Buchen der erzeugten Belege nicht zur Verfügung.
  • Manuelle Verarbeitung (über Zugehörig)
    Alternativ zur automatischen Verarbeitung der Nutzungsdaten über Daten verarbeiten können die Einzelschritte auch separat aufgerufen werden.
    • Importierte Zeilen erzeugen
      Erzeugt auf Basis der Importdatei die Nutzungsdaten als Rohdaten. Dabei kommt die Datenaustauschdefinition zum Einsatz, welche am Nutzungsdaten Lieferanten (in der Seite Einstellungen) hinterlegt ist. Die erzeugten Importierten Zeilen können über den Lookup in dem Feld Importierte Zeilen geöffnet werden.
    • Importierte Zeilen verarbeiten
      Bei der Verarbeitung der Importierten Zeilen versucht das System, eine Verknüpfung zwischen den Nutzungsdaten und den Leistungen bzw. den Leistungsgegenständen herzustellen. Kommt es bei der Verarbeitung zu Fehlern, können die fehlerhaften Daten über den Lookup in dem Feld Importierte Zeilen Fehler geöffnet werden. Nach der Behebung der Fehlerursachen kann der Verarbeitungsschritt erneut ausgeführt werden.
    • Nutzungsdaten Abrechnung erzeugen
      Erzeugt auf Basis der Importierten Zeilen die für die tatsächliche Abrechnung benötigten Daten. Da es sich bei Nutzungsdaten oftmals um kreditorische bzw. Daten eines Lieferanten handelt, erfolgt in diesem Schritt - je nach Konfiguration - die Erzeugung der für die debitorische Rechnungstellung benötigten Daten.
    • Nutzungsdaten Abrechnung verarbeiten
      In diesem Schritt erfolgt die Preisfindung für die Nutzungsdaten. Dabei wird die jeweilige Preisfindungsmethode und der abzurechnende Zeitraum berücksichtigt. Kommt es bei der Verarbeitung zu Fehlern, können die fehlerhaften Daten über den Lookup in dem Feld Nutzungsdaten Abrechnung Fehler geöffnet werden. Nach der Behebung der Fehlerursachen kann der Verarbeitungsschritt erneut ausgeführt werden.
    • Nutzungsdaten Zeilen & Abrechnung entfernen
      Über diese Aktion können die auf Basis der Importdatei erzeugten Nutzungsdaten gelöscht und anschließend erneut erzeugt werden. Dies ist bspw. dann sinnvoll, wenn es bei der Verarbeitung zu Fehlern kommt, die sich über eine Änderung an der verwendeten Datenaustauschdefinition lösen lassen.
  • Nutzungsdaten Abrechnung (über Zugehörig)
    • Debitorenverträge
      Diese Aktion öffnet eine Übersicht, der zu dem Import gehörenden Debitorenverträge.
    • Debitorenvertragsrechnungen
      Diese Aktion öffnet eine Übersicht, der für den Import erzeugten, aber noch nicht gebuchten Debitorenvertragsrechnungen.
    • Geb. Debitorenvertragsrechnungen
      Diese Aktion öffnet eine Übersicht, der für den Import erzeugten und gebuchten Debitorenvertragsrechnungen.
    • Kreditorenverträge
      Diese Aktion öffnet eine Übersicht, der zu dem Import gehörenden Kreditorenverträge.
    • Kreditorenvertragsrechnungen
      Diese Aktion öffnet eine Übersicht, der für den Import erzeugten, aber noch nicht gebuchten Kreditorenvertragsrechnungen.
    • Geb. Kreditorenvertragsrechnungen
      Diese Aktion öffnet eine Übersicht, der für den Import erzeugten und gebuchten Kreditorenvertragsrechnungen.
Importe Zeilen und Nutzungsdaten Abrechnung

Importierte Zeilen
Die Seite Nutzungsdaten Generischer Import zeigt die aus der Importdatei bzw. den Importdateien erzeugten Rohdaten an. Diese beinhalten i.d.R. Information des Lieferanten zu den Kunden, den Subscriptions und zum jeweiligen Abrechnungszeitraum. Über die Felder Einstandspreis und Einstandsbetrag besteht sowohl die Möglichkeit, Einzelpreise als auch Gesamtpreise zu importieren. Liegt im Feld Einstandsbetrag der Gesamtpreis vor, wird anhand der Menge der Einstandspreis errechnet. Liegt der Gesamtpreis nicht vor, wird dieser anhand der Menge und des Einstandspreises errechnet.
Die Seite kann über den Lookup in dem gleichnamigen Feld geöffnet werden. Die Verarbeitungsschritte werden in Prozess: Nutzungsdaten importieren näher erläutert.

