Gutschriften
Enthält eine Vertragsrechnung falsche Informationen, wie z.B. falsche Kundendaten aufgrund einer Umfirmierung, kann die Rechnung gutgeschrieben werden. Nach der Gutschrift können die Informationen im Vertrag korrigiert und die Rechnung neu erstellt werden. Kündigt ein Kunde einen Service, kann dies in der Vertragszeile gepflegt werden. Sobald die Vertragszeile beendet ist, wird sie nicht mehr berechnet. Wurden durch eine Vertragsrechnung Abgrenzungen erzeugt, werden diese automatisch vollständig zum Buchungsdatum der Gutschrift aufgelöst, wenn die Vertragsrechnung gutgeschrieben wird.
Löschen von ungebuchten Rechnungen
Solange die Rechnung nicht gebucht ist, kann sie einfach gelöscht werden. Die Abrechnungszeilen sind weiterhin in der Wiederkehrenden Abrechnung und können dort bearbeitet, aktualisiert oder gelöscht werden.
Die Möglichkeiten zur Bearbeitung von ungebuchten Vertragsrechnungen oder -gutschriften (Buchungsbelegen) sind stark eingeschränkt, um eine Diskrepanz zwischen Vertrag und Buchungsbeleg zu vermeiden. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Abrechnungszeilen und Vertragszeilen, wenn es einen Buchungsbeleg gibt.
Wurde der Buchungsbeleg gelöscht, kann die Abrechnungs- und Vertragszeile normal editiert werden. Nach dem Editieren einer Vertragszeile muss die Abrechnungszeile aktualisiert werden, bevor ein neuer Buchungsbeleg erstellt wird. Wiederkehrende Abrechnung aktualisieren
Gutschrift für Vertragsrechnung
Ist die Rechnung gebucht, muss sie gutgeschrieben werden, um Änderungen vornehmen zu können. Die Gutschrift kann in der gebuchten Rechnung mit der Funktion Korrekturgutschrift erstellen. Es wird automatisch eine Gutschrift und entsprechende Abrechnungszeilen für die gesamte Rechnung erstellt.
Die Gutschrift kann nicht erstellt werden wenn es bereits neue Abrechnungszeilen für die gleiche Vertragszeile gibt. Die Abrechnungszeilen müssen in der Wiederkehrenden Abrechnung gelöscht werden, bevor die Gutschrift erstellt werden kann. Es kann nur die letzte Vertragsrechnung gutgeschrieben werden. Wurde zu einem Vertrag bereits eine Folgerechnung erstellt, muss diese vorher gutgeschrieben werden.
Die Gutschrift wird bei Erstellung geöffnet. In der Gutschrift können Positionen gelöscht werden. So können einzelne Positionen einer Rechnung gutgeschrieben werden. Beim Löschen der Positionen werden die Abrechnungszeilen ebenfalls gelöscht. Gleiches gilt, wenn die gesamte Gutschrift gelöscht wird.
Für eine Vertragszeile kann keine neue Abrechnungszeile erstellt werden, wenn für sie bereits ein Buchungsbeleg existiert. Der Buchungsbeleg muss vorher gelöscht oder gebucht werden.
Wenn die die Abrechnungszeilen zu der Gutschrift nicht im Abrechnungsvorschlag erscheinen, muss die Seite eventuell manuell aktualisiert (Aktualisieren) oder die Abrechnungsvorlage geändert werden.
In den Vertragszeilen wurde das Datum nächste Berechnung bei Erstellung der Gutschrift sofort zurückgesetzt. Nach dem Buchen der Gutschrift können die Vertragszeilen bearbeitet werden und mit den neuen Werten berechnet.