Beschaffung in Verbindung mit einem Verkaufsauftrag

In Business Central gibt es mehrere Wege, Bestellungen für Handelsartikel zu erstellen. Die Gängigsten sind die Bestellarbeitsblätter (aus dem Produktionsmodul) und die Funktionalität zum Erstellen einer Einkaufsbestellung aus einem Verkaufsauftrag heraus. Wird Ware allerdings explizit für einen konkreten Kundenauftrag benötigt, greifen diese beiden Möglichkeiten aber zu kurz.
In beiden Fällen wird die Ware nicht auftragsbezogen bestellt. Somit muss die Reservierung der benötigten Menge in der Verkaufsauftragszeile manuell erfolgen. Insbesondere im zweiten Fall fehlen sowohl im Auftrag (bzw. Auftragszeile) die vom Anwender erwartete Verknüpfung zur Bestellung (bzw. Bestellzeile) und umgekehrt.

Auftragsbezogene Bestellung erstellen

Die Funktionalität zum Erstellen einer Einkaufsbestellung (Einkaufsbestellungen erstellen unter Aktionen / Funktion / Einkaufsbelege erstellen) aus einem Verkaufsauftrag heraus wurde mit DYCE Subscription & Recurring Billing erweitert. Die zusätzliche Aktion Bestellungen erstellen ist direkt im Menü Start zu finden. Mit dem Aufruf öffnet sich die Seite Bestellungen erstellen und verbinden. Die Seite zeigt die Artikelzeilen, die für den aktuellen Auftrag bestellt werden können. Sie enthält die Standard-Felder wie die Nr. des Artikels, die Beschreibung und den Kreditor, bei dem der Artikel bestellt werden soll. Darüber hinaus sind folgende Felder enthalten:

• Der Einkaufscode zeigt an, ob für die Auftragszeile eine spezielle Beschaffungsmethode (z.B. Direktlieferung) vorgesehen ist.
• Die Bedarfsmenge enthält die kundenseitige Bedarfsmenge aus der Auftragszeile.
• Im Feld EK-Preis wird der Preis aus der Auftragszeile angegeben. Dieser wird für Leistungsartikel mit 0 vorbelegt, kann aber grundsätzlich geändert werden.
• Im Feld Einkaufsmenge wird die tatsächlich zu bestellende Menge vorgeschlagen. Das System berücksichtigt bei dem Vorschlag sowohl die Bedarfsmenge als auch den aktuell verfügbaren Lagerbestand (in Abhängigkeit des Lagerorts aus der Auftragszeile).
• Der verfügbare Lagerbestand (in Abhängigkeit des Lagerorts aus der Auftragszeile) wird im Feld Verfügb. Bedarfsmenge dargestellt (für Leistungsartikel irrelevant, da diese nicht bestandsgeführt sind).
• Die zu verarbeitenden Zeilen (für die eine Bestellung erstellt werden soll) werden über das Feld Verarbeiten festgelegt.
  Mit OK wird die Verarbeitung angestoßen, die Bestellung erstellt und geöffnet.

Voraussetzungen für die Bestellung von Artikeln

Damit ein Artikel bestellt werden kann, müssen in der Artikelkarte die folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Art = Bestand oder kein Bestand (Inforegister Artikel)
• Beschaffungsmethode = Einkauf (Inforegister Beschaffung)

In der Bestellung und im Verkaufsauftrag kann der jeweils andere Beleg geöffnet werden. In der Bestellung steht hierfür der Aufruf Reservierte Verkaufsaufträge (im Zeilenmenü unter Bestellung) zur Verfügung. Im Auftrag heißt die Funktion Reservierte Einkaufsbestellungen und befindet sich ebenfalls im Zeilenmenü (unter Auftrag).

EK-Preise für Leistungsartikel

Da es sich bei Leistungsartikeln immer um eine Leistung pro Zeitraum handelt und daher auch die EK- und VK-Preise damit in Zusammenhang stehen, werden Leistungsartikel initial ohne EK-Preise an die Bestellung übergeben. Die Preise können sowohl in der Seite Bestellungen erstellen und verbinden als auch in der angelegten Bestellzeile geändert werden.

Reservierungen

Für bestandsgeführte Artikel (Art=Bestand) wird bei der Erstellung der Bestellung die zu erwartende Ware automatisch für die Auftragszeile reserviert. Dies ist sowohl in der Auftrags- als auch in der Bestellzeile im Feld Reservierte Menge ersichtlich. Ein Klick auf das Feld öffnet die Reservierungen.
Für nicht bestandsgeführte Artikel (Art=kein Bestand) können keine Reservierungen erstellt werden. In diesem Fall wird die Standard-Funktionalität von Business Central ausgelöst und für die Erstellung von Bestellungen verwendet.