Nutzungsdaten Abrechnung
Diese Seite beinhaltet die Daten, die als Basis für die spätere Abrechnung dienen. Je nach Einrichtung der Leistungen wird zu jedem kreditorischen Nutzungsdatensatz ein zugehöriger debitorischer Nutzungsdatensatz erzeugt. Zusätzlich findet hier im letzten Verarbeitungsschritt die debitorische Preisfindung und die Aktualisierung der Preise in den Leistungen statt. Die debitorische Preisfindung hängt dabei von der Einstellung im Feld VK-Preis aus Import am Lieferanten ab.
Die Seite kann über den Lookup in dem gleichnamigen Feld geöffnet werden. Die Verarbeitungsschritte werden in Prozess: Nutzungsdaten verarbeiten näher erläutert.

Methoden zur Preisfindung

Einkaufseitig, d.h. für Nutzungsdaten Abrechnung mit Partner=Lieferant werden die über den Lieferanten bereitgestellten Preise weiterverwendet, da der Lieferant hierzu i.d.R. auch eine Rechnung mitliefert, die zu den Nutzungsdaten passt. Da bei der kreditorischen Rechnungstellung im weiteren Verlauf eine Kreditorenvertragsrechnung erstellt wird, muss diese ebenfalls zu den Nutzungsdaten und damit auch zu Lieferantenrechnung passen.
Die debitorische Preisberechnung hängt hingegen im Wesentlichen von zwei Dingen ab:

  • dem Wert im Feld Nutzungsabhängige Preisfindung der zu den Nutzungsdaten gehörenden Leistung und
  • der Einstellung des Feldes VK-Preis aus Import am Nutzungsdaten Lieferanten. Ist am Lieferanten das Kennzeichen im Feld VK-Preis aus Import gesetzt, muss die Importdatei diese Daten enthalten. Darüber hinaus muss die Datenaustauschdefinition diese Informationen berücksichtigen. In diesem Fall findet keine Preisfindung statt, da der Lieferant der Nutzungsdaten die Verkaufspreise mitliefert und dieses Kennzeichen die Preisfindung übersteuert.
    Ist das Kennzeichen am Lieferanten nicht gesetzt, kommt eine der nachfolgenden Methoden zur debitorischen Preisfindung zum Einsatz.

Genutzte Menge

Der Preis wird auf Basis der in den Nutzungsdaten enthaltenen Menge berechnet. Dafür wird zunächst über die Leistung der Leistungsgegenstand und damit der zugehörige Artikel gefunden. Über die Menge wird ggf. die passende Preisstaffel ermittelt. Dabei ist der Vertragspartner (der im Feld Verk. an Deb.-Nr. des Debitorenvertrags hinterlegt ist) entscheidend, nicht der Rechnungsempfänger. Anhand des abzurechnenden Zeitraums (Felder Berechnung Startdatum und Berechnung Enddatum) wird im Falle einer anteiligen Abrechnungsperiode der anteilige Zeitraum tagesgenau (mit einem entsprechenden Tagespreis) berechnet.

Feste Menge

Bei der Verarbeitung der Nutzungsdaten bleibt die ursprüngliche Menge fixiert. Es wird somit immer die ursprüngliche Menge fest gegenüber dem Kunden berechnet. Eine Anpassung der Mengen auf Basis der Nutzungsdaten findet nicht statt. Diese Preisfindung dient somit der pauschalen Abrechnung einer Leistung, die allerdings nur stattfindet, wenn auch tatsächlich Nutzungsdaten vorliegen.

EK Aufschlag

Hierbei wird die importierte Verbrauchsmenge ebenfalls nicht beachtet. Jedoch wird der Einstandspreis zzgl. des in der Leistung angegebenen Aufschlags an den Kunden weiterberechnet. Diese Option kommt häufig bei einer verbrauchsbasierten Abrechnung zum Tragen. Dabei werden alle Einzelpreise der zu einer Subscription gehörenden Nutzungsdaten aggregiert und anschließend der Aufschlag auf die Summe berechnet.

Verbrauchte Menge

Auch diese Option der Preisfindung lässt die Menge im Leistungsgegenstand unberührt. Dadurch lassen sich - im Gegensatz zu der Option Genutzte Menge - auch nicht-ganzzahlige Verbrauchsmengen (mit Nachkommastellen) verarbeiten. Allerdings findet keine Zusammenfassung aller Nutzungsdaten auf eine einzige Leistung statt (so wie bei der Option EK Aufschlag). Sie stellt somit eine Kombination der beiden genannten Preisfindungsmethoden dar. Gleichzietig wird auch hier der Verkaufspreis (pro Stück) mengenabhängig anhand des zugehörigen Artikels (über die Leistung und den Leistungsgegenstand) und des Vertragspartners (Feld Verk. an Deb.-Nr. im Debitorenvertrag) ermittelt.

Berechnung von anteiligen Zeiträumen

Bei der Preisfindung werden neben den o.g. Methoden auch etwaige Teilzeiträume berücksichtigt. Hierzu zunächst folgende Hinweise:

  • Teilzeiträume liegen dann vor, wenn die Zeitspanne zwischen Berechnung Startdatum + Datumsformel aus Berechnungsbasis Zeitraum der Leistung von der Zeitspanne zwischen Berechnung Startdatum und (inklusive) Berechnung Enddatum abweicht. Dies kann bspw. dann der Fall sein, wenn eine oder mehrere Mengenänderungen innerhalb einer Abrechnungsperiode vorliegen oder es sich eben nicht um eine vollständige Abrechnungsperiode handelt.
  • Da die Monate unterschiedliche Anzahl von Tagen haben, entscheidet derjenige Monat, in dem das Berechnung Startdatum (in Nutzungsdaten Abrechnung) liegt darüber, welcher Tagespreis für die Berechnung des Teilzeitraums zugrunde gelegt wird (s.u.).
  • Sofern es sich um eine volle Abrechnungsperiode handelt, ist es unerheblich, ob der Abrechnungszeitraum deckungsgleich mit einem Kalendermonat oder übergreifend ist.
    Nutzungsdaten, die eine Mengenänderung innerhalb einer Abrechnungsperiode beschreiben, beinhalten i.d.R. mehrere Datensätze, wobei die Zeiträume jeweils zu der entsprechenden Menge passen.

Bei der Preisberechnung für Teilzeiträume rechnet das System mit dem jeweils gültigen Tagespreis. Dafür wird zunächst die Anzahl der Tage der Abrechnungsperiode (aus Berechnungsbasis Zeitraum aus der Leistung) ermittelt, in dem das Berechnung Startdatum liegt. Der (Abrechnungsperioden-)Preis wird dann - ggf. unter Berücksichtigung der Mengenstaffel - anhand des Verhältnisses der beiden Zeitspannen multipliziert.
Bei der gängigen Abrechnungsperiode von 1 Monat (Berechnungsbasis Zeitraum=1M) sind die Tagespreise innerhalb eines Kalendermonats immer identisch. Bei zwei Teilzeiträumen, deren Berechnung Startdatum in zwei Kalendermonaten mit unterschiedlicher Anzahl Tagen liegt, ist der Tagespreis folglich ebenfalls unterschiedlich.

Unterschiedliche Tagespreise

Bei gleichem Monatspreis ist der Tagespreis in einem Monat mit 31 Tagen (bspw. Januar) niedriger als in einem Monat mit nur 28 Tagen (bspw. Februar). Dies kommt allerdings nur zum Tragen, sofern es sich um einen Teilzeitraum handelt. Der Preis voller Abrechnungsperioden ist hingegen immer identisch.

Beispiele Teilzeiträume

Teilzeiträume innerhalb eines Kalendermonats

Berechnung StartdatumBerechnung EnddatumAnzahl TageEinzelpreis MonatMengePreis Teilzeitraum
01.05.202210.05.20221035222,58
11.05.202231.05.202221355118,55

Gesamtpreis Abrechnungszeitraum: 141,13

Übergreifende Teilzeiträume

Berechnung StartdatumBerechnung EnddatumAnzahl TageEinzelpreis MonatMengePreis Teilzeitraum
11.01.202202.02.202223355129,84
03.02.202210.02.2022835880

Gesamtpreis Abrechnungszeitraum: 209,84

Prozess: Nutzungsdaten importieren

  1. Über die Seite Nutzungsdaten Lieferanten werden die zugehörigen Nutzungsdaten Importe über die gleichnamige Aktion geöffnet.
  2. Über die Aktion Neuer Import wird ein neuer Import angelegt, wobei der Lieferant automatisch gesetzt wird.
  3. Die Aktion Datei importieren öffnet einen Dateidialog, mit dem die Importdatei dem ausgewählten Import hinzugefügt werden kann.
  4. Die Datei wird als BLOB gespeichert. Die Details können über den Lookup in dem Feld Anzahl Nutzungsdaten Blobs eingesehen werden. Anschließend werden die Nutzungsdaten verarbeitet.

Prozess: Nutzungsdaten verarbeiten

Die Verarbeitung der Nutzungsdaten kann über Daten verarbeiten in nur einem Schritt erfolgen. Dieser umfasst mehrere Einzelschritte, welchen zum besseren Verständnis hier im Detail erläutert werden.

  1. Nach dem Importieren der Abstimmungsdatei werden über Importierte Zeilen erzeugen die Rohdaten als einzelne Zeilen auf Basis der Importdatei erzeugt. Die Details können über den Lookup in dem Feld Importierte Zeilen eingesehen werden.
  2. Beim Verarbeiten der Importierten Zeilen (Importierte Zeilen verarbeiten) erfolgt das Zusammenführen der importierten Nutzungsdaten mit den Leistungen und damit auch den Leistungsgegenständen. Als Bindeglied werden hierfür Subscriptions verwendet, anhand derer DYCE Usage Based Billing die Verbindung herstellt. Bei Bedarf können diese Datensätze automatisch angelegt werden (s. Einstellungen am Lieferanten). Konkret enthalten die Nutzungsdaten die ID der Subscription, zu der sie gehören. Zu jeder Subscription wiederum gehört eine Referenz, welche mit der Leistung verknüpft ist (über das Feld Lieferant Referenz Lfd. Nr.). Beim Zusammenführen der Nutzungsdaten mit den Leistungen wird u.a. auch die Gültigkeit der Leistung geprüft. Ist diese noch nicht oder nicht mehr gültig, erfolgt ein Hinweis an den Anwender in Form eines Verarbeitungsfehlers. Im Fehlerfall können die betroffenen Datensätze über den Lookup in dem Feld Importierte Zeilen Fehler eingesehen und entsprechend behoben werden.
    Existiert keine Verbindung zwischen einer Subscription und einer Leistung kann diese über die Funktionalität Subscription mit Leistungsgegenstand verbinden hergestellt werden, sofern die Leistung und der Leistungsgegenstand bereits existieren. Ist dies nicht der Fall, können sie über die Funktionalität Vertrag erweitern angelegt und dabei automatisch verknüpft werden.
  3. Da es sich bei Nutzungsdaten oftmals um lieferantenseitige Daten handelt, zu denen die für die debitorische Abrechnung benötigten Daten (noch) fehlen, wird beim Erzeugen der Nutzungsdaten Abrechnung (über Nutzungsdaten Abrechnung erzeugen) - je nach Konfiguration (s.u.) - zu jedem kreditorischen Nutzungsdatensatz ein debitorischer Partner erstellt, der später für die debitorische Rechnungstellung verwendet wird. Die Details können über den Lookup in dem Feld Nutzungsdaten Abrechnung eingesehen werden.
    Die Datensätze in Nutzungsdaten Abrechnung sind lieferantenneutral, d.h. alle eingelesenen Nutzungsdaten werden unabhängig von der ursprünglichen Quelle normalisiert in diese Tabelle übernommen.
  4. Bei der Verarbeitung der Nutzungsdaten Abrechnung (über Nutzungsdaten Abrechnung verarbeiten) werden die Daten in den jeweiligen Kreditoren- bzw. Debitorenvertragszeilen, in den Leistungsgegenständen und in den Leistungen anhand der neuen Nutzungsdaten (Mengen und Preise) aktualisiert. Darüber hinaus wird für jeden Datensatz mit Partner=Kunde der Verkaufspreis berechnet (s. Methoden zur Preisfindung). Im Fehlerfall können die betroffenen Datensätze über den Lookup in dem Feld Nutzungsdaten Abrechnung Fehler eingesehen werden.
    Mit diesem Schritt ist die eigentliche Verarbeitung der Nutzungsdaten abgeschlossen.

Im nächsten Schritt erfolgt dann die Rechnungsstellung. Idealerweise zunächst mit der den Nutzungsdaten des Lieferanten einhergehenden Eingangsrechnung und anschließend mit der Weiterberechnung in Form von Debitorenvertragsrechnungen gegenüber den jeweiligen Kunden (wobei die Reihenfolge beliebig ist).

Kreditorische und/oder debitorische Nutzungsdaten

Neben dem in diesem Abschnitt bereits beschriebenen Import kreditorischer Nutzungsdaten kann es auch vorkommen, dass lediglich debitorische Nutzungsdaten vorliegen. Dies ist i.d.R. dann der Fall, wenn es sich bei den abzurechnenden Leistungen um Eigenleistungen handelt. In einer solchen Konstellation sind sowohl die Leistungspakete an den Artikelstammdaten als auch die Leistungen an den Leistungsgegenständen so konfiguriert, dass es lediglich debitorische Leistungen gibt.
Die Verbindung zwischen Subscription und Leistung erfolgt immer über das Feld Lieferant Referenz Lfd. Nr., wobei eine kreditorische Leistung grundsätzlich priorisiert wird. Gibt es aber nur eine debitorische Leistung, kann die Verbindung auch hierüber erfolgen.
Bei der Verarbeitung der Nutzungsdaten erfolgt die Zuordnung also entweder über die kreditorische oder, wenn diese nicht vorhanden ist, über die debitorische Leistung.

Nur debitorische Nutzungsdaten

Existiert lediglich eine debitorische Leistung, werden bei der Verarbeitung der zugehörigen Nutzungsdaten auch nur solche mit Partner=Kunde erstellt